Risicobeheersing met contractmanagement
Hoe contractmanagement helpt bij het beheersen van risico’s
Risicobeheersing met contractmanagement? Dat zou ieder bedrijf moeten doen. Het bespaart je veel werk én (juridisch) gedoe! Bedrijven hebben te maken met uiteenlopende contracten: van leverancierscontracten tot onderhouds- en servicecontracten en van arbeidscontracten tot huurcontracten en IT-contracten. Allemaal zijn ze belangrijk voor de voortgang van de onderneming én allemaal brengen ze rechten en plichten met zich mee. Zaken die je goed inzichtelijk moet hebben. Zo kun je ook risicobeheersing met contractmanagement professionaliseren.
Risicobeheersing met contractmanagement? Wat wás contractmanagement ook alweer?
Contractmanagement is het duidelijk en transparant vastleggen van alle contracten binnen het bedrijf én het actief sturen daarop.
En wat is contractbeheer?
Contractbeheer zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor contractmanagement op het juiste moment op de juiste plek is.
Zie ook onze uitgebreide blog: Het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement.
De voordelen van contractmanagement
- Alle contracten zijn digitaal én centraal beschikbaar. Nooit meer zoeken!
- Altijd alle lopende contracten én de bijbehorende kosten in beeld.
- Lopende contracten worden niet meer stilzwijgend verlengd of juist beëindigd.
- Geen dubbele contracten met overbodige licenties.
- De contracten kunnen beveiligd worden opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegden.
- De contracten zijn zorgvuldig opgesteld en goed onderbouwd.
Risicobeheersing met contractmanagement: welke risico’s loop je?
Contracten zijn belangrijk. Ze brengen de onderling gemaakte afspraken in kaart én geven je juridisch houvast bij geschillen. Goede contracten zorgen voor een optimale samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Met ieder project en iedere samenwerking loop je echter ook risico’s. We maken onderscheid tussen:
- Financiële risico’s: denk aan een negatieve cashflow, niet behaalde betalingstermijnen, tussentijdse doelen die niet worden behaald, wellicht zelfs een faillissement?
- Uitvoeringsrisico’s: wie is verantwoordelijk voor fouten tijdens de verschillende stappen in het proces? Wat gebeurt er bij tegenslag van buitenaf?
- Juridische risico’s: wie is verzekerd voor welke zaken? Wat gebeurt er als één van de partijen zijn verplichtingen niet nakomt?
Stuk voor stuk risico’s met mogelijk grote gevolgen. Zaken waar je vooraf over nagedacht wilt hebben of waar je duidelijke afspraken over wilt maken. Maar dan moet je ze wél inzichtelijk hebben. En dat is wat contractmanagement mogelijk maakt. Je beheert en optimaliseert contracten gedurende de hele cyclus: van de onderhandeling en ondertekening tot de vernieuwing of beëindiging. Doordat je continu zicht hebt op de contracten en de inhoud ervan, is risicobeheersing met contractmanagement veel eenvoudiger. Contractmanagement begint met contractbeheer, voor inzicht en overzicht.
Risicobeheersing met contractmanagement dankzij contractbeheer
Contractbeheer is het administratieve gedeelte van contractmanagement. Je houdt zo eenvoudig zicht op en over alle lopende (en aflopende) contracten. Door goed beheer van contracten kun je als organisaties de risico’s die gepaard gaan met de contracten beter beheren. Het helpt je contracten met hoge risico’s te identificeren én zorgt dat je het naleven van de voorwaarden van deze contracten beter kunt monitoren. Voor dat contractbeheer kun je heel goed gebruik maken van een Document Management Systeem (DMS), zoals CloudCompagnon. Zo sla je al je contracten centraal én digitaal op en zijn ze altijd en overal toegankelijk voor degenen die daar belang bij hebben. Risicobeheersing met contractmanagement is tenslotte teamwerk.
Contractbeheer in een DMS als startpunt voor contractmanagement
In CloudCompagnon of een ander DMS natuurlijk, maak je de contracten heel inzichtelijk. Je kunt alle details opnemen en ordenen met metatags. Ook kun je belangrijke datums en acties koppelen aan notificaties, zodat je geen tussentijdse doelen en verloopdata mist. Door de contracten te koppelen aan collega’s en andere belanghebbenden kun je ervoor zorgen dat de accountmanager tijdig contact opneemt met de klant of leverancier en weet je dat de juridische afdeling laagdrempelig mee kan kijken. En natuurlijk kun je de contracten ook eenvoudig en rechtsgeldig digitaal laten ondertekenen. Zo heb je áltijd de juiste én actuele versie van de contractgegevens bij de hand. Dat is een perfect startpunt van risicobeheersing met contractmanagement. Natuurlijk laten we je niet hangen met deze dooddoener.. Alsjeblieft: Contractbeheer in de praktijk: 7 tips voor goed contractbeheer in een DMS
Maak kennis met CloudCompagnon
Wil je weten hoe risicobeheersing met contractmanagement eruit kan zien voor jouw organisatie? Of hoe CloudCompagnon contractbeheer makkelijker kan maken voor jou en je team? Plan dan een vrijblijvende demo en wij laten het je zien!
