Elektronisch casemanagement in de pleegzorg: Focus op de kinderen

Eén van de kwetsbaarste groepen in ons land wordt gevormd door de kinderen in de pleegzorg. Deze kinderen hebben veel liefde en aandacht nodig, maar bij de zorg voor hen komt veel papierwerk kijken. Voor de pleegouders, maar ook binnen de organisatie van de pleegzorg. Als je dit zou kunnen stroomlijnen en centraliseren, blijft er meer tijd over voor de kinderen en hun omgeving.

Ruim 23.000 kinderen in Nederland wonen niet bij hun eigen ouders, maar in een pleeggezin of gezinsvervangend tehuis. Ieder kind heeft een uitgebreid dossier met daarin zijn hele levensgeschiedenis en die van zijn biologische ouders. Informatie die, waar nodig gedeeld moet kunnen worden met de rechtbank, advocaten, wettelijke ouders en andere belanghebbenden. Het systeem heeft er zijn handen vol aan, maar ook de pleegouders hebben te maken met veel papierwerk. Terwijl zij zich liever storten op de zorg voor de kinderen. CloudCompagnon helpt de pleegzorg in Nederland een stap te zetten naar meer structuur, centralisatie en tijdsbesparing met elektronisch casemanagement in de pleegzorg.

Elektronisch casemanagement in de pleegzorg: start met digitaliseren

In deze tijd is binnen de zorgsystemen en bij grote zorginstellingen al veel gedigitaliseerd. Ook in de pleegzorg. Bij de kleine en middelgrote organisaties kunnen vaak nog wel wat slagen worden gemaakt. In iedere organisatie en zeker in de communicatie tussen verschillende organisaties gebeurt het regelmatig dat documenten zoekraken. Iemand slaat ze op onder een verkeerde bestandsnaam of het wordt in de verkeerde map geplaatst. Er ontbreekt een gedeelde systematiek die ervoor zorgt dat alle betrokkenen altijd en overal toegang hebben tot de documenten rondom het kind. En dan is er nog de privacy. Gevoelige informatie over kinderen kun je niet zomaar even in een mailtje delen. Verkeerd doorsturen of een andere vorm van informatie lekken kan grote gevolgen hebben, vooral voor het kind zelf. CloudCompagnon maakt elektronisch casemanagement in de pleegzorg mogelijk voor grote, maar vooral ook de kleinere organisaties.

Samenwerken binnen de case rond het kind

In CloudCompagnon kunnen alle betrokkenen rond het kind samenwerken. Pleegouders, casemanagers en maatschappelijk kunnen allemaal bestanden toevoegen en opvragen die met het kind te maken hebben. De bestanden worden centraal opgeslagen en kunnen worden gekoppeld aan een casenummer of een specifieke collega. Zo kunnen de juiste documenten, rapportages en verslagen altijd en overal weer worden teruggevonden. De speciale zoekfunctie in het systeem maakt het zelfs mogelijk om tot in het bestand te zoeken, op bijvoorbeeld een naam of woonplaats. Zelfs als het bestand verkeerd gekoppeld is, kun je het zo alsnog terugvinden.

Betrouwbaar contract- en versiebeheer

Wanneer meerdere mensen in hetzelfde document werken of een contract moeten ondertekenen, zwerven er nog weleens verschillende versies van hetzelfde document rond binnen de organisatie. Dat kan vervelende situaties opleveren, bijvoorbeeld wanneer de verkeerde versie wordt doorgestuurd naar belangrijke instanties. CloudCompagnon helpt je met versiebeheer. Zo werk je altijd met de laatste versie, zowel in concept als wanneer de versie definitief is. Aan die definitieve versie kunnen ook niet zomaar veranderingen worden aangebracht. Wanneer documenten of contracten tijdig moeten worden bekeken of getekend, kun je de notificatiefunctie aanzetten. Hierdoor weten jij en andere belanghebbenden precies wie wanneer getekend moeten hebben en kun je op tijd actie overnemen wanneer dat nodig is. En is het document door iedereen getekend, dan kun je de getekende en gewaarmerkte versie opvragen via CloudCompagnon. 

Ook in de pleegzorg zijn up-to-date kwaliteitsdocumenten, zoals protocollen, handleidingen en instructies erg belangrijk. Toezichthouders kijken hier scherp naar. Versiebeheer en de notificatiefunctie van CloudCompagnon staan je ook hierin bij. Zo heb je altijd de laatste definitieve versie voor je neus, van documenten tot instructievideo’s. 

Veilig elektronisch casemanagement in de pleegzorg

Als het gaat om privacygevoelige informatie rond het kind, wil je niet dat informatie zoekraakt of bij de verkeerde personen terecht komt. In CloudCompagnon hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de bestanden. Dat kan door in te loggen in het systeem of doordat specifieke bestanden met hen worden gedeeld. Het is ook mogelijk om een extra beveiliging toe te voegen, zoals een wachtwoord of een tijdslimiet waarbinnen de bestanden bekeken moeten worden. Dit is heel handig wanneer informatie moet worden gedeeld met advocaten of de rechtbank. Bovendien bespaart het de pleegzorg veel tijd en is de kans op fouten nihil. Zo kan alle aandacht gewoon weer naar het kind.

CloudCompagnon ondersteunt kleinere zorgorganisaties bij het efficiënter en gestructureerd werken met documenten en informatie. We dragen bij aan kwaliteit, efficiëntie en veiligheid. Voor meer informatie is de brochure beschikbaar. Een persoonlijk laagdrempelig contact heeft onze voorkeur.  Graag laten we de mogelijkheden zien middels een gratis demo op maat. Neem contact op, of plan direct je gratis demo!