Document management in de informatiemaatschappij

‘Sorry, ik kan uw gegevens niet vinden.’ ‘Ik denk dat uw contract is kwijtgeraakt.’ Deze vreselijke zinsnedes al eens moeten aanhoren aan de telefoon? Of, erger nog: tegen een klant moeten zeggen? Het gebeurt steeds vaker dat documenten zoekraken of zelfs uitlekken. Onze wereld, de informatiemaatschappij, draait om informatie, data, gegevens en we zijn er met z’n allen non stop mee bezig. Maar structuur? Dat is er heel vaak simpelweg niet!

De werelddag van de telecommunicatie en informatiemaatschappij

Dinsdag 17 mei 2022 is uitgeroepen tot World Telecommunication and Information Society Day. Dit is een initiatief van de VN. Op de Werelddag van de Telecommunicatie en de Informatiemaatschappij staan we stil bij de maatschappelijke veranderingen die radio, televisie, telefonie en andere nieuwe technologieën teweegbrengen. En die informatiemaatschappij, daar staan wij middenin.

Wat is een informatiemaatschappij?

Een informatiemaatschappij is een maatschappij waarin de creatie en verspreiding, het gebruik en de integratie en manipulatie van informatie een belangrijke politieke, economische en culturele activiteit is.

Dit kleine lesje maatschappijleer gaat natuurlijk over een enorm breed begrip. Maar wij zijn ons als geen ander bewust van het belang (privé, zakelijk én maatschappelijk) van het juist gebruiken, opslaan én verspreiden van informatie. Om het nog niet te hebben over het terugvinden van de juiste informatie.

De informatiemaatschappij structureren met een document management systeem

We zeiden het al: onze informatiemaatschappij draait om informatie: creëren, delen, opslaan, terugvinden, repeat. En die informatie gaat natuurlijk véél verder dan documenten alleen, denk maar aan de vele foto’s en video’s die iedere seconde worden gepubliceerd. Maar wij zijn specialist in document management, dus wij blijven graag bij onze leest! Met een document management systeem kun je je bestanden centraal opslaan en van daaruit áltijd en overal terugvinden, delen, aanpassen en laten ondertekenen. En het belangrijkste is: je hebt er zelf controle over én je begrijpt hoe het werkt. Maar dan moet je wel een beetje mazzel hebben met de juiste leverancier.

CloudCompagnon: de IT’er die luistert naar jou

CloudCompagnon is anders dan collega IT-bedrijven. En dat is een hele bewuste keuze. Wij zijn geboren vanuit consultancybedrijf Solid Flows. Met meer dan 20 jaar ervaring in Enterprise Content Management (ECM) Consultancy hebben we het talloze keren gehoord en gezien: veel IT’ers zijn goed in hun werk, maar verliezen de binding met de klant. En die klant vindt het al die systemen en diensten maar ingewikkeld en duur. De IT’er luistert slecht en de klant voelt zich niet begrepen een bekend stigma, dat helaas nog te vaak de praktijk blijkt. Dat is natuurlijk de omgekeerde wereld, vinden wij, zéker als het gaat over Document Management. Toch zijn juist CRM en document management systemen vaak nodeloos ingewikkeld. Als je daarin je weg niet kunt vinden als klant, dan heeft de IT’er zijn kans gemist. En als klant heb je nog steeds geen grip op alle stromen in die informatiemaatschappij. En dan hebben we het nog niet eens over de langdurige en kostbare implementatietrajecten.

Eenvoudig document management systeem? CloudCompagnon!

Wij bouwden aan een eenvoudige oplossing voor CRM en document management. CloudCompagnon staat, de naam zegt het al, naast de klant. Als IT partner. Met onze compacte organisatie kunnen we dat ook eenvoudig blijven doen. We slaan een brug tussen de klant en zijn behoeften en creëren zo een maatwerk oplossing die voor je werkt. Wij geloven in een applicatie op maat voor een betaalbaar bedrag, juist voor kleine bedrijven met maar 15 of 20 medewerkers in dienst. Wij geloven niet in een lang implementatietraject met dure consultants. Binnen 1 tot 3 dagen kun je aan de slag. Voor een vast bedrag per maand heb jij weer grip op je eigen micro informatiemaatschappij. Dát geeft rust én zorgt voor veel meer productiviteit.