ISO 9001 certificering behalen: Hoe begin ik?
In tijden van drukte en overvloed kun je je onderscheiden met kwaliteit. Jouw klanten willen weten waar ze aan toe zijn en kunnen vertrouwen op de deskundigheid en kwaliteit van je dienstverlening of producten en alle processen daaromheen. Daarom kiezen steeds meer bedrijven ervoor het traject voor een ISO 9001-certificering in te gaan. Dat is een traject waar wel even tijd en energie in gaat zitten, maar wat absoluut meerwaarde heeft voor je organisatie, klanten en leveranciers. Een document management systeem als CloudCompagnon kan je hier goed in ondersteunen.
Wat is de ISO 9001 certificering ook alweer?
De ISO9001-certificering is een internationaal erkend keurmerk dat aantoont dat een organisatie voldoet aan de eisen voor kwaliteitsmanagement. Dit betekent dat je organisatie zijn processen goed heeft ingericht, klanttevredenheid centraal stelt en continu werkt aan verbeteringen. De certificering wordt afgegeven na een externe audit en helpt organisaties efficiënter te werken en betrouwbaarder te worden voor klanten en partners. De aanloop naar de certificering is voor veel bedrijven een periode waarin processen goed onder de loep worden genomen en kunnen worden geoptimaliseerd.
Inschakelen van externe expertise voor ISO 9001-certificering
Over het algemeen is slim om externe expertise in huis te halen wanneer een ISO certificering wilt behalen. Voor ISO 9001 is dat niet anders. Natuurlijk kun je - als je van lezen en studeren houdt - ook zelf het traject opstarten en uiteindelijk de expert van je organisatie worden. Heb je, zoals veel ondernemers, daar niet de tijd voor dan kan externe expertise je versneld op weg helpen. Hier hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan. We helpen je met deze blog in elk geval al op weg op gebied van documentbeheer van je kwaliteitsdocumenten.
Plan, Do, Check, Act – De PDCA cyclus
De ISO 9001-norm draait met name om het gestructureerd vastleggen en continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Met de PDCA Cyclus kijk je actief naar je processen en procedures.
- Wat spreken we af als werkwijze en vastlegging (Plan)
- Het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden volgens deze wijze (Do)
- Periodiek toetsen of de afspraken werken, we ons er aan houden en of het slimmer en beter kan (Check)
- Doorvoeren van mogelijke verbeteringen om te zien of deze werken (Act) en deze leggen we vast als nieuwe versie, waarmee de cyclus opnieuw start.
Eén van de belangrijkste voorwaarden voor kwaliteitswaarborging en een certificering in het algemeen is daarom een goed georganiseerde vastlegging van processen, procedures en de bijbehorende administratie. Dan moet je die wél inzichtelijk en overzichtelijk hebben! Daar biedt een eenvoudig documentmanagementsysteem al enorme voordelen.
Essentiële kwaliteitsdocumenten voor een ISO 9001-certificering
Alles draait om documentatie en bewijsvoering. Wat moet je allemaal bijhouden en hoe zorg je dat de administratie op orde is? Dit zijn enkele documenten die je vast moet leggen én moet bijhouden.
- Kwaliteitshandboek: Hierin leg je vast hoe je de kwaliteit van en binnen je organisatie beheert en waarborgt.
- Procesbeschrijvingen: Welke stappen worden doorlopen tijdens de processen en wie is waarvoor verantwoordelijk?
- Werk- en instructieprocedures: Dit zijn de concrete richtlijnen voor medewerkers.
- Registraties en formulieren: Denk aan klachtenregistraties, interne audits en leveranciersbeoordelingen.
- Verbetermaatregelen: Hoe ga je om met afwijkingen en verbeteracties?
Beheren en bewaken van je kwaliteitsdocumenten
Natuurlijk kun je de hierboven genoemde essentiële kwaliteitsdocumenten zelf bewaken en centraal registeren op een sharepointsite of in een mappenstructuur. Ook zijn er specialistische QMS systemen (Quality Management Systemen) waarin je alles tot in het kleinste detail moet vastleggen. De vraag is wat past er bij jou en je organisatie? Met een eenvoudig documentmanagement systeem heb je eigenlijk de meest efficiënte gulden middenweg te pakken.
Hoe een DMS je helpt bij het automatisch beheren van je kwaliteitsdocumenten
Een DMS digitaliseert en stroomlijnt je documentbeheer, waardoor je efficiënter werkt en altijd beschikt over actuele informatie. Dit is waarvoor deze systemen specifiek zijn gemaakt! Kwaliteitsdocumenten zijn documenten die daarom uitstekend geschikt zijn om te beheren met een document management systeem. Zo profiteer je van formeel versiebeheer, waarbij je zeker weet dat je áltijd de laatst goedgekeurde versie van een document hebt. Waarbij voorgaande concepten en definitieve versies nog wel in te zien zijn in de audithistorie van het versiebeheer. Ook heb je controle over wie toegang heeft tot welke documenten en vooral ook wie bewerkingsrechten heeft. Verder kun je processen automatiseren, door een verloopdatum en herinneringen in te stellen voor audits en herzieningen. Die verloopdata zijn heel belangrijk binnen een ISO certificeringstraject en zo loop je nooit achter de feiten aan. En de belangrijkste functie is misschien wel de vindfunctie. Zo kun je tot op documentniveau zoeken naar kenmerken en woorden die in het document zouden staan. Zo ben je nooit meer iets kwijt en vind je binnen seconden wat je zoekt!
De eerste stappen naar een georganiseerde administratie voor ISO 9001
Ga jij een professionaliseringsslag maken omdat je het bedrijf klaar wilt maken voor de ISO 9001-certificering? Maak dan van tevoren alvast een plan over onder andere de volgende zaken:
- Consistentie: welke structuur en naamgeving ga je gebruiken voor documenten?
- Toegang: wie heeft toegang nodig tot welke bestanden en wie mag alleen inzien?
- Beveiliging: hoe beveilig je documenten als het gaat om rechten en back-ups?
- Onderhoud: hoe zorg je ervoor dat je documenten up to date zijn? Wie beheert dat proces?
Een ISO 9001-certificering behalen vraagt om structuur en discipline. Met een goed DMS houd je grip op je administratie en bespaar je tijd. Wil je serieus aan de slag? Neem contact met ons op. Zo laten we je zien waar CloudCompagnon je kan ondersteunen in het behalen van je ISO-certificering.
