Verschil contractbeheer en contractmanagement: is er een verschil?

Goed contractmanagement én contractbeheer besparen je veel tijd, geld en gedoe. Maar hoe zit dat dan? Zijn dit niet gewoon dezelfde dingen? Voor het antwoord hoef je niet de hele blog te lezen: nee, ze zijn niet hetzelfde, maar wel verbonden met elkaar. Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement, wat weer onderdeel is van informatiemanagement. Nu worden het weer heel veel begrippen bij elkaar. We maken het even overzichtelijk voor je in dit artikel over het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. 

Verschil tussen contractbeheer en contractmanagement: terug naar de basis

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement draait om het beschikbaar maken en houden van alle informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering. 

In ieder bedrijf gaat informatie rond. Denk aan handleidingen, procesinformatie, personeelshandboeken, rapportages, personeelsgegevens, administratie, etcetera. Dit is allemaal informatie die nodig is om het bedrijf te laten functioneren. Wanneer iemand het nodig heeft voor het uitvoeren van zijn taken, moet het beschikbaar zijn. Een document managementsysteem, zoals Cloud Compagnon helpt jou deze gegevens beschikbaar en vindbaar te maken. Informatiemanagement is weer onder te verdelen in allemaal subgebieden. Eén daarvan is contractmanagement.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het duidelijk en transparant vastleggen van alle inkoopcontracten én het actief sturen daarop. 

Ieder bedrijf heeft contracten. Van koop- of huurcontracten tot arbeidscontracten en van het internetabonnement tot het servicecontract voor je verwarmingsinstallatie. Die contracten worden op een goed moment afgesloten (dan heb je uiteraard de béste deal) en na verloop van tijd lopen ze weer af. Contractmanagement is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Je legt alle contracten met leveranciers en álles wat tussentijds wijzigt goed vast en beheert deze informatie actief. Zo kun je tijdig sturen op nieuwe onderhandelingen of een zoektocht naar andere aanbieders. Je wilt tenslotte niet te veel betalen of vastzitten aan een leverancier waar je niet tevreden over bent. Contractmanagement is onderdeel van een langere keten rondom de inkooptak van je bedrijf die loopt van inkoop, waarbij het beste contract wordt afgesloten, langs contractmanagement naar leveranciersontwikkeling waarbij je contracten en afspraken met vaste leveranciers optimaliseert. 

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het contractmanagementproces op het juiste moment op de juiste plek is. 

Contractbeheer is het administratieve onderdeel van contractmanagement. Het geeft de interne organisatie inzicht in de lopende contracten en alle afspraken die daarmee samenhangen. Contractbeheer kun je eenvoudig doen in een document managementsysteem. 

Contractbeheer in een document managementsysteem

In een document management systeem kun je al je bedrijfsadministratie centraal en veilig opslaan. Door gebruik te maken van een cloud based systeem, zoals CloudCompagnon, is je informatie altijd en overal beschikbaar. Zolang je maar verbinding hebt met het internet. Bovendien kun je iedereen die dat nodig heeft en van wie jij dat wilt ook toegang geven. Het inrichten van je contractbeheer is peanuts. In 3 stappen heb jij alles op een rijtje. 

In 3 stappen je contractbeheer op orde

1. Sla je documenten en contracten centraal op

Voorkom een wildgroei aan Excellijstjes, mailboxarchieven en (nog erger) dossiermappen en sla alles centraal op. In een document management systeem (DMS) kun je al je documenten terugvinden en inzien. Daarnaast kun je gevoelige informatie afschermen en beveiligen met een wachtwoord. 

2. Stel je contractbeheer in 

Koppel de verantwoordelijke personen aan het contract 
De contracteigenaar is intern verantwoordelijk voor het contract. Via een metadataveld in CloudCompagnon kun je de eigenaar koppelen aan het contract. Zo weet je wie aansprakelijk en aanspreekpunt is voor het resultaat van het contract. De contractbeheerder zorgt voor de registratie, archivering en borging van het contract. Ook deze persoon kun je koppelen. Dit geeft al veel rust en overzicht en maakt het mogelijk taken toe te wijzen. 

Stel notificaties in voor contractbeheer
Vroeg of laat loopt ieder contract af of wordt het stilzwijgend verlengd. Deze momenten zijn belangrijk om vast te leggen. Zo kun je het contract nog even doornemen en het tijdig opzeggen of onderhandelen voor betere voorwaarden. In CloudCompagnon kun je notificaties instellen voor contractbeheer. De contractbeheerder of -eigenaar ontvangt dan tijdig een melding dat er actie moet worden ondernomen. Je kunt er ook vervolgtaken aan koppelen en een mogelijkheid tot escalatie naar een ander persoon. Zo wordt er niets meer stilzwijgend verlengd! 

Voeg contracteigenschappen toe 
In een document management systeem, zoals CloudCompagnon, kun je via metadata eigenschappen toevoegen aan ieder document. Zo kun je het eenvoudig terugvinden én het koppelen aan een dossier of werkstroom. Die eigenschappen maken het ook mogelijk te sturen op contractmanagement. Neem in ieder geval de volgende eigenschappen op:

Ingangsdatum

Einddatum

Opzegtermijn

Daarnaast is het verstandig om het contractnummer en een relatienummer van de tegenpartij op te nemen. Wanneer je contractbeheer namelijk breder trekt naar contractmanagement, wil je ook alle relevante documentatie en aantekeningen in verband kunnen brengen met het contract. Op dit punt kun je zorgen voor inzicht in en overzicht van informatie. Wanneer je contracten hebt waarvoor een garantietermijn geldt, zoals in de bouw of automotive, dan is het slim om die als veld (eigenschap) toe te voegen. Je kunt dan actief sturen op een controlebezoek vóórdat een garantietermijn vervalt. Zo wordt het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement heel duidelijk. 

3. Van contractbeheer naar contractmanagement

Wanneer de eerste twee stappen goed zijn gezet, merk je dat grip, inzicht en overzicht ervoor zorgen dat je maximaal profiteert van je contracten. Gestructureerd contractbeheer verdient zichzelf terug. Nu kun je een stap verder zetten naar contractmanagement.

Maak de stap naar succesvol contractmanagement

In contractmanagement beheer en onderhoud je niet alleen het contract, maar ook het contractdossier en de leverancier. Leg alle leveranciersafspraken, notities van contactmomenten en aanvullende gegevens vast die relevant zijn voor de relatie tussen jouw bedrijf en de tegenpartij én voor het contract. Denk bijvoorbeeld aan: offertes, voorwaarden, facturen, klachtenbrieven etcetera. Door dezelfde eigenschappen op te nemen die je bij het contract hebt vastgelegd, zoals relatienummer en contractnummer laat het DMS je in één overzicht alle relevante stukken en informatie bij het contract zien. In slechts enkele seconden, overal en op elk apparaat en voor iedereen die toegang moet hebben tot deze gegevens.

Verschil contractbeheer en contractmanagement? Ze maken het verschil! 

Een document management systeem maakt niet alleen contractbeheer, maar vooral ook contractmanagement veel makkelijker. Wil je weten hoe CloudCompagnon jou kan helpen met je contractmanagement en -beheer? Maak een afspraak voor een vrijblijvende demo!