User-experience-MacBlauw-mcDonalds-contractbeheer-facilitair-cloudcompagnon

User Experience: Contractbeheer voor 16 McDonald's vestigingen Amsterdam

Met meer dan 800 werknemers en inmiddels 16 restaurants in Amsterdam is MacBlauw de grootste franchisenemer van McDonalds in ons land. MacBlauw dankt haar naam aan Marcel Blauwendraat die in 2003 als franchisenemer begon met twee vestigingen in Amsterdam Zuidoost. Dit liep als een trein en algauw werd hij gevraagd ook vestigingen in het centrum van de stad over te nemen. Het bedrijf is de afgelopen jaren heel sterk gegroeid. Dit vroeg om een professionaliseringslag. CloudCompagnon ondersteunt hierin met een betrouwbaar en vooral gebruiksvriendelijk contract- en document managementsysteem.

Jelly Hof van MacBlauw: ‘Door die enorme groei werd het ook op kantoor steeds drukker. Hier verwerken we de inkoop-, verkoop- en salarisadministratie, maar houden we ons ook bezig met HR en facilitaire zaken. We zijn een vrij traditionele organisatie en nog niet zo heel lang geleden stond alles nog in mappen en op schijven. Én als het op schijf stond, zat er óók nog een duplicaat in een map. Dat moest een keer klaar zijn. We wilden een centrale administratie waar we altijd en overal bij kunnen komen. Weg met die mappen! Papierwerk en alles printen kan gewoon niet meer, niet als het gaat om overzicht, maar zeker ook niet als het gaat om duurzaamheid.’

‘Voor alle 16 vestigingen zijn er verschillende certificaten en controle documenten, die we op elk moment moeten kunnen overleggen. Als er een audit of controle is rondom zaken als brandveiligheid, vetkanalen of speeltoestellen moet alles voor handen én geldig zijn. En als er nieuwe certificaten of instructies, zijn moet de restaurantmanager dit gewoon zelf kunnen inzien en delen met collega’s. Nu hebben we voor ieder restaurant een eigen omgeving waar iedereen die dat nodig heeft kan inloggen en documenten kan inzien en delen.’

Schaalbaar en begrijpelijk

‘In mijn zoektocht naar een systeem om onze documentatie te organiseren heb ik verschillende bedrijven opgezocht via Google. Veel vond ik heel duur. We wilden eigenlijk eerst kijken hoe we deze grote stap konden maken in de organisatie. CloudCompagnon was qua prijs aantrekkelijk en goed schaalbaar. Dennis kwam snel op kantoor om alles uit te leggen en we kregen een duidelijke demo. Het systeem werkt simpel, daar houden we van! Ook voor restaurantmanagers is dat belangrijk, want die hebben geen tijd om lang in een kantoortje te staan. Ze willen meewerken in de zaak. Nu hebben ze binnen een paar seconden het juiste document gevonden. Dat werkt perfect.’

‘Omdat we bijna alles in hard copy hadden én we zo snel groeien, zijn we nog steeds bezig met digitaliseren. Het is een enorme klus en soms blijft het even liggen. De dagelijkse gang van zaken is belangrijker dan digitaliseren. Alle nieuwe data wordt natuurlijk wél gelijk digitaal opgeslagen. Prioriteit is dat alle restaurants een eigen omgeving hebben en dat alle benodigde documentatie daarin staat. Daarna kunnen we vanuit het hoofdkantoor centraal ook alles verder digitaliseren en organiseren. Als alle dossiers gemaakt en ingericht zijn dan wordt het steeds makkelijker. Dan kun je gewoon een document toevoegen.’

Snel en daadkrachtig

‘We zijn heel blij met het gebruiksgemak van het systeem en het contact met Dennis is ook heel fijn. Als ik een vraag heb, via welk medium ik hem ook stel; ik heb binnen no-time een reactie. Als we iets nodig hebben wordt dat snel doorgevoerd. Bijvoorbeeld toen we accounts voor alle restaurantmanagers wilden. Dat is dan zó klaar.

Veel van onze documenten hebben een einddatum. Bij het aflopen ervan moet een certificaat weer worden vernieuwd. Toen we aangaven dat het bijhouden van einddatums van document eenvoudiger moest, is er naar ons geluisterd en werd dit in de volgende versie als verbetering opgeleverd. We hebben op uitnodiging toen ook meegedaan met de pilot van die nieuwe versie van CloudCompagnon en hebben zo onze "eigen nieuwe functie" getest. We voelen ons gehoord en zijn heel blij met de service. Het is daarnaast ook een goed teken dat het systeem nog volop ontwikkeld wordt. Zo kunnen we nog jaren samenwerken!’