Metadata: wat is het?

Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden.

De Netflix-methode als voorbeeld

Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun je zoeken op de titel. Maar soms heb je zin in een bepaalde acteur of genre. Netflix biedt je daarom de mogelijkheid om ook te zoeken op bijvoorbeeld acteur, genre, jaartal en director. Als je op zoek bent naar alle films waar jouw favoriete acteur in speelt, dan vul je die naam in het zoekbalkje. Er verschijnt dan een lijst met alle films en series waar de acteur in speelt. Hetzelfde geldt voor andere kenmerken.

Dit komt omdat Netflix deze gegevens heeft toegevoegd aan de films en series. Je kan met behulp van deze gegevens, genaamd metadata, dus veel sneller en op verschillende manieren films vinden die je zoekt. Metadata kun je ook gebruiken voor de administratie van je eigen organisatie om snel documenten en andere bestanden te vinden.

Zonder metadata?

Als je geen metadata gebruikt dan moet je onthouden waar op de computer of server je documenten hebt opgeslagen of de exacte titel weten. Dit gaat prima als je alleen werkt of met 2 personen. Als met meerdere personen werkt wordt dit al een uitdaging. Om dit makkelijker te maken kun je mapjes aanmaken. Zo’n mapje noem je bijvoorbeeld ‘contracten’. In dit mapje staan alle contracten van al je leveranciers en klanten. Een andere manier van structureren is dat je een mapje aanmaakt per klant. Beide manieren zijn goed, maar je kan ze niet allebei tegelijk gebruiken. Een document zou dan namelijk op 2 verschillende plaatsen zijn opgeslagen. Als er wijzigingen plaatsvinden aan het document dan krijg je 2 verschillende versies. Fouten met versiebeheer worden daardoor sneller gemaakt.

Daarnaast is het zonder metadata niet mogelijk om te zoeken op beschrijvende kenmerken, zoals de taal. Ook administratieve kenmerken, zoals de datum van archiveren en de bewaartermijn kunnen moeilijk worden teruggevonden.

Veel bedrijven lossen de absentie van metadata op door de bestandsnaam van documenten te structureren. Wat wij merken is dat dit een behoorlijke uitdaging is voor organisaties, omdat iedereen exact dezelfde manier van opschrijven moet hanteren. De één noemt een offerte misschien wel een ‘voorstel’ en de ander noemt het weer ‘quote’. Hierdoor kunnen documenten alsnog lastig te vinden zijn.

Zodra je metadata gebruikt met behulp van een document management systeem (DMS) wordt een eenduidige werkwijze min of meer afgedwongen. Je krijgt bijvoorbeeld onder het kopje ‘documentsoort’ een keuzemenu te zien. Medewerkers moeten kiezen uit vooraf bepaalde opties waardoor iedereen gegarandeerd dezelfde benaming gebruikt.

De 3 pijlers van metadata

Het gebruiken van metadata maakt ongestructureerde data gestructureerd. Het kan worden onderverdeeld in 3 pijlers:

Structurerende metadata

Een overkoepelend kenmerk dat veel terugkomt in jouw bedrijfsvoering. Denk aan het kenmerk ‘dossiernummer’. Als er gezocht wordt op dit kenmerk krijg je een lijst te zien van alle documenten en bestanden die bij dit dossiernummer horen.

Beschrijvende metadata

Dit beschrijft de inhoud van het document. De taal, titel of het aantal pagina’s van het document bijvoorbeeld. Maar ook het documentsoort zoals ‘contract’ of ‘factuur’.

Administratieve metadata

Dit is informatie die gebruikt wordt voor het beheer van de documenten. De datum van archiveren, bewaartermijn van een document (voor recordmanagement) en type bestand. Als je gebruik maakt van een document management systeem kan er ook een autorisatie profiel worden toegevoegd. Met autorisatie profielen kunnen bepaalde documenten worden afgeschermd voor gebruikers. 

De metadata hoeft niet altijd handmatig toegevoegd te worden. Door middel van scansoftware kan informatie tijdens het capture-proces automatisch uit het document worden gehaald. Als je een factuur opslaat haalt het systeem bijvoorbeeld het factuurnummer en datum automatisch uit het bestand. 

Metadata in een document management systeem

Een document management systeem maakt gebruik van metadata. Bij het opslaan van een document kun je de gegevens toevoegen. In plaats van mapjes die voor structuur zorgen is het nu de metadata. Dit biedt een aantal voordelen:

• Documenten worden sneller teruggevonden
• Recordmanagement wordt een stuk simpeler door metadata
• Door middel van autorisatie profielen kunnen documenten makkelijk worden afgeschermd
• Versiebeheer van documenten is simpel en zonder gedoe

Naast de voordelen die metadata biedt, heeft document management door middel van een DMS nog veel meer voordelen. 

Ons document management systeem, CloudCompagnon, maakt ook gebruik van metadata. Hiermee verbinden we documenten, bestanden, relaties en dossiers. Hierdoor vindt je razendsnel je bedrijfsinformatie terug. En je houdt grip op belangrijke documenten voor je bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld contracten en verzekeringen.