Contractbeheer: 3 pijlers voor succes

Contractbeheer draait om grip krijgen op wat je hebt afgesproken en met wie. Geen zoektochten door mailboxen of oude Excel-bestanden, maar overzicht, inzicht en controle. Het is de eerste stap naar professioneel contractmanagement, waarbij je risico’s beperkt en kansen wél benut (bron: NEVI).

Met een document management systeem (DMS) maak je contractbeheer een stuk eenvoudiger. In deze blog laten we zien hoe, aan de hand van drie praktische pijlers.

1.    Effectief contractbeheer: centrale administratie van contracten en documenten

Overzicht begint met centralisatie. Contractinformatie hoort niet thuis op een netwerkschijf, in een persoonlijke mailbox of in een Excelbestand waar niemand toegang toe heeft. Het hoort juist duidelijk en overzichtelijk te zijn voor de persoon die er iets mee moet. 

Met een DMS:
•    Leg je alle contracten vast op één centrale plek
•    Is de juiste informatie altijd beschikbaar voor wie het nodig heeft
•    Voorkom je dat gevoelige contracten op de verkeerde plek belanden
•    Vind je contracten binnen seconden terug dankzij slimme zoekfuncties

Daarmee voorkom je wildgroei aan versies, dubbele opslag of het eeuwige “waar stond dat contract ook alweer?”

2.    Slim vastleggen van eigenaarschap, eigenschappen en meldingen

Contractbeheer is dus niet alleen een kwestie van opslaan, maar ook van actief beheren. Wie is verantwoordelijk? Wat moet er gebeuren? En wanneer?

1. Eigenaarschap en rollen

In CloudCompagnon leg je eenvoudig vast wie de contracteigenaar is, oftewel degene die intern verantwoordelijk is voor de inhoud en prestaties van het contract. Daarnaast kun je ook een aparte contractbeheerder aanwijzen, bijvoorbeeld iemand van inkoop of administratie. Beide rollen krijgen toegang tot het dossier, met eigen taken en verantwoordelijkheden.

2. Notificaties en taken

Verloopt een contract? Staat er een verlengmoment of beoordeling op de planning? Dan wil je daar ruim op tijd een melding van krijgen. In CloudCompagnon kun je notificaties én bijbehorende taken voor dit soort momenten automatisch toewijzen aan de juiste persoon. Zo voorkom je dat iets blijft liggen omdat "niemand wist dat hij het moest doen".

3. Contracteigenschappen als metadata

Leg bij elk contract de juiste eigenschappen vast:

• Ingangsdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn
• Contractnummer
• Relatienummer van de wederpartij
• Eventuele garantietermijn (bijv. in bouw of automotive)

Met deze metadata kun je contracten snel terug vinden, kun je koppelen aan andere documenten én kun je proactief sturen op de contracten en wat ze met zich meebrengen. 

3.    Van contractbeheer naar contractmanagement

Zodra je de administratie en processen op orde hebt, ontstaat er ruimte voor de volgende stap: contractmanagement. Dit gaat een stap verder dan contractbeheer. Bij contractmanagement weet je niet alleen wat er is afgesproken, maar stuur je ook actief op prestaties, verplichtingen en relaties. CloudCompagnon ondersteunt dit door aanvullende documenten en interacties te koppelen aan het contract, zoals:

• Offertes
• Facturen
• Inkoopvoorwaarden
• Klachtenregistraties
• Notities van contactmomenten

Door dezelfde metadata te gebruiken (zoals contractnummer of relatienummer) krijg je in één klik een totaaloverzicht van alles wat met dat contract te maken heeft. Dat gaat zonder te zoeken en automatisch.
Zo kun je direct schakelen, gefundeerde beslissingen nemen én aantonen dat je grip hebt, richting je organisatie, auditor of externe partij.
De voordelen van contractmanagement met CloudCompagnon

Maak de stap naar succesvol contractmanagement

Start met het vastleggen van leveranciersafspraken, notities van contactmomenten en aanvullende documenten die relevant zijn voor de relatie tussen jouw bedrijf en de ‘tegenpartij’ én voor het contract. Denk bijvoorbeeld aan: offertes, voorwaarden, facturen, klachtenbrieven etc. Door dezelfde eigenschappen op te nemen die je bij het contract hebt vastgelegd (relatienummer, contractnummer etc.) toont het DMS in één overzicht alle relevante stukken en informatie bij het contract dat je bekijkt. In slechts seconden, overal en op elk device. Met een DMS kun je dit eenvoudig inrichten en direct in gebruik nemen. 

De voordelen van contractmanagement met CloudCompagnon op een rij:

• Digitaliseer en archiveer al je contracten centraal en veilig
• Voldoe moeiteloos aan wet- en regelgeving (compliance)
• Altijd toegang tot contracten en leveranciersinformatie, waar je ook bent
• Inzicht in wie wat doet: van contracteigenaar tot contractbeheerder
• Automatische meldingen en taken voor belangrijke mijlpalen
• Stuur actief op garanties, prestaties en verplichtingen
• Koppel alle relevante informatie automatisch aan het contract

Klaar voor rust in je contractbeheer?

Met CloudCompagnon wordt contractbeheer geen rompslomp, maar een helder, beheersbaar en waardevol proces. Vraag een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe je in korte tijd de basis legt voor professioneel contractmanagement.