wat-is-een-document-management-systeem_CloudCompagnon

Wat is een Document Management Systeem (DMS)? Uitleg en Voordelen

Je hebt gezocht op “wat is een document management systeem”. In dit long-read artikel vertellen we je alles wat je moet weten over een DMS en document management. Aan het einde van dit blog weet jij dus precies of jouw organisatie een DMS nodig heeft en waarom en natuurlijk wat voordelen en de kosten zijn.

Wat is een document management systeem? De definitie van een DMS

Een document management systeem is een software oplossing die helpt om fysieke documenten digitale bestanden efficiënt te beheren in een centrale omgeving. Het systeem waarborgt o.a versiebeheer, locatiebeheer en zorgt ervoor dat informatie razendsnel kan worden gevonden.

De juiste afkorting voor Document Management Systeem is DMS hoewel je ook wel DMS-systeem tegen komt. DMS staat in de automotive overigens voor Dealer Management Systeem, het systeem waarin nieuwe auto’s worden besteld. Wij hebben het ook niet verzonnen, maar denk dus om spraakverwarringen.

Hoe werkt een Document management systeem

Een goed document management systeem (DMS) werkt vooral NIET met mappen, dit is één van de grootste misvattingen. Een goed DMS lost namelijk juist alle problemen van het gebruik van een mappenstructuur op!

Een DMS maakt gebruik van een centrale opslaglocatie (repository) en een database waarin voor elk document of bestand kenmerken worden geregistreerd. Je bent hierdoor niet meer afhankelijk van de bestandsnaam of mapnaam die je collega er op een maandagochtend aan geeft bij het opslaan. Deze kenmerken worden ook wel metadata genoemd. Je kunt dit vergelijken met de wijze waarop je tegenwoordig in Spotify zoekt naar een liedje, of in Netflix zoekt naar een film. Je zoekt niet door mappen, maar op kenmerken in een database zoals genre, artiest, titel of jaartal.

Kijk je dan naar een organisatie, dan zie je dat je met een DMS dus razendsnel doorsnedes kunt maken op die kenmerken. Denk daarbij o.a aan Relatienummer, Personeelsnummer, Projectcode en Documentsoort. Je vind dus binnen seconden het juiste document of bestand én relevante andere stukken.

Tegenwoordig zijn vrijwel alle documenten digitale bestanden. De meeste goede document management systemen ondersteunen echter nog steeds de registratie van fysieke archief stukken. Eén van de kenmerken is dan de locatie waar het archiefstuk zich bevind in het archief. Zo koppel je gemakkelijk je statische, stoffige, fysieke archief aan de moderne digitale wereld.

De standaardcomponenten van een DMS

Een document management oplossing heeft over het algemeen de volgende standaard componenten:

Capture
De mogelijkheid om een fysiek document of digitaal bestand te importeren in het DMS

Search
Krachtige zoekfuncties waarmee je op kenmerken maar ook op tekst passages kunt zoeken.

Autorisatie en beveiliging
Informatie is alleen zichtbaar voor de juiste personen. Een DMS gaat hierin veel verder dan de simpele autorisatie op mappen. Je kunt zelfs bepaalde kenmerkvelden of versies van een document of bestand afschermen.

Workflow
In traditionele grote DMS oplossingen zie je traditionele workflows zoals bijvoorbeeld voor goedkeuring. In modernere cloudoplossingen zie je steeds meer een lean/agile variant die meer taakgericht is. In beide gevallen zorgt het voor efficiënter werken.

Samenwerken en Delen
Versiebeheer en integratie met MS Office zorgen voor eenvoudig en efficiënt samenwerken aan office bestanden en houden grip op versies. Slim delen met een link in plaats van een bestand e-mailen werkt veiliger en voorkomt rondslingerende versies.

Wat is document management?

We weten nu wat een DMS is maar aan de basis hiervan ligt document management. Wat is dat eigenlijk?

Onder document management - in het Nederlