Clean Disk Policy: Voorjaarsschoonmaak op je harde schijf
De lente is begonnen en daar zijn we vooral heel erg blij mee. Langere dagen, het zonnetje dat (hopelijk) vaker en lekker warm schijnt en de natuur die weer tot leven komt. Krijg je meteen energie van. Én schoonmaakkriebels. En behalve je huis of kantoor, is het ook heel fijn om je harde schijf of de gedeelde schijf op de zaak aan kant te hebben. Geen rondzwervende mapjes en documenten met vage bestandsnamen. Een uh…clean disk policy!
Als je het hebt over opruimen in het bedrijf dan is digitaliseren al de eerste stap naar orde. Een systeem met ordners is niet meer van deze tijd en ook heel inefficiënt. Maar een combinatie van die twee, met een deel digitaal en een deel in ordners, is misschien nog erger. Want waar kun je wat vinden? En heeft je collega dat ene document wel geprint en in de juiste ordner gedaan?
Clean Disk Policy? Ga voor digitaal en centraal
Anno 2023 kun je je bedrijf volledig in de cloud besturen. Nou ja, als het gaat om je document management dan. Door je bestanden te beheren in de cloud kun je er altijd en overal bij als dat nodig is. Zolang je maar internetverbinding hebt. Zo bevrijd je jezelf van rondslingerende bonnetjes en facturen of contracten met een koffievlek. Als je je je boekhouding, CRM, HRM en projectmanagement gedigitaliseerd hebt, kun je gebruik maken van een zelfbedachte mappenstructuur. Zo kan iedereen alles vinden op de gedeelde schijf, zolang iedereen dezelfde ‘etiquette’ aanhoudt. En dat is belangrijk, want voor je het weet heb je, samen met je team, een nieuwe beschaving gecreëerd aan mappen en rondslingerende files. En heb je dan iets nodig? Dan kun je alleen maar hopen dat niemand de digitale prullenbak heeft geleegd! Gelukkig kun je ook gewoon een stap verder gaan in digitaliseren en centreren: gebruik een documentmanagementsysteem (DMS) voor je Clean Disk Policy.
Nooit meer wat kwijt
In een DMS worden al je documenten centraal opgeslagen. Er is geen sprake van mapjes en een bijbehorende structuur. Alles staat er gewoon en met metatags koppel je bestanden aan elkaar en aan specifieke personen of datums. Die factuur van de nieuwe beeldschermen koppel je aan de tag ‘kantoorinrichting’, en aan de facilitair manager. Dat behandelverslag van cliënt A koppel je aan het dossier van cliënt A, maar ook aan collega’s die deze cliënt ook zien, aan mantelzorgers, maar ook aan het soort medicijn dat zij krijgt of een specifieke behandeling. Zo kun je altijd terughalen hoeveel cliënten dit medicijn of deze behandeling krijgen of welke personen betrokken zijn bij cliënt A. En dit kun je zo uitgebreid inrichten als je zelf wilt. Voor de meest uiteenlopende doeleinden. Terwijl je Clean Disk Policy zorgt voor maximaal overzicht. Je kunt ook zelf instellen wie toegang heeft tot de gegevens. En ben je wat kwijt? Met de zoekfunctie zoek je tot op documentniveau. Dat is misschien lastig als je alleen zeker weet dat het woordje ‘het’ in het document bestaat, maar als je álles wilt hebben over cliënt A, dan weet je zeker dat dat goed komt!
Clean disk policy in de praktijk
Als je al je belangrijke bestanden in je DMS hebt gezet, hoef je ze niet meer op je harde schijf te bewaren. Ze staan immers veilig en toegankelijk in de cloud. Dus al die mapjes en mapjes in mapjes kun je lekker weggooien. Ruimt lekker op joh! Heb je meteen meer overzicht. Nu je mailbox nog opruimen en dan ben je helemaal klaar voor het voorjaar. Of de zomer. Of gewoon voor je nieuwe werkdag. Opruimen kan altijd hè 😉
