ISO 9001: de eisen voor documentbeheer en hoe jij daaraan voldoet 

Met een ISO 9001-certificering laat je (potentiële) klanten, leveranciers en andere belanghebbenden zien dat je organisatie voldoet aan bepaalde kwaliteitsnormen. Heel positief, want het geeft een gevoel van vertrouwen. Maar het is ook een uitdaging, want om te voldoen aan de normen en dus de certificering te behalen, moet je wél even aan de slag. We schreven hierover eerder al een blog met een stappenplan voor ISO 9001 certificering. Bedrijfsprocessen moeten op de schop en ook je documentmanagement moet aan een aantal eisen voldoen. Eén voordeel: je mag zelf kiezen welk document management systeem (DMS) je gebruikt. Voor organisaties die serieus werk willen maken van ISO 9001 documentbeheer is CloudCompagnon dan ook een geschikte kandidaat.

De ISO 9001-norm stelt geen specifieke eisen aan het type (DMS, maar beschrijft wel hoe je met documenten en informatie moet omgaan zodat het voldoet aan de eisen van een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS). Tipje van de sluier: versiebeheer, toegankelijkheid, veiligheid en vindbaarheid zijn heel belangrijk!

De rol van een DMS binnen ISO 9001 documentbeheer

Wat is het verschil tussen een QMS en een DMS?

Een QMS is een overkoepelend systeem waarmee je als organisatie processen en verantwoordelijkheden vastlegt, met als doel de kwaliteit van producten en diensten te waarborgen en te verbeteren. Documentbeheer is daar een onderdeel van, maar binnen het QMS vaak beperkt tot de kwaliteitsdocumentatie zelf. 
Een DMS is specifiek gericht op het efficiënt beheren van documenten: denk aan versiebeheer, toegangsrechten, vindbaarheid en bewaartermijnen. Een DMS zoals CloudCompagnon ondersteunt daarmee het QMS en helpt om aan de documenteisen binnen ISO 9001 te voldoen — en meer dan dat, want het is breder inzetbaar binnen je hele organisatie. Denk bijvoorbeeld aan contractbeheer, beheerdocumentatie van je applicaties en werkinstructies.

De normering van ISO 9001 kijkt bij het beoordelen van de kwaliteit van het document management naar 7 hoofdonderwerpen:

Het beheer van gedocumenteerde informatie

Voor een goed functionerend QMS is het belangrijk om vast te leggen welke documenten en gegevens daarvoor nodig zijn. Wat voor informatie leg je vast en met welk doel? En hoe ga je deze informatie beheren. Alle documenten moeten bovendien geïdentificeerd en beschreven zijn, bijvoorbeeld met een titel, datum, auteur en versienummer. Er mag geen twijfel bestaan over documenten en hun inhoud. 

Versiebeheer

Niets zo schadelijk als een situatie waarin meerdere versies van een document door elkaar worden gebruikt. Volgens de ISO 9001-normering moet het duidelijk zijn welke de laatste, geldige versie van een document is. Oude of verouderde documenten moeten gecheckt, beheer en waar nodig verwijderd worden. Er is maar één goede versie. 

Toegankelijkheid en bruikbaarheid

Een belangrijke voorwaarde voor goed DMS is dat documenten toegankelijk moeten zijn voor de mensen die ze nodig hebben. Ongeacht waar ze zijn en hoe laat het is. Ze moeten beschikbaar zijn op het juiste moment en in het juiste formaat. 

Beveiliging en vertrouwelijkheid

Gegevens mogen nooit zomaar op straat komen te liggen. Zéker als het om gevoelige informatie gaat. Daarom moeten documenten veilig worden opgeslagen. Informatie moet worden bescherm tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of ongewenste verspreiding.  

Wijzigingsbeheer

Het is essentieel dat wijzigingen in documenten worden gecontroleerd, geregistreerd en goedgekeurd. En het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor wijzigingen in documenten. 

Opslag en behoud

Strak management gaat ook over opruimen. Documenten moeten veilig worden opgeslagen, maar je moet ook vastleggen hoe lang informatie wordt bewaard en wanneer het wordt vernietigd. Een beetje in het verlengde van hoe we omgaan met persoonsgegevens. Zo voorkom je een soort vergeten kerker met documenten die niet meer relevant zijn. 

Traceerbaarheid 

Het is belangrijk dat je weet wat er gebeurd is met een document sinds het werd aangemaakt. Wat is de herkomst en welke wijzigingen zijn er gemaakt? Maar ook: wie heeft dat gedaan en met welke reden? Zo houd je de kwaliteit van documenten, maar daarmee ook de kwaliteit van je organisatie in eigen hand. 

CloudCompagnon en ISO 9001 documentbeheer

CloudCompagnon is een jouw partner tijdens het ISO 9001-traject. De 7 hoofdonderwerpen die belangrijk zijn voor een DMS volgens het QMS worden getackeld in onze software. 

• Automatisch versiebeheer: Versiebeheer gaat via de office plugin volledig automatisch en CloudCompagnon werkt met concept- en definitieve versies 
• Toegangscontrole: door rechten en rollen toe te kennen zorg je ervoor dat alleen belanghebbenden toegang hebben tot bepaalde documenten.
• Beveiliging: door gebruik te maken van Nederlandse servers, twee factor authenticatie en encryptie zijn documenten goed beveiligd.
• Makkelijke zoekfunctie: wij noemen het niet voor niets een vindfunctie. Tot op documentniveau kun je ieder document binnen seconden vinden. 
• Audittrail en versiehistorie: Wijzigingen in de metadata en het document, worden automatisch bijgehouden en kun je eenvoudig inzien. 
• Opslag en archivering: Met einddatums en notificaties kun je oude documenten correct archiveren, controleren en vernieuwen. Automatische bewaartermijnen kunnen ingezet worden voor gecontroleerd verwijderen. 

Met CloudCompagnon als DMS maak je je organisatie klaar voor ISO 9001-certificering. Wil je weten hoe we je daarmee kunnen helpen? Plan een gratis en vrijblijvende demo