Het “nieuwe normaal” als katalysator voor digitaliseren van documenten en processen

We zijn inmiddels redelijk gewend aan de min of meer geforceerde aanpassingen in het kader van COVID-19. Je kunt niet meer om de veranderingen heen. Niet alle aanpassingen wennen even snel, maar een aantal zijn toch wel verborgen diamantjes.

Persoonlijk vind ik het bijvoorbeeld heerlijk dat ik ’s ochtends niet meer de frustratie heb van ouders die de deuropening blokkeren zodat mijn kinderen niet het lokaal in kunnen. Afscheidnemend bij het hek geniet ik nu dagelijks van het uitzicht dat mijn 2 dochters van 4 en 6 hand in hand het schoolplein op lopen, alsof ze de hele wereld aan kunnen. Ze geven elkaar een knuffel en gaan beiden naar hun juf die op het plein staat te wachten. Zonder de aanpassingen naar het nieuwe normaal, had ik nu niet met een grote glimlach nog nagenietend in de auto gezeten. Nee ik had enigszins geïrriteerd de school uitgelopen ;-)

Zo ook het geforceerd thuiswerken, dat ervoor heeft gezorgd dat ook conservatieve organisaties nu ineens doorhebben dat het werk gewoon gedaan wordt, ook terwijl men niet kan sturen op uren en fysieke aanwezigheid. prachtig toch?

COVID-19 heeft onze manier van werken in een oogwenk veranderd en dit is het nieuwe normaal.

Gebruik deze disruptie van je bedrijfsproces om te innoveren en digitaliseren. Blijf niet hangen in de tijdelijke oplossingen om vervolgens je oude werkwijzen weer op te pakken. Met deze post wil ik je met een aantal suggesties laten zien hoe je met het CloudCompagnon documentmanagement platform jouw klanten nog beter kunt bedienen en samenwerken vanuit de thuissituatie verder kunt optimaliseren.

1. Digitaliseren van oudere dossiers

Maak oudere dossiers en documenten eenvoudig vindbaar en beschikbaar vanuit CloudCompagnon. Hiermee heb je ook oudere informatie overzichtelijk bij je relaties beschikbaar, naast het onderhanden werk. Zo kun je uitgebreidere vragen van je klant of leverancier snel beantwoorden en zie je sneller verbanden. We kunnen je helpen met inlezen in bulk en/of digitaliseren van fysieke stukken. Kijk ook eens naar dit blog over de aanpak hiervan.

2. Automatisch versiebeheer en slimme links

Een issue die we veel tegenkomen nu er massaal thuisgewerkt wordt, is dat documenten en bestanden in meerdere kopieën en versies in de verschillende mailboxen van medewerkers staan omdat ze massaal gedeeld worden. Welke versie is nu de goedgekeurde of definitieve versie en hoe zorg je ervoor dat er 1 centrale waarheid is?

Maak gebruik van de CloudCompagnon Office plugin. Hiermee sla je het document, de sheet of presentatie gemakkelijk op in CloudCompagnon en heb je automatisch versiebeheer. Je maakt eenvoudig onderscheid tussen concepten en definitieve versies. Deel vervolgens het document vanuit CloudCompagnon met een slimme link, waarbij jij bepaalt welke versie de ontvanger ziet. Zo houd je het bestand centraal en is er maar 1 geldige versie.

3. Maak actief gebruik van taken, notificaties en aantekeningen

Taken en aantekeningen kun je aanmaken op een relatie, document en/of dossier. Een taak kun je vervolgens toewijzen aan jezelf of een collega. Via een agendering en e-mail notificatie word je op de hoogte gebracht dat een taak actief is of verloopt. Zo zet je terugbel acties of andere opvolgingen gemakkelijk en overzichtelijk uit. Doordat de aantekeningen centraal bij de relatie staan in volgorde kun je vanuit zien wat je collega heeft afgesproken en wanneer.

4. Actief Contract beheer

Zet de eerdere genoemde taken, agendering en notificaties in om je contracten actief te beheren. Zo word je genotificeerd als een contract moet worden opgezegd herzien, of verlengd. Hiermee bespaar je kosten en tijd. Door het beheer van je contracten en SLA’s in CloudCompagnon op te nemen, zijn belangrijke contracten goed vindbaar en heb je altijd de juiste versie.

6. e-signing: Digitaal ondertekenen

E-signing stelt je in staat om documenten – zoals contracten, facturen, en offertes – digitaal te laten ondertekenen. Nu het fysiek bezoeken van een relatie lastiger is, kan dit een uitkomst zijn. Er zijn tal van initiatieven en oplossingen voor. Binnen CloudCompagnon hebben we hiervoor een optionele module. Het mooie hiervan is dat hij integreert met versiebeheer, zodat je in de versiehistorie van een document kan zien dat het een getekend versie betreft. Voorgaande versies zijn dan ook alleen nog maar te raadplegen en niet meer te wijzigen.

Nu is de beste tijd om te starten

Hopelijk heb ik je met bovenstaande suggestie geprikkeld om CloudCompagnon nog beter voor je te laten werken. Met zoveel mensen die thuiswerken is de noodzaak naar informatie en het centraal en gestructureerd organiseren hiervan groter dan ooit.

Laat de nieuwe normaal door COVID-19 de katalysator zijn die je helpt om te innoveren en digitaliseren. Neem even de tijd om te kijken naar hoe je altijd hebt gewerkt en of dit niet slimmer en beter kan. Natuurlijk helpen we je graag.

Nog geen gebruiker van CloudCompagnon en toch geprikkeld? Vraag gerust een demo aan via Skype, Teams, Zoom of Google.