SharePoint alternatief Nederland: terecht of overdreven?

Steeds vaker hoor je de vraag
“Waar staan onze documenten eigenlijk?”
En direct daarna:
“Wat als we minder afhankelijk willen zijn van Amerikaanse cloudpartijen?”

Dat is geen paniek.
Dat is gezond ondernemerschap.

Veel organisaties werken met SharePoint als onderdeel van Microsoft 365. Logisch. Het is een krachtig en breed geaccepteerd platform. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan overzicht, eenvoud en controle. Zeker als het gaat om contracten, personeelsdocumenten en vertrouwelijke bedrijfsinformatie. En met name de laatste tijd wordt kritisch gekeken waar documenten en bestanden worden opgeslagen.

En dan ontstaat een interessante vraag:

Is een SharePoint alternatief in Nederland of Europa misschien logischer en handiger voor onze organisatie?

Het debat krijgt steeds meer aandacht. En dat is misschien maar goed ook.

De laatste tijd wordt het debat over Amerikaanse cloudoplossingen steeds vaker politiek ingestoken.

Maar in de praktijk draait het om iets veel concreters en misschien is dat ook goed. Want het onderwerp was er altijd al, alleen werd het vaak een beetje weggemoffeld. Of gemakshalve weggeredeneerd.

“Het zal zo’n vaart niet lopen.”
“Dat regelen ze vast wel.”
“Het staat toch in de cloud binnen de regio Europa?”

Totdat iemand ineens vraagt:
"Ja maar waar staat het preciés?"
"Onder welke wetgeving valt het?"
"En wat betekent dat eigenlijk voor ónze organisatie?"

Dan blijkt dat het geen theoretische discussie is, maar gewoon een zakelijke afweging.

Niet vanuit wantrouwen, maar vanuit verantwoordelijkheid. In onze eerdere blog over privacy in de cloud gingen we al dieper in op de AVG en data-opslag buiten de EU. De conclusie was helder:

De cloud is niet het probleem. Onduidelijkheid is het probleem. En precies daar begint het ongemak bij veel organisaties die zich oriënteren op een alternatief voor SharePoint.

SharePoint is krachtig, maar niet altijd de hele oplossing.

Voor grote corporates is SharePoint vaak een logische keuze.

Niet alleen vanwege de functionaliteit, maar ook omdat de organisatie erop ingericht is. Er zijn interne IT-teams die zich bezighouden met architectuur, beheer en governance. Integraties met ERP- en CRM-systemen worden professioneel ingericht. Er is kennis van autorisatiestructuren en compliance. Er is budget en capaciteit om het platform optimaal te benutten.

In zo’n omgeving is SharePoint geen simpele opslagplek. Het is onderdeel van een bredere IT-strategie. En dan werkt het uitstekend.
Veel grotere organisaties hanteren daarom ook een soort “SharePoint/O365 tenzij”-beleid. Standaardiseren waar het kan. Consolideren op één platform. Dat is logisch vanuit beheer, security en governance.

Maar zelfs binnen die organisaties ontstaan soms uitzonderingen.

Bijvoorbeeld wanneer een specifieke afdeling behoefte heeft aan strakker contractbeheer met automatische verloopbewaking. Of wanneer een proces vraagt om overzichtelijke dossiervorming, zonder complexe inrichting. Of wanneer men extra grip wil op datalocatie en autorisaties binnen een afgebakend domein.

In dat soort gevallen kan een gerichte puntoplossing naast SharePoint heel goed werken. Niet als vervanging van het platform, maar als aanvulling voor een specifiek proces of een specifieke afdeling.

De afweging is dan niet ideologisch, maar praktisch.

Wat past het beste bij dit proces?
Wat geeft het meeste overzicht?
Wat is beheersbaar?
Wat is de gevoeligheid van mijn gegevens of bestanden?

En precies daar kan een oplossing als CloudCompagnon een rol spelen.

Wanneer is een SharePoint alternatief voor het MKB interessanter?

Bij organisaties van 5 tot 50 medewerkers ziet de realiteit er vaak anders uit. Daar is meestal geen dedicated SharePoint-beheerder. Geen intern architectenteam. Geen aparte compliance-afdeling.

Daar moet het systeem gewoon werken.

