Hoe kies ik het beste contractbeheer systeem voor mijn organisatie

Een goed gekozen contractbeheer systeem kan het beheren van contracten voor jouw organisatie een stuk een makkelijker en efficiënter maken, je wilt dus een oplossing die het beste past bij jouw organisatie.

Het doen van onderzoek en uiteindelijk aanschaffen van software kan best een uitdaging zijn wanneer je dat nog niet eerder hebt gedaan. Waar start je en waar moet je op letten? Nou dat is simpel je start met het lezen van deze blog. Wij zorgen dat je daarna genoeg handvatten hebt om een goede keuze te maken.

De stappen bij het aanschaffen van een contractbeheer systeem

De grootste misvatting is dat het aanschaffen van de beste en duurste software (best of breed) jouw problemen oplost. Helaas, het enige dat hier vaak uit voortkomt is het bekende verhaal op een verjaardag van een software implementatie die medewerkers tot wanhoop drijft en veel te veel geld heeft gekost. Dat gaan we dus niet doen!

Zie je contractbeheer systeem als een lange termijn investering, zoals een huis. Het moet een goede fundering voor je organisatie zijn en uiteindelijk waarde opleveren.  En nog belangrijker het moet bij je passen en goed voelen. Dat geldt niet alleen voor de software zelf maar ook voor de leverancier.

Stap 1: De ‘Waarom-vraag’

Misschien een open deur, want deze stap lijk je al voorbij te zijn als je deze blog leest. Toch kan het geen kwaad om voor jezelf nog even op te schrijven waarom je een contractbeheer systeem wil. Schrijf het zoveel mogelijk uit in tastbare baten, dit helpt je ook om je stakeholders te overtuigen en je hebt gelijk een mooie start voor een kosten baten analyse.

Voorbeeld:
Een eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken contractbeheer systeem zorgt ervoor dat onze organisatie jaarlijks € XXXX bespaart, doordat we contracten tijdig kunnen opzeggen en onderhandelen bij verlengen. Daarnaast levert het ons € XXXX op per jaar omdat x medewerkers met een gemiddeld uurloon van €50,- op dit moment dagelijks minimaal 10 minuten kwijt zijn aan het zoeken naar informatie.

Stap 2: De ‘Wat-vraag’

De belangrijkste stap is onderzoeken wat je nodig hebt. Wat moet het contractbeheer systeem faciliteren voor je.  Het is mens eigen om deze stap over te slaan en gelijk in oplossingen te denken, de hoe-vraag.

KISS  (Keep it simple, stupid!) is een principe dat door de Amerikaanse marine is bedacht in de jaren 60. Het zegt simpelweg dat een systeem het beste werkt als het zo eenvoudig mogelijk wordt gehouden. Dit geld ook vandaag de dag nog steeds voor software en dus ook voor je wat vraag.

Probeer een lijstje van maximaal 10 Wat?-items aan te houden. Een mooie vorm om te gebruiken komt vanuit de agile-scrum werkwijze en beschrijft een wat?-item in de volgende vorm:

Als…<rol>… wil ik.. <wat/functionaliteit> … zodat …<baten/waarde>

Voorbeeld 1: Als contractbeheerder wil ik tijdig genotificeerd worden wanneer een contract afloopt of herzien moet worden, zodat ik onnodige kosten kan voorkomen.

Voorbeeld 2: Als manager wil ik dat medewerkers duidelijk kunnen zien wie de contractbeheerders zijn van een contract, zodat er een centrale aanspreek punten zijn voor inhoudelijk vragen.

Stap 3: Leveranciers van een contractbeheer systeem

Nu je het boodschappenlijstje van je organisatie hebt gemaakt inzake de wat vragen voor de software, is het moment aangebroken dat je op zoek gaat. Eigenlijk ben je daar dus al mee begonnen want je bent bij ons terecht gekomen 😉

Maak een lijstje met een paar leveranciers en oplossingen die je verder wilt onderzoeken. Neem je tijd en voel je vrij om onze KFC methode te gebruiken bij je beoordelingen. Nee dat betekent niet dat je een bucket kip moet bestellen bij je beoordeling… wat het wel betekent lees halverwege deze blog.

Stap 4: Demo’s en trials aanvragen

Nu je een redelijk gevoel hebt bij een aantal oplossingen en leveranciers wordt het tijd voor de volgende stap: Een beter beeld krijgen bij de verschillende contractbeheer systemen.

Je zult merken dat leveranciers erg verschillen in hun informatie verstrekking. De ene leverancier is heel open over pricing en zet dat op de website, de andere houd dat voor zich totdat je in gesprek gaat. Dit zie je ook met screenshots, demo’s en trials.

Zelf vinden we dat we met het geven van een (online) demo, jou als toekomstige klant, de beste indruk kunnen geven. Het geeft ons namelijk de gelegenheid om ook iets meer te weten te komen over jouw verwachtingen en werkwijze. Zo kunnen we tijdens de demo inzoomen op iets waar je dagelijks tegenaan loopt en daarmee laten zien hoe CloudCompagnon dat voor je oplost. Een demo gebaseerd op jullie bedrijfsvoering dus. Wij geloven dat je daarmee beter bent geholpen dan een trial waarin je zelf maar wat moet rondklikken.

Stap 5: Het aanschaffen van je contractbeheer oplossing

Nu je hebt gesproken met de verschillende leveranciers, hun oplossingen hebt ervaren en je weet wat de verschillende oplossingen kosten, ga je over tot de aanschaf.

• Zorg je dat een licentie/abonnement plan kiest dat bij je past
• Denk na over de inrichting en implementatie
• Denk na over een migratie strategie: Hoe krijg je je bestaande contracten in het systeem
• Denk na over een exit strategie: Wat als ik over een jaar weg wil?
• Vergeet de verwerkersovereenkomst niet! De leverancier verwerkt immers jouw data.

Een goede leverancier van een contractbeheer systeem zou je met bovenstaande punten moeten helpen. Doet hij dit niet? Vraag je dan af of dit echt je beste keuze is.

Of CloudCompagnon wat voor jou is? Daar kom je maar op 1 manier achter.. zien we je binnenkort in een demo? Gewoon inplannen joh, het kost je verder niets.