Wat is Contract Lifecycle Management (CLM)?

Met Contract Lifecycle Management, CLM dus, haal je álles uit je contracten. Het gaat daarmee verder dan contractmanagement alleen en er is een grote rol weggelegd voor automatisering en AI. CLM is belangrijk voor organisaties van iedere grootte, maar zéker wanneer het gaat om grote, kostbare contracten die belangrijk zijn voor de prestaties van de organisatie moet Contract Lifecycle Management onderdeel zijn van de dagelijkse gang van zaken. 

Er is nogal wat te doen om contracten in de wereld van documentbeheer. Niet zo vreemd, want aan contracten zit je een bepaalde periode vast, ze kosten geld (of leveren dat op) en je hebt zelf grote invloed op de inhoud van die contracten. Maar wat is ook alweer wat en wat heb je eraan? We gaan even terug naar de basis. 

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het duidelijk en transparant vastleggen van alle inkoopcontracten én het actief sturen daarop. 

Ieder bedrijf heeft contracten. Van koop- of huurcontracten tot arbeidscontracten en van het internetabonnement tot het servicecontract voor je verwarmingsinstallatie. Die contracten worden op een goed moment afgesloten (dan heb je uiteraard de béste deal) en na verloop van tijd lopen ze weer af. Contractmanagement is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Je legt alle contracten met leveranciers en álles wat tussentijds wijzigt goed vast en beheert deze informatie actief. Zo kun je tijdig sturen op nieuwe onderhandelingen of een zoektocht naar andere aanbieders. Je wilt tenslotte niet te veel betalen of vastzitten aan een leverancier waar je niet tevreden over bent. Contractmanagement is onderdeel van een langere keten rondom de inkooptak van je bedrijf die loopt van inkoop, waarbij het beste contract wordt afgesloten, langs contractmanagement naar leveranciersontwikkeling waarbij je contracten en afspraken met vaste leveranciers optimaliseert. 

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het contractmanagementproces op het juiste moment op de juiste plek is. 

Contractbeheer is het administratieve onderdeel van contractmanagement. Het geeft de interne organisatie inzicht in de lopende contracten en alle afspraken die daarmee samenhangen. Contractbeheer kun je eenvoudig doen in een document managementsysteem.

Wat is Contract Lifecycle Management?

Contract Lifecycle Management (CLM) automatiseert en stroomlijnt de contractprocessen tijdens de fasen die we onderscheiden in contractmanagement. 

Onderdelen van CLM zijn initiatie, authoring, processen en workflows, onderhandeling en goedkeuring, de uitvoering van contracten, het beheer en compliance én uiteindelijk de contractverlenging of contractbeëindiging. Belangrijk voor CLM: data. 

Waarom is Contract Lifecycle Management belangrijk?

Risico’s beheren
Met Contract Lifecycle Management beperk je financiële en juridische risico’s voor je organisatie. Door vaste workflows en hechte samenwerking weet je zeker dat contracten voldoen aan de eisen die de wet én de organisatie eraan stellen. Ook heb je beter zicht op risico’s en kansen binnen de cyclus van het contract. 

Kosten besparen
CLM helpt je kosten te besparen, doordat je contractvoorwaarden en contractcycli continu optimaliseert. Je weet exact wat je nodig hebt en wat je daarvoor over hebt. Zo kun je tijdig onderhandelen en verbeteren en weet je dat je de beste prijs betaalt met de beste contractvoorwaarden.

Efficiënter werken
Doordat je in vaste fases werkt, wordt het contractproces gestroomlijnd en deels geautomatiseerd. Hierdoor is de doorlooptijd een stuk korter en kun je knelpunten oplossen voordat het proces erop vastloopt. Iedere afdeling kan zich zo focussen op het eigen stukje van het proces, waardoor het geheel veel efficiënter verloopt. 

