Facilitair beheer met een document management systeem
Alles onder controle door delen van facilitair beheer in een document management systeem onder te brengen. Als het in één vakgebied draait om het hoog houden van allerlei ballen tegelijk, dan is het facilitair beheer wel. Je hebt te maken met contracten, klachten en incidenten, preventies, inspecties en beheer van inventaris en materieel. Als facilitair beheerder houd jij alles bij, zodat het bedrijf kan doordraaien. Door facetten van facilitair beheer onder te brengen in een document management systeem help je niet alleen jezelf, maar eigenlijk de hele organisatie.
Niet alles wat onder facilitair beheer valt prop je in een document, er is immers niet voor niets uitgebreide – en ook prijzige – FM software. In lang niet alle organisaties is daar echter de noodzaak voor. Door de belangrijkste facetten anders te organiseren, kun je je focus veel eenvoudiger verdelen, zonder het overzicht kwijt te raken.
Facetten van facilitair beheer met een document management systeem.
Contractbeheer of contractmanagement in een DMS
Contracten met leveranciers, onderhoudscontracten, huurovereenkomsten; de contracten vliegen je om de oren als het gaat om facilitair beheer. En in een grote organisatie is dat niet voor één, maar vaak voor meerdere panden. Door deze documenten van facilitair beheer in een document management systeem onder te brengen, houd je het overzicht. Met metadata koppel je de documenten aan de juiste locatie of afdeling, specifieke collega’s of projecten. Daarnaast kun je notificaties instellen voor verloopdata en actiepunten voor werkzaamheden die nog moeten worden uitgevoerd. Dit werkt ook heel prettig wanneer de organisatie eigen contractmanagers heeft, die de contracten beheren. Zo houden jullie beiden het overzicht.
Incident- en klachtenbeheer
Als facilitair beheerder krijg je nog weleens te maken met klachten en meldingen van incidenten. Vaak zijn dit dingen die jij moet registreren en moet delegeren aan de juiste persoon, afdeling of een specifieke leverancier. Deze meldingen en bijbehorende rapportages, acties en communicatie kun je eenvoudig registreren in het document management systeem. Van daaruit kun je ze delen met collega’s en andere betrokkenen én zijn ze gemakkelijk terug te vinden op een later moment.
Relatie- en leveranciersbeheer
Leveranciersbeheer is een cruciaal aspect van facilitymanagement, waarbij het doel is om sterke, efficiënte en langdurige relaties met leveranciers te onderhouden. We hebben het hier over het selecteren van betrouwbare leveranciers, het onderhandelen van gunstige contracten en het continu monitoren van de prestaties en kwaliteit van de geleverde diensten en producten. Door de leveranciersgegevens, afspraken en belangrijke correspondentie centraal te borgen in een DMS creëer je één centrale plek waar iedereen de juiste en actuele informatie kan vinden met slechts een paar muisklikken.
Veiligheids- en gezondheidsmanagement
Alle verplichte documentatie rondom certificeringen, inspecties, incidenten en gezondheidsprocedures vraagt om een overzichtelijke en grondige administratie. Daar kan een document management systeem je écht mee helpen. Zo kun je documenten áltijd terugvinden door de grondige zoekfunctie op documentniveau. Met versiebeheer is er nooit meer onzekerheid over de laatste aanpassingen. En bij controles tover je alle relevante documenten zó naar boven, omdat ze zijn gekoppeld aan de juiste locaties, projecten en dossiers.
Vereenvoudig facilitair beheer met een document management systeem
Nee, we kunnen niet alles voor je doen en facilitair beheer van je overnemen. Maar we maken het wél een stuk makkelijker met ons document management systeem.
Wil je weten hoe we jou in de praktijk helpen je facilitair beheer in een document management systeem onder te brengen? Plan een vrijblijvende demo. Dan vertellen we je alles!
