Digitaal ondertekenen: is het rechtsgeldig en hoe werkt het?

Het digitaal ondertekenen van contracten en overeenkomsten vinden steeds meer organisaties belangrijk. Er zijn namelijk een aantal voordelen van digitaal ondertekenen ten opzichte van de traditionele natte handtekening. Toch roept digitaal ondertekenen ook in deze moderne tijd nog steeds veel vragen op. Waarbij rechtsgeldigheid de meest belangrijke is. Dit zorgt voor een drempel waardoor organisaties terughoudend zijn om over te stappen. In dit blog leggen we uit wat de voordelen zijn van digitaal ondertekenen en hoe je dat rechtsgeldig en veilig kunt doen.

Voordelen van digitaal ondertekenen

Er zijn een aantal voordelen van digitaal ondertekenen ten opzichte van een natte handtekening:

Verkort je sales traject

Zodra de een nieuwe klant heeft gekozen voor jouw product, kan het aankoop proces direct worden afgerond. Fysiek langsgaan voor een handtekening, contracten opsturen of het welbekende print-teken-scan proces behoren tot het verleden.

Professionele uitstraling

De mogelijkheid voor je klanten om digitaal een handtekening te plaatsen komt professioneel en modern over. 

Besparing van tijd en printkosten

Het digitaliseren van uitgeprinte contracten kost extra moeite aangezien het contract moet worden ingescand. Als het contract digitaal wordt ondertekend kan het direct worden opgeslagen in het systeem of archief.

Traceerbaarheid en versiebeheer

De e-signing oplossing van CloudCompagnon is geïntegreerd met versiebeheer. Je ziet in de versiehistorie van het contract welke versie de ondertekende versie is.

Rechtsgeldigheid van digitaal ondertekenen volgens eIDAS

Een digitale handtekening is in Nederland net zo rechtsgeldig als een normale natte handtekening, als aan een aantal voorwaarden voldoet. De Europese wet (eIDAS), die Nederland ook volgt, kent 3 soorten van digitaal ondertekenen:

• De gekwalificeerde digitale handtekening
• De geavanceerde digitale handtekening
• De gewone digitale handtekening

Gekwalificeerde digitale handtekening

De gekwalificeerde digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening. Deze digitale handtekening wordt gebruikt voor belangrijke contracten met grote rechtsgevolgen, zoals hypotheekakten, notariële akten en verzekeringspolissen. 

Geavanceerde digitale handtekening

De geavanceerde digitale handtekening is onder bepaalde voorwaarden rechtsgeldig. Het voordeel van de geavanceerde digitale handtekening ten opzichte van de gekwalificeerde digitale handtekening is dat het ondertekenen wat makkelijker gaat. Het is dus laagdrempeliger voor jou en je klant.

Gewone digitale handtekening

De gewone digitale handtekening, zoals een handtekening getekend met je computermuis, is niet volledig rechtsgeldig. Een handtekening verliest ook de rechtsgeldigheid zodra je een contract met een handgeschreven handtekening inscant. Alleen het originele papieren document is dan nog geldig. De reden dat deze contracten niet rechtsgeldig zijn is omdat ze eenvoudig zijn aan te passen na het tekenen. Het blijft als nog een goed plan om ondertekende documenten wel in te scannen. Zo voorkom je verlies door brand- of waterschade. Een rechter kan namelijk in sommige gevallen beslissen dat een ingescand contract als nog wel geldig is.

Het document management systeem van CloudCompagnon heeft een ingebouwde e-signing oplossing voor het digitaal ondertekenen van contracten en overeenkomsten. De handtekeningen zijn gekwalificeerde digitale handtekeningen, dus volledig rechtsgeldig. Ondertekende contracten worden meteen onder de juiste relatie opgeslagen in het systeem. Het systeem bewaart ook het ondertekenings-certificaat die bewijst dat het rechtsgeldig is. Er wordt, zoals eerder beschreven, door middel van versiebeheer onderscheid gemaakt tussen de originele versie en de ondertekende versie. 

Naast e-signing heeft CloudCompagnon nog veel andere functies, zoals contractbeheer en relatiebeheer. Wil je meer weten? Download dan de brochure of vraag een demo aan.