Versiebeheer: Google Docs vs. Document Management Systeem

Versiebeheer met een document management systeem geeft meer mogelijkheden dan versiebeheer met Google Docs. De verschillen en voordelen van versiebeheer leggen wij je uit in deze blog. Maar eerst moet je weten wat er wordt bedoeld met versiebeheer.

Wat is versiebeheer?

Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen van documenten en bestanden zodat alle versies beschikbaar blijven. Versiebeheer is een belangrijk onderdeel van het totaalplaatje: document management. Versiebeheer is met tools zoals Google Docs of Office 365 al mogelijk maar is vergeleken met versiebeheer met een document management systeem (DMS) erg beperkt. Wat is het verschil tussen versiebeheer door middel van Google Docs en versiebeheer door middel van een document management systeem?

Versiebeheer met Google Docs

Als je op Google Docs een document opent, dan opent automatisch de meest recente versie van het document. Deze versie is meestal de juiste, maar soms kan er iets zijn misgegaan waardoor je terug wil naar een oudere versie van het bestand. Gelukkig heeft Google daarom een versiebeheer tool.

Versiebeheer met Google Docs kan geopend worden door met de rechter muisknop op het bestand te klikken. Kies vervolgens ‘Versiebeheer’ in het menu en er opent een lijst met alle wijzigingen die zijn aangebracht aan het bestand. Er is te zien door wie het document is aangepast en wanneer de wijzigingen plaatsvonden. Op deze manier kun je makkelijk navigeren naar de versie die je zoekt. 

Hoewel deze functie al een hoop problemen kan oplossen is het een beperkte manier van versiebeheer. Bij het opstellen van belangrijke documenten zoals contracten en overeenkomsten kunnen er tientallen verschillende conceptversies bestaan van hetzelfde bestand. Dit komt omdat Google Docs voor elke kleine wijziging, zoals het toevoegen van een punt of komma, al een nieuwe versie maakt. Zoeken naar de juiste versie wordt dan al veel gedoe.

Als het document definitief is en goedgekeurd, dan kan het verstuurd worden naar de klant. Bij sommige documenten, zoals contracten of overeenkomsten is het belangrijk om te weten welke versie naar de klant is verstuurd. Zodra er daarna aan het bestand nog wijzigingen plaatsvinden krijgen we een probleem: Omdat Google Docs geen onderscheid maakt tussen conceptversies en definitieve versies is het onmogelijk om terug te vinden welke versie verstuurd was naar de klant.

Google Docs heeft dus geen goede manier om onderscheid te maken tussen conceptversies en definitieve versies. Document management systemen hebben deze functie wel.

Concepten en definitieve versies met een DMS

In een document management systeem werkt versiebeheer anders dan bij Google Docs. Als je een conceptversie uploadt of maakt in een document management systeem dan kan je aangeven dat het een conceptversie is. Deze versie noemen we ook wel versie 0.1. Als er vervolgens een vernieuwde conceptversie wordt geüpload noemen we die 0.2. Enzovoorts. Alle medewerkers zien vervolgens dat het document nog niet een definitieve versie is en dus nog niet klaar is voor gebruik. 

Zodra het document is afgerond en is goedgekeurd kan het document worden gepromoveerd naar een definitieve versie. Deze definitieve versie wordt versie 1.0 genoemd. Nu zien alle medewerkers, naast de conceptversies, ook de definitieve versie staan. Alle medewerkers weten gelijk dat de 1.0 versie het juiste bestand is om op te sturen naar de klant, leverancier of andere partners. 

Als de 1.0 versie wordt aangepast, wordt er een nieuwe conceptversie gegenereerd. Deze versie wordt versie 1.1 genoemd. Medewerkers kunnen zien dat er gewerkt wordt aan een nieuwe versie maar zien gelijk dat deze versie nog niet definitief is. Tot die tijd weet iedereen dat de 1.0 versie definitief is en dat die versie gebruikt moet worden.

Zodra de nieuwe versie afgerond en goedgekeurd is, wordt deze gepromoveerd als de 2.0 versie. De 1.0 versie vervalt en de medewerkers zien weer duidelijk dat de 2.0 versie de definitieve is.

Autorisatie en versiebeheer

Bovendien kan er in een document management systeem gewerkt worden met autorisatie profielen. Door middel van deze profielen kunnen bepaalde documenten worden afgeschermd voor bepaalde gebruikers. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen dat bepaalde medewerkers alleen toegang hebben tot de definitieve versies. Zo gaat er nooit wat fout. Ook met het delen van documenten naar klanten kan gekozen worden dat zij alleen toegang hebben tot de definitieve versies. In sommige document management systemen zoals CloudCompagnon kun je zelfs slim delen. 

Slim delen houdt in dat je een link kan creëren. Deze link kun je bijvoorbeeld naar een klant sturen. Je kunt instellen dat de klant altijd de meest recente definitieve versie van een document ziet wanneer de klant op deze link klikt. Ook als de definitieve versie tussendoor verandert. Zo heeft de klant altijd de meest recente informatie voor zich. 

Deze link kan je bijvoorbeeld ook op je website plaatsen. Denk aan de ‘algemene voorwaarden’. Zodra de voorwaarden worden aangepast zal het document achter de link automatisch al zijn geüpdatet.