Waarom versiebeheer in O365 jou niet per se compliant maakt

Veel organisaties vertrouwen op het standaard versiebeheer in o365 (Office 365) of Google Docs. Iedere wijziging wordt automatisch opgeslagen, en je kunt altijd terug naar een oudere versie. Dat klinkt ideaal – maar voor compliance en kwaliteitsmanagement is het simpelweg niet genoeg.

Want stel je voor: je moet tijdens een audit aantonen welke versie van een procedure op een bepaald moment geldig was. Of je wilt zeker weten dat je altijd met de laatste, goedgekeurde versie van een contract werkt. In zulke situaties is het verschil tussen technisch versiebeheer en formeel versiebeheer cruciaal.

Wat versiebeheer in Office 365 is

In Office 365 en Google Docs werkt versiebeheer vooral als een “veiligheidsnet”:

• Elke wijziging wordt automatisch bewaard.

• Je kunt terug naar een vorige staat van het document.

• De versies worden vaak aangeduid met een tijdstempel of simpel nummer (Versie 1, Versie 2, …).

Dit maakt samenwerken gemakkelijk, maar het zegt niets over de status van een document. Er is geen verschil tussen een concept, een goedgekeurd concept en een definitieve versie. Daardoor weet je niet zeker welke versie je moet gebruiken in een audit of als juridisch bewijsstuk.

Kortom: handig voor de praktijk, maar risicovol als er formele eisen gelden.

Wat formeel versiebeheer toevoegt

In een Document Management Systeem (DMS) zoals CloudCompagnon gaat versiebeheer verder. Hier krijgt elk document een levenscyclus en status:

• Concept → in bewerking, nog niet definitief.

• Goedgekeurd concept → beoordeeld en klaar voor vastlegging.

• Definitief → de enige geldige versie die in gebruik mag worden genomen.

Daarnaast werkt CloudCompagnon met een major.minor.patch-nummering:

• 1.0.0 = definitieve versie.

• 1.1.0 = goedgekeurd concept voor de volgende versie.

• 1.1.3 = derde bewerkingsronde op dit concept.

• 2.0.0 = nieuwe definitieve versie.

Met dit systeem is altijd helder:

• welke versie geldig is,

• welke nog in bewerking is,

• en hoe de documenthistorie zich heeft ontwikkeld.

Dit maakt formeel versiebeheer essentieel voor kwaliteitsdocumenten, contractbeheer en alle situaties waarin ISO-normen, audits of wetgeving om transparantie vragen.

Vergelijking: technisch vs. formeel versiebeheer

Waarom formeel versiebeheer en de verschillen met O365 er écht toe doen

Voor organisaties die ISO 9001, ISO 27001 of andere normeringen volgen, zijn traceerbaarheid en statusbeheersing cruciaal. Je moet aantonen:

• welke versie geldig was op een bepaald moment,

• wie wijzigingen heeft doorgevoerd,

• en of de juiste goedkeuringsstappen zijn gevolgd.

Met alleen de versiegeschiedenis van Office 365 kun je dit niet overtuigend laten zien. Tijdens een audit leidt dit vaak tot vragen, vertraging en in het ergste geval tot non-conformities.

Conclusie

Standaard versiebeheer in O365 is ideaal voor dagelijks samenwerken, maar onvoldoende als het gaat om compliance, kwaliteitsmanagement en audits. Met formeel versiebeheer in een DMS zoals CloudCompagnon weet je altijd:

• welke versie definitief geldig is,

• welke nog een concept is,

• en hoe de historie eruitziet.

Dat geeft niet alleen rust in je processen, maar ook zekerheid bij audits en juridische toetsingen.

Benieuwd hoe formeel versiebeheer in CloudCompagnon jouw organisatie kan helpen om wél compliant te zijn? Plan vandaag nog je persoonlijke demo via teams in