Van offline naar online document management: 5 tips

Van offline naar online document management? Maak er een voorjaarsschoonmaak van! De Lente breekt aan en veel mensen krijgen daar kriebels van. Niet kriebelende neuzen door hooikoorts, maar schoonmaak kriebels. Ze willen alles opruimen en opfrissen. Met een schone (en vooral geordende) lei de rest van het jaar in. En die voorjaarsschoonmaak hoef je echt niet alleen in het huishouden te doen. Gebruik dit moment om je document management ondersteboven te gooien. En als je dan toch bezig bent: switch dan meteen van offline naar online document management! Wij helpen je op weg.

1. Inventariseer de processen

Maak een inventarisatie van de processen: hoe verwerken jij en je collega’s documenten? Welke typen documenten zijn het? Hoe worden ze nu opgeslagen? Worden ze al gedigitaliseerd of ook nog offline opgeslagen? Wat zijn veel voorkomende handelingen? Zijn er processen die je graag anders zou willen inrichten? Dit is je kans om alles op een rijtje te zetten en je overgang van offline naar online document management extra soepel te laten verlopen. Straks wil je niet meer terug!

2. Herken knelpunten

Bedenk wat nu de knelpunten zijn in het document management. Raken er vaak documenten kwijt? Blijven privacygevoelige documenten in de printer liggen? Worden documenten met veel verschillende namen opgeslagen? Is er geen overzicht meer in het aantal versies? Worden documenten weleens naar de verkeerde mensen gemaild, waardoor informatie ‘uitlekt’? Door inzichtelijk te hebben waar je tegenaan loopt, kun je ervoor zorgen dat dat straks niet meer gaat gebeuren.

3. Visualiseer hoe je van offline naar online document management gaat

Bedenk alvast hoe je offline archieven gaat digitaliseren? Welke ordner wordt welke digitale map? Bepaal alvast een mappen structuur. Welke informatie wil je waar op slaan? Welke naamgeving wil je hanteren? Door binnen het bedrijf te kiezen voor een uniforme manier van namen geven aan documenten, is de kans dat je documenten niet terugvindt of niet meer weet welke versie de juist eis, veel kleiner. Begin bijvoorbeeld met de datum (zoals 14032022) en zet achter de naam van het document de C voor een concept en de D voor een definitieve versie. Voor getekende contracten kun je een S toevoegen, van signed. Neem de tijd om deze werkwijze te bespreken met collega’s. Maak desnoods een korte handleiding.

4. Digitaliseer je offline documenten

Wees niet bang om op te schonen. Wanneer documenten digitaal zijn opgeslagen, zéker als dat in een systeem in de cloud is, zoals Cloud Compagnon, staan ze veilig én kun je ze ook nog extra beveiligen met een back-up. Dan kun je alles altijd en overal terughalen. Vernietig je papieren archief en probeer niet alles meer te printen. Wanneer je overstap van offline naar online document management bespaar je geld én verminder je de belasting van het milieu. Voelt extra lekker. Toch?