Zonder specialistische kennis.
Zonder complexe inrichting.
Zonder afhankelijkheid van externe consultants.

En dan is de vraag niet: 'Hoe integreren we dit in onze enterprise-architectuur?'
Maar: 'Hoe we zorgen dat opslag van onze contracten en documenten gewoon goed geregeld is?'

Verrassend genoeg is het hier, vanwege het eenvoudige gebruik van SharePoint veel gemakkelijker om een alternatieve oplossingen neer te zetten. Alleen gebeurt het vaak niet omdat er niet bewust over na wordt gedacht. Het office 365 pakket met SharePoint is immers al in huis en werkt opzich makkelijk. Totdat je aan het denken wordt gezet door berichtgeving op het nieuws of omdat je toch al problemen had om dingen terug te vinden.

Wat moet een goed SharePoint alternatief in Nederland bieden?

In gesprekken horen we steeds hetzelfde terug. Als je kijkt naar een SharePoint alternatief in Nederland, dan gaat het uiteindelijk om grip.
Men zoekt meestal niet eens compleet digitaal ecosysteem. Men zoekt grip binnen een bepaald documentproces.

Grip op documenten en bestanden.
Grip op contracten en afloopdata.
Grip op versies.
Grip op wie toegang heeft en tot wat.
Grip op waar de data staat.

En eenvoud in gebruik en beheer. Geen systeem waar alles mee kan, maar een oplossing die doet wat nodig is. Niet meer. Niets minder.
Een goed document management systeem in Nederland moet daarom:

• Werken zonder ingewikkelde inrichting
• Versiebeheer automatisch regelen
• Contractverloop signaleren
• Documenten koppelen aan relaties en dossiers
• Data binnen Nederland of de EU opslaan

Niet alles kunnen, maar precies genoeg kunnen én ontzorgen.

Is overstappen naar een alternatief echt nodig?

Het eerlijke antwoord, ook al zijn wij natuurlijk groot fan van CloudCompagnon: Nee niet altijd.
Voor sommige organisaties blijft SharePoint de juiste basis. Zeker wanneer het platform diep geïntegreerd is in de IT-architectuur.

Maar wanneer SharePoint in de praktijk vooral wordt gebruikt als opslagplek voor documenten en bestanden en/of het contractbeheer versnipperd is over mappen en mailboxen, dan kan een alternatief de slimmere keuze zijn.

Een SharePoint alternatief in Nederland is dan geen ideologische keuze, maar een praktische en slimme.

Wat geeft het meeste overzicht?
Wat is beheersbaar?
Wat past bij de schaal van je organisatie?
Waar wil je dat je data staat?
Wie wil je kunnen bellen als er iets is?

Waar past CloudCompagnon?

CloudCompagnon is geen vervanger van Microsoft 365. Je kunt blijven werken in Outlook, Word en Teams. Maar voor document- en contractbeheer biedt CloudCompagnon een gerichte oplossing.

Geen mappenstructuren die uitgroeien tot een doolhof.
Geen rondzwervende versies.
Geen verlopen contracten die alleen nog in iemands hoofd zitten.

In plaats daarvan werk je met metadata. Documenten worden met kenmerkvelden gekoppeld aan relaties en dossiers. Contracten krijgen automatische herinneringen vóór ze verlopen. En je weet precies waar je data staat: in Nederland.

Binnen drie dagen ingericht. Zonder IT-project. Zonder complexe licentiestructuren. Gewoon overzicht.

Tot slot

De groeiende zoektocht naar een Europees SharePoint alternatief in Nederland is geen hype. Het is een teken dat organisaties bewuster omgaan met hun informatie en meer recentelijk hun afhankelijkheid van Amerikaanse software.

Voor grote organisaties kan SharePoint de juiste basis blijven, mits weloverwogen. Voor specifieke toepassingen binnen een proces of afdelingen én voor het MKB kan een gerichte alternatieve oplossing logischer zijn.

Niet omdat het één beter is dan het ander, maar omdat eenvoud en zekerheid soms beter past bij het doel.

En dat is precies waar CloudCompagnon voor staat.

Meer weten?

Tijdens onze vrijblijvende demo nemen we de tijd voor je en kijken we samen of CloudCompagnon in jou specifieke vraagstuk een oplossing kan zijn. Je kunt hem eenvoudig hier inplannen