Sneltoetsen – De ultieme guide voor snelkoppelingen

Sneltoetsen helpen je tijd te besparen bij je dagelijkse taken. Ondanks dat het slechts een hele korte tijd per sneltoets oplevert, tikt het behoorlijk aan als je elke dag achter je computer gebruikt maakt van Word, Excel en Powerpoint. Daarnaast is het hinderlijk om telkens je handen te verplaatsen van je toetsenbord naar je muis en terug, vooral als je gebruik maakt van een touchpad. Daarom hebben we een lijst samengesteld met de meest voorkomende en handige sneltoetsen om je te helpen bij je dagelijkse taken.

Dus vergeet je muis en verbeter je productiviteit met deze tijdbesparende sneltoetsen!

De basis

Sommige snelkoppelingen werken waar je ook bent in het Windows systeem van Microsoft, of je nu een Office-programma of een webbrowser gebruikt. Hoewel deze voorbeelden voor Windows zijn, werken de meeste hiervan ook op Mac. Dan moet je de Ctrl-knop vervangen voor de Command toets.

• Ctrl+A = Alles selecteren
• Ctrl+C = Kopiëren
• Ctrl+X = Knippen
• Ctrl+V = Plakken
• Ctrl+Z = Ongedaan maken
• Ctrl+S = Opslaan
• Ctrl+P = Afdrukken
• Ctrl+H = Zoeken en vervangen
• Alt+Tab = Schakelen tussen vensters
• Alt + F4 = Afsluiten

Sneltoetsen voor Word

Sommige van deze sneltoetsen werken ook in Excel en PowerPoint, maar ze hebben betrekking op het invoeren van tekst. Ze kunnen worden gebruikt om tekst een andere stijl te geven, te benadrukken of bieden handige functies waarvoor je anders je muis nodig zou moeten hebben.

1. Stijl:

De drie populairste opmaakopties voor stijl en nadruk zijn cursief (Ctrl+I), vet (Ctrl+B) en onderstrepen (Ctrl+U). Als je een van deze sneltoetsen gebruikt, wordt de opmaak van de geselecteerde tekst toegepast of verwijderd, of, als er geen tekst is geselecteerd, wordt de opmaak toegepast op elke tekst die daarna wordt getypt. Je kan zelfs sneltoetsen gebruiken om de lettergrootte met één punt te vergroten (Ctrl+]) of te verkleinen (Ctrl+[). 

2. Sneltoetsen voor hoofdletters

Het kan voorkomen dat je wilt dat alle tekst in HOOFDLETTERS is, voor duidelijkheid of om iets te benadrukken. Of misschien heb je gewoon een hele alinea getypt met caps lock aan en nu lijkt het alsof je aan het schreeuwen bent. Het is dan gelukkig niet nodig om alles te verwijderen en opnieuw te typen: markeer gewoon de relevante tekst en druk op Ctrl+Shift+A om alles in kleine letters/hoofdletters te veranderen. Je kunt ook op Shift+F3 drukken om door drie stijlen te bladeren: hoofdletters, kleine letters en kleine letters met alleen de eerste letter van de zin in hoofdletters.

3. Uitlijning

Als je tekst in het midden van de pagina nodig hebt voor bijvoorbeeld de titel van je document, dan kune je de tekst centreren met Ctrl+E. Daarna wilt je waarschijnlijk terugkeren naar de normale opmaak voor de hoofdtekst van uw tekst. Dat kan met Crtl+L. Rechts uitlijnen met Ctrl+R. Handig voor als je je adres in de rechterbovenhoek van een brief wil zetten. En als je een document wilt opschonen door tekst gelijkmatig te verdelen tussen de marges, kun je dat doen met Ctrl+J.

4. Hyperlinks

Deze is handig in een aantal situaties - niet alleen in Word, maar ook in PowerPoint en Excel. Markeer een woord of zin die je naar een webpagina wilt linken en druk op Ctrl+K. Er verschijnt een venster waar je het webadres kunt invoeren waarnaar de tekst moet linken. Zodra je deze informatie hebt ingevoerd, verandert de geselecteerde tekst in een blauwe, onderstreepte hyperlink waarop geklikt kan worden om de link te openen in je browser.

5. Navigatie

Probeert je een specifiek woord of een groep woorden in een lang document te vinden? Druk dan op Ctrl+F voor Zoeken. Je kan dan het woord invullen waarnaar je opzoek bent en makkelijk navigeren in het document. Ctrl+F werkt ook in browsers, waardoor je bijvoorbeeld webpagina’s of e-books makkelijk kunt scannen. Je kan ook in Word op F5 drukken om een uitgebreidere zoekfunctie te openen. Vervolgens kun je zoeken naar een specifieke pagina, sectie of regel van je document. Bovendien kun eenvoudig woorden vervangen. Deze tool is handig voor als je in je volledige document een naam of woord verkeerd hebt geschreven. 

6. Selectie

Het is niet nodig om altijd de muis te gebruiken om geselecteerde tekst te markeren; Shift+pijltjestoetsen werkt ook! Shift+Links/Rechts markeert één teken tegelijk, Shift+Alt+Links/Rechts één woord per keer en Shift+Ctrl+Links/Rechts selecteert een hele regel tegelijk. Shift+Up/Down zal ook hele regels selecteren. Als je meer dan een alinea tegelijk wilt selecteren werkt de muis beter.

7. Woorden tellen

Als je op Ctrl+Shift+G drukt, wordt onmiddellijk het aantal woorden weergegeven. Altijd fijn, die visuele bevestiging dat je inderdaad gestaag je doel bereikt.

Sneltoetsen voor Excel

Zoals eerder vermeld, werken veel van bovenstaande sneltoetsen ook in Excel, maar er zijn een paar Excel-specifieke sneltoetsen:

1. Navigatie

Naast de hierboven beschreven Shift+Pijl-toetsmethode, heeft Excel ook een aantal handige functies voor het selecteren van grotere delen van het werkblad. Shift+Space selecteert een hele rij, terwijl Ctrl+Space een hele kolom selecteert.

2. Ctrl+Shift+Pijl omlaag/omhoog/links/rechts

Als je deze sneltoets gebruikt, dan kun je gemakkelijk cellen selecteren die niet leeg zijn. Dus cellen met inhoud. 

Selecteer een cel en gebruik deze sneltoets om alle cellen te selecteren, totdat er een lege cel is. Als je een rij met gevulde cellen hebt, dan een cel zonder inhoud, daarna weer rijen met cellen, dan kun je nogmaals op pijl naar beneden klikken om alsnog deze ‘missing value’ te selecteren.

3. Ctrl+pijlen

Navigeer naar de onder-, boven-, linker- of rechterhoek van het huidige gegevensgebied, afhankelijk van op welke pijl je drukt. Als je meerdere bladen in je werkmap hebt, zal Ctrl+Page Down/Page Up respectievelijk naar het volgende blad of het vorige blad in je werkmap brengen.

4. Cel bewerken

Als je op F2 drukt, kun je de cel die je hebt geselecteerd gemakkelijk bewerken. Normaal gesproken wordt de inhoud van de cel vervangen als je nieuwe tekst of waardes invoert. Door op F2 te klikken creëer je hetzelfde effect als klikken op de formulebalk. (Wist je trouwens dat  de F#-toetsen al bestonden in het tijdperk van de typemachines? Wil je een overzich tvan de functies van de F#-toetsen klik dan hier.)

5. Sneltoetsen voor formules kopiëren

Als je met formules werkt, is Ctrl+’ een snelle manier om de formule uit de bovenstaande cel te kopiëren. Ctrl+Shift+” kopieert alleen de waarde uit de bovenstaande cel, zonder de formule te kopiëren.

Sneltoetsen voor PowerPoint

Werken met vormen en dia's vereist een paar PowerPoint-specifieke snelkoppelingen om je PowerPoint creatie te stroomlijnen. Veel van de snelkoppelingen voor tekstopmaak en bewerking van hierboven werken natuurlijk ook in PowerPoint.

1. Vormen en dia's

Dupliceer geselecteerde vormen of dia's sneller dan met kopiëren en plakken door op Ctrl+D te drukken. Nieuwe dia's kunnen worden gemaakt door op Ctrl+M te drukken. Je kunt ook een aantal vormen tegelijkertijd selecteren en ze samen groeperen door op Ctrl+G te drukken (of Ctrl+Shift+G om ze te degroeperen). Bovendien kun je ook de opmaak van een vorm kopiëren met Ctrl+Shift+C en deze in een andere vorm plakken met Ctrl+Shift+V.

2. Presentatie

Wanneer je klaar bent om te presenteren, start de presentatie dan met Shift+F5 om vanaf je huidige dia de presentatie te beginnen. Als je de aandacht op een bepaald gebied van een dia wilt vestigen kun je inzoomen. De sneltoets hiervoor is de + toets. Navigeren kan door de pijltjes te gebruiken. Om uit te zoomen moet je de – toets gebruiken. 

Wat zijn de belangrijkste Windows-sneltoetsen?

Afgezien van programma-specifieke sneltoetsen, zijn er verschillende sneltoetsen die handig zijn voor het navigeren door de Windows-interface.

De belangrijkste toets voor veel sneltoetsen is de Windows-logotoets. Maximaliseren van het huidige geopende venster kan bijvoorbeeld met behulp van de Windows-toets, F11 + de pijl-omhoog toets. Schakelen tussen de applicaties die je op een bepaald moment hebt geopend kan door de Windows-toets + D te gebruiken. Als je even snel wegloopt van je computer kun je Windows-toets + L gebruiken om je PC te vergrendelen. Ten slotte kun je je computer aan het einde van een lange dag snel uitschakelen met de Windows-toets + X.

Maak je eigen sneltoetsen!

Je kan ook zelf sneltoetsen instellen bij Word. Klik op Bestand --> Opties --> Lint Aanpassen. In dit menu kun je allerlei acties een sneltoets geven.

Hopelijk heb je al de sneltoetsen in deze blog goed onthouden en kun je ze snel gaan gebruiken om je productiviteit te verhogen! Wil je meer tips en trucs? Lees dan deze blog voor 5 tips voor structuur op kantoor. Wil je je volledige kantoor productiever maken? CloudCompagnon kan je daarbij helpen met het speciaal voor het MKB ontwikkelde Document Management Systeem. Download de brochure of vraag geheel vrijblijvend en gratis een demo aan waarin wij samen gaan kijken wat een document management systeem voor jouw organisatie kan betekenen.