Hét document management systeem voor het MKB en Non-profitorganisaties
Al je documenten, klantinformatie, dossiers en taken centraal. Binnen seconden vind je wat je zoekt.
Document- en bestandsbeheer
Eén centrale plek waar je altijd met de meest actuele versie werkt. Drag, drop en aan de slag! Sleep je bestand in CloudCompagnon of sla je document direct vanuit Ms Office op.
Van Word-documenten wordt automatisch ook een pdf-versie gegenereerd. Bij het delen bepaal jij of het origineel of de pdf wordt getoond.
De Ms Office plugin zorgt voor een CloudCompagnon ribbon in Word, Excel en PowerPoint. Hiermee sla je gemakkelijk documenten rechtstreeks in CloudCompagnon op. De Ms Office plugin herkent zelfs bij lokaal opgeslagen bestanden of er andere versies aanwezig zijn en zorgt voor automatisch versiebeheer.
Het zoeken door mappen is verleden tijd. CloudCompagnon werkt met metadata - ook wel zoeksleutels - die je aan een document of bestand meegeeft. Zo kun je razendsnel de juiste stukken vinden.
Geen rondslingerende bestanden meer in e-mailboxen. Documenten en bestanden deel je eenvoudig met een slimme link of QR-code. Jij bepaalt hoelang de link geldig is en welke versie de ontvanger te zien krijgt.
Relatiebeheer
Inzicht en overzicht in alles wat er bij je klanten, leveranciers, prospects of andere relaties speelt. Eén centrale plek voor je binnen- en buitendienst.
Documenten en bestanden worden automatisch gekoppeld, waardoor je snel het juiste document vindt om vragen te beantwoorden.
SmartTabs® clusteren alle informatie die er is voor een geselecteerde relatie. Zo heb je in één oogopslag inzicht in de verschillende documenten, contactpersonen en dossiers die er zijn voor een relatie.
Maak onderscheid in je relaties door een keuze te maken uit de standaard relatietypen (bijvoorbeeld: Klant, Leverancier, Prospect, Contactpersoon, etc.). Ook een maatwerk keuzelijst is mogelijk.
Maak een opvolgtaak aan voor een jezelf of een collega om een relatie terug te bellen of een klacht af te handelen. Via e-mailnotificatie zorg je ervoor dat je de taak bij jouw relatie niet vergeet.
Dossierbeheer
Koppel documenten en bestanden in een dossier. Hang het dossier aan een relatie. Maak notities en houd de voortgang en status bij.
Bestanden sla je het liefst maar één keer op. Ook als ze in meerdere dossiers voorkomen. Met CloudCompagnon kun je één centraal document aan meerdere dossiers koppelen. Zo hoef je wijzigingen maar op één plek bij te houden en smoor je foutgevoeligheid in de kiem.
Maak notities aan op het dossier zodat iedereen weet wat de laatste ontwikkelingen en afspraken zijn. Notities worden automatisch voorzien van een timestamp en de gebruikersnaam.
Maak een opvolg taak aan voor een jezelf of een collega om een actie op het dossier af te handelen. Via e-mail notificatie zorg je er voor dat je de taak bij het dossier niet vergeet.
Deel eenvoudig het dossier en alle items die erin gekoppeld zijn via een link of QR-code.
E-signing
Vraag je klant eenvoudig per e-mail om een offerte digitaal te ondertekenen. Laagdrempelig, kortere doorlooptijd en geen postzegels meer nodig.
Doordat we verschillende eigenschappen vastleggen bij het ondertekenen, is de digitale handtekening rechtsgeldig in de EU en in de VS.
Ook het ondertekenen kun je doen op je touchscreen van je tablet of mobiel. Op je laptop en desktop kun je gebruikmaken van je muis, touchpad of stylus.
Het e-signingproces is volledig geïntegreerd in het versiebeheer van CloudCompagnon. Op het moment dat een document is ondertekend, verschijnt in CloudCompagnon vrijwel gelijk een nieuwe versie bij het originele document. Deze getekende versie wordt gekenmerkt met een pen-icoontje
De module e-signing schaf je jaarlijks aan voor €75,00. Er zit dan een bundel van 100 handtekeningen bij. Heb je meer nodig in dat jaar, dan betaal je eenvoudig achteraf € 0,85 per extra gebruikte handtekening.
Koppelen met CloudCompagnon
Laat je andere applicaties eenvoudig met ons koppelen via onze webservices API. De CloudCompagnon Connectmodule maakt het mogelijk.
Geef bijvoorbeeld je facturatiesysteem opdracht om documenten direct in CloudCompagnon te registreren. Zo heb je altijd alle informatie beschikbaar op één centrale plek, in CloudCompagnon.