Beter samenwerken
Doordat iedere afdeling zijn eigen taak heeft in het proces, kun je veel beter samenwerken. Er is één centrale plek waar alle documentatie is opgeslagen, er is duidelijk versiebeheer met één definitieve versie en iedereen die erbij moet, kan bij de documenten. Hiermee is er veel meer overzicht en voorkom je frustratie en vertraging. 

Beter op de hoogte
Met Contract Lifecycle Management heb je alle contracten veel beter in beeld, gedurende hun hele levenscyclus. Zo kun je voortdurend prestaties meten, verbeterpunten identificeren, onderzoek doen en op tijd onderhandelen waar nodig. Zo loop je nooit achter de feiten aan. 

De fases van Contract Lifecycle Management

De fases van CLM zijn de fases die we ook onderscheiden bij Contractmanagement. De manier waarop we ermee omgaan, is echter anders. Bij Contract Lifecycle Management laten we niets aan het toeval over. Veel processen binnen de fases kunnen worden geautomatiseerd met data en AI. Iets wat we in de toekomst alleen maar vaker gaan zien.

Fase 1: de creatie van het contract
In deze fase wordt het contract opgemaakt. Hierbij worden de contractafspraken en juridische aspecten op papier gezet. Ieder type contract is anders en daarbij is ook de route richting het goedkeuren, nog vóór het ondertekenen verschillend. Voor grote organisaties kun je sjablonen, workflows en template maken, die vervolgens eenvoudig kunnen worden ingezet. Alle standaard afspraken staan er al in en alleen voor de inhoudelijke afspraken moet je nog even goed gaan zitten. 

Fase 2: het fiatteren van het contract
Geen contract gaat de deur uit zonder een akkoord van de verantwoordelijke. Met een eigen workflow per type contract (HR, IT, facilitair, etc.) kun je ervoor zorgen dat dit proces veel sneller gaat.

Fase 3: onderhandelen en ondertekenen
Wanneer het contractvoorstel intern is goedgekeurd, kan het naar de andere partij. Is iedereen okee met de gemaakte afspraken? Moet er nog iets gewijzigd worden? Wellicht moet er zelf nog onderhandeld worden. Vervolgens kan het contract door beide partijen ondertekend worden. Dat kan natuurlijk steeds vaker rechtsgeldig digitaal. 

Fase 4: het uitvoeren va het contract
Dit is waar het allemaal om draait: het uitvoeren van de afspraken uit het contract. Dit gaat vaak om het leveren van goederen of diensten. 

Fase 5: meten is weten
Om te kunnen bepalen of iedereen zich aan de contractafspraken houdt en of je dus je doel bereikt. Hierbij gebruik je vaak KPI’s (Key Performance Indicators of in het Nederlands Kritieke prestatie-indicatoren). Deze kun je vooraf bepalen, zodat je in deze fase weet waar je op moet letten. 

Fase 6: verlengen of beëindigen
De laatste fase van CLM is het verlengen of beëindigen van het contract. Dit is afhankelijk van de resultaten van fase 5. Met de juiste data weet je precies welke beslissing nu het best is. 

Contract Lifecycle Management met CloudCompagnon

Op dit moment is CloudCompagnon nog niet ingericht om in het volledige proces van CLM te voorzien. Zo werken we bijvoorbeeld nog aan de mogelijkheid om workflows te automatiseren voor specifieke contracttypen. Voor het grootste deel kun je CLM echter prima koppelen aan je documentmanagement in onze software. Met CloudCompagnon kun je de belangrijkste gegevens van een contractdossier en alle inhoudelijke documenten eenvoudig en centraal opslaan (en terugvinden). Conceptversies kunnen snel en beveiligd worden gedeeld ter goedkeuring en definitieve contracten kunnen rechtsgeldig digitaal worden ondertekend. Daarnaast kun je notificaties instellen voor belangrijke momenten en die koppelen aan de juiste collega. 

Wil jij ook de eerste stap naar Contract Lifecycle Management zetten? Neem contact met ons op voor meer informatie of plan meteen een vrijblijvende demo.