Contractbeheer - waarom het voor kleinere organisaties belangrijk is

Contractbeheer is het proces van het beheren van overeenkomsten. Van het aanmaken van het contract tot de ondertekening en uiteindelijk de eventuele verlenging of beëindiging. Contractbeheer hoeft niet alleen over contracten te gaan. Ook voor abonnementen, vergunningen en verzekeringen kan het nuttig zijn. Als je contractbeheer niet op orde is kan het veel tijd in beslag nemen, terwijl organisaties juist steeds meer gefocust zijn op efficiëntie. Voor kleinere organisaties zijn er een aantal redenen waarom contractbeheer op een georganiseerde wijze gedaan moet worden:

1. Risico vermindering

Als je geen gebruik maakt van contractbeheer kunnen problemen zich makkelijker voordoen. Denk bijvoorbeeld aan een contract dat je verlengt onder iets andere voorwaarden. Als je collega het oude contact nog op zijn computer heeft staan en er zich een probleem voordoet, moet hij/zij wel op de hoogte zijn dat er nieuwe voorwaarden zijn. Anders ontstaat er onenigheid over de voorwaarden. Dat komt slordig over, kost veel tijd en geld en kan potentieel zelfs tot imagoschade leiden.

2. Besparing

Je kan makkelijk geld besparen door contract- of abonnement beheer. Als je contract met de energieleverancier van je kantoor automatisch wordt verlengd, dan kan het zo zijn dat je meer betaalt dan bij de concurrent. Door precies te weten wanneer je contract afloopt ben je er op tijd bij om over te stappen. Organisaties hebben al snel een aantal abonnementen, zoals energie, internet, telefoon, de lift, tijdschriften, stockfoto’s, software en leasecontracten. Hoe meer abonnementen en contracten je hebt, hoe belangrijker een gestructureerde manier van contractbeheer wordt.

3. Helder wie de verantwoordelijkheid heeft

Door contractbeheer is het voor iedereen duidelijk wie de verantwoordelijkheid heeft over contracten. Zo voorkom je dat er een groepsverantwoordelijkheid ontstaat en iedereen denkt dat een ander het wel oppakt. Immers gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid! Het bespaart bovendien tijd aangezien je direct weet wie een onderhandeling of probleem op zich moet nemen.

Is contractbeheer software nodig?

Voor kleine organisaties is het niet direct nodig om dure contractbeheer software aan te schaffen. In eerste instantie werkt een goed georganiseerde Excel-lijst prima. In die lijst moet dan per contract de ingangsdatum, einddatum, relatie, verantwoordelijke en het contractnummer staan vermeld. Meer hierover vind je in deze blog. Dit lost veel problemen op maar is niet ideaal, vooral niet als je organisatie groeit. Een Document Management Systeem (DMS) is een goed alternatief voor een contractbeheer systeem. Naast contractbeheer heeft een DMS namelijk nog veel meer functionaliteiten. De voordelen van contractbeheer met een Document Management Systeem zijn:

1. Centraal systeem

Ten eerste staan alle contracten opgeslagen in een centraal systeem. Hierdoor kunnen alle medewerkers die de contracten willen inzien direct bij de contracten (en andere relevante documenten) zonder te zoeken

2. Metadata

Het opslaan gebeurt met behulp van metadata. Bij het opslaan van het contract wordt extra informatie toegevoegd. Denk aan de ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn, relatie en contractnummer. Het terugvinden van contracten die staan opgeslagen in het DMS kost hierdoor slechts een paar muisklikjes.

3. Notificaties

Zodra de hoeveelheid contracten in je organisatie groeit, wordt het steeds lastiger om het overzicht te houden. Je wil bijvoorbeeld op tijd op de hoogte zijn gebracht wanneer het contract afloopt zodat je op tijd kan onderhandelen of verlengen. Door middel van een systeem met wat je notificaties toevoegen aan je contracten. Het systeem ziet precies wanneer het contract bijna afloopt, omdat je dat hebt aangegeven door middel van metadata. Wanneer de einddatum dichtbij komt, krijg je netjes een notificatie.

4. E-signing

Elektronisch contracten ondertekenen wordt steeds populairder. Vooral nu thuiswerken in opkomst is merk je dat het niet altijd nodig is om fysiek aanwezig te zijn. Er zijn wel een aantal regels verbonden aan het elektronisch ondertekenen van documenten. Een E-signing oplossing zorgt voor een juridisch waterdicht en veilige oplossing om contracten digitaal te ondertekenen. Met een DMS kun je (niet ondertekende) contracten delen met je partners of nieuwe werknemers. Het contract wordt vervolgens direct opgeslagen in het systeem.

5. Digitaliseren

Bij belangrijke afspraken ga je toch liever even langs voor het ondertekenen. Het uitgeprinte document moet je vervolgens goed bewaren. Om toch alles in een centraal systeem op te slaan is het mogelijk om het contract in te scannen en direct op te slaan in het document management systeem.

6. Versiebeheer

Contracten zijn niet elke termijn hetzelfde. Als het contract wordt aangepast en opgestuurd is normaal gesproken moeilijk terug te vinden welke versie ooit ondertekend is. Versiebeheer in een document management systeem werkt beter dan de standaard versiebeheer van bijvoorbeeld Google Drive. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van conceptversies en definitieve versies, zodat altijd terug te vinden is welke versies verstuurd zijn. Dit in combinatie met E-signing zorgt ervoor dat je snel het verschil kan zien tussen een niet-definitieve versie die naar verschillende relaties is verstuurd en een unieke ondertekende versie.

Een Document Management Systeem is breed begrip. Naast contractbeheer helpt een DMS namelijk ook met klantenrelaties (CRM) en je kan er workflows mee creëren. Het document management systeem van CloudCompagnon, speciaal ontworpen voor MKB, heeft alle besproken functies. Vraag een gratis online demo aan of download de brochure voor meer informatie.