Documentmanagement binnen zorginstellingen: 9 pijnpunten

Iedere organisatie begint klein, waardoor documentmanagement binnen zorginstellingen in eerste instantie nog overzichtelijk is. Met een mappenstructuur kom je al een heel eind. Maar wanneer meer mensen samen moeten werken, raakt het overzicht kwijt. Zéker wanneer er sprake is van meerdere locaties. Wij brachten 9 pijnpunten in kaart waar zorginstellingen (en zéker die met meerdere locaties) tegenaanlopen in hun documentmanagement. Stuk voor stuk punten van aandacht om de kwaliteit van de zorg en een prettige werkomgeving te blijven waarborgen.

1. Geen up to date cliëntkaarten 

Voor goede zorg is het belangrijk dat de cliëntkaarten altijd up to date zijn. In de cliëntkaart staat informatie over de cliënt, eventueel medicijngebruik, voorkeuren en andere bijzonderheden. Wanneer meerdere collega’s samenwerken met de cliënt binnen een locatie, is het belangrijk dat zij toegang hebben tot actuele informatie. En juist door (digitaal) samenwerken zonder eenduidige systematiek gaat belangrijke informatie nog weleens verloren. 

2. Cliëntoverzichten op basis van status? Dat is handwerk. 

Om inzicht te houden in cliënten en hun status en gericht te kunnen sturen op die status is het belangrijk om het overzicht te kunnen houden. Vaak moet daarvoor iedere cliëntkaart afzonderlijk worden bekeken. Een functionaliteit die op basis van status rapporten uitdraait, ontbreekt. Dit gaat ten koste van de efficiëntie van het zorgpersoneel en in ernstige gevallen ook de kwaliteit van de zorg. Goede zorg begint met inzicht, overzicht en daadkracht. 

3. Rapportages worden niet eenduidig en decentraal opgeslagen

Waar verschillende mensen samen digitaal werken, worden documenten op de meest uiteenlopende manieren opgeslagen. In veel organisaties zijn hier geen duidelijke afspraken over. Het gevolg: rapportages en andere documenten raken kwijt. Want onder welke bestandsnaam stonden ze ook alweer? En nog vervelender: de versies lopen ook uiteen, want als niet in hetzelfde document wordt gewerkt zwerven er opeens meerdere varianten van hetzelfde rapport rond. Welke was de goede? 

4. Overzichten van rapportages zijn niet specifiek genoeg

Voor een goed overzicht van de stand van zaken, bijvoorbeeld bij audits en andere kwaliteitscontroles, is het waardevol rapportages te kunnen samenvoegen in één overzicht. Nog fijner is het wanneer je daarbij specifieke kenmerken of zoekcriteria kunt aanhouden. Veel organisaties (en auditors) moeten werken met overzichten die vol staan met informatie, maar waarbij je door de bomen het bos niet ziet. Dan zorgt het overzicht voor een gebrek aan overzicht. 

5. Ontwikkeldoelen van cliënten worden niet centraal bijgehouden

Om cliënten te stimuleren in geestelijke en lichamelijke ontwikkeling, werken zorginstellingen met ontwikkeldoelen. Het vaste personeel weet vaak wel van de cliënten aan welke doelen ze werken, maar invalkrachten hebben daar geen zicht op, wanneer ze niet worden geregistreerd. Ook is niet altijd bekend hoe ver de ontwikkeling al is. Om de zorg en begeleiding zo effectief en efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden, is centrale registratie onmisbaar. 

6. Er is geen overzicht en waarborging van taken

Binnen een team zijn er verschillende taken die moeten worden uitgevoerd op korte en lange termijn. Die voor de korte termijn zijn vaak duidelijk en vaak terugkerend, maar de taken voor de lange termijn worden nog weleens vergeten. Met een duidelijk overzicht en automatische notificaties zou je dit eenvoudig kunnen oplossen. Maar waar begin je en hoe zorg je dat het hele team binnen dit systeem kan werken?

7. Meerdere locaties zorgen voor decentrale administratie

Met meerdere locaties gebeurt het al snel dat iedere locatie op zijn eigen manier werkt met zijn eigen administratie. Dat is prima wanneer alleen daar beslissingen moeten worden genomen. Maar wanneer informatie centraal nodig is, voor kwaliteitsdoeleinden, verzekeringen en andere zaken, ontbreekt het aan de juiste en actuele gegevens. Het terugzoeken van informatie en handmatig doorsturen kost veel tijd en gaat ten koste van de kwaliteit van de zorg. 

8. Zorginstellingen met verouderde kwaliteitsdocumenten, procedures en instructies.

Wanneer meerdere collega’s samenwerken binnen eenzelfde online omgeving, ontstaan er regelmatig problemen met versiebeheer. Kwaliteitsdocumenten, procedures en instructies zijn voortdurend aan veranderingen onderhevig. Ze moeten dan vervolgens ook weer voor iedereen eenvoudig toegankelijk zijn, zodat alle collega’s met dezelfde correcte versie van de documenten kunnen werken. Maar wat was ook alweer de laatste versie? 

9. Er is geen inzicht in contracten met leveranciers 

Zorginstellingen hebben te maken met talloze leveranciers. Voor ieder van hen geldt een eigen contract en in veel gevallen worden die stilzwijgend verlengd. Er is vaak weinig inzicht in het aantal en de kwaliteit van die contracten. Dit kan onnodige kosten met zich meebrengen, los van het feit dat je het risico loopt vast te zitten aan een contract waar je vanaf wilt. Ook voor de zorg geldt dat het belangrijk is om jaarlijks kritisch te kijken naar de lopende contracten met leveranciers. Maar waar vind je ze in het systeem? en wie is er verantwoordelijk? Kortom, hoe zorg je voor actief contractbeheer?

Aandacht voor documentmanagement binnen zorginstellingen

Documentmanagement binnen zorginstellingen is een uitdaging. Ondanks handige toepassingen als OneDrive, Dropbox en Sharepoint. Het ontbreken van een eenduidige werkwijze of de juiste IT-oplossing is vaak de oorzaak van een gebrek aan overzicht en inzicht en uiteindelijk teruglopende kwaliteit van werken én zorg. Documentmanagement binnen zorginstellingen is vaak een ondergeschoven kindje, maar van levensbelang voor een goed functionerende organisatie. 

Jouw partner in documentmanagement binnen zorginstellingen

Wij helpen je deze pijnpunten op te lossen. Zonder EHBO-koffer en medicatie, maar mét een praktische IT-oplossing in de vorm van CloudCompagnon. In onze software vind je jouw partner in documentmanagement binnen zorginstellingen. Wij richten het systeem op maat in en in no time heeft jouw organisatie alles op de rit én duidelijk in beeld. 

Plan een vrijblijvende demonstratie of neem contact met ons op voor meer informatie.