Document workflow | Traditioneel of agile wat zijn de voordelen?

Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document management.

Traditionele workflow

Traditionele werkstromen zijn erg statisch. Een factuur volgt over een vooraf bedachte route langs verschillende medewerkers. Dit proces zorgt uiteindelijk voor de goedkeuring en betaling van de factuur. Werkstromen binnen een organisatie kunnen erg ingewikkeld worden. Afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag zorgt een beslisboom dat deze bij de juiste goedkeurder terecht komt. Als verschillende afdelingen samenwerken wordt het helemaal een web. Zodra de workflow eenmaal staat heb je er veel profijt van en werkt het goed. Alle medewerkers krijgen netjes en automatisch werk op hun bord. 

Wij merken dat een traditionele werkstromen steeds minder past bij de organisaties van nu. Snel inspelen op veranderingen tegen geringe kosten wordt steeds belangrijker. Vanwege de complexiteit wordt het inrichten en aanpassen van een traditionele workflow meestal door dure consultants gedaan.

De trend is dat steeds meer organisaties lean en agile willen werken. Onder veel organisaties groeit daarom de vraag naar een flexibelere manier van workflow, zonder in te leveren op duidelijkheid en structuur.

Taken en notificaties

Bij een agile manier van werken hoort een flexibele workflow die gemakkelijk is aan te passen. Door te werken met taken en notificaties in plaats van de traditionele workflow kan dit op een gestructureerde manier worden gedaan. Het document management systeem van CloudCompagnon biedt de mogelijkheid om hiermee te werken. 

Als een medewerker met een document bezig is en het moet worden gecheckt, reviewed of goedgekeurd, dan slaat de medewerker het document op als conceptversie in het document management systeem. Vervolgens kun je er een taak aanhangen voor een andere medewerker. Die medewerker krijgt vervolgens een notificatie en eventueel een deadline voor de taak. Natuurlijk kan er ook instructies of opmerkingen worden toegevoegd. 

De laatste werknemer die aan het document werkt slaat het document op als de definitieve versie en verstuurt het naar de klant. 

In het document management systeem zie je precies wat je taken zijn en wanneer ze af moeten zijn. Elke medewerker kan iedereen taken geven. Zo heb je een goed alternatief voor de statische, traditionele workflow en krijg je een agile workflow. 

Deze manier van werken is vooral handig voor organisaties van 5-50 medewerkers aangezien samenwerking intensief is, maar een volledige workflow overbodig. Taken en notificaties zijn simpel toe te voegen in het document management systeem van CloudCompagnon. Niet alleen aan documenten kunnen taken worden gehangen, maar ook aan relaties en dossiers. Vraag een gratis online demo aan voor meer informatie over de functies van CloudCompagnon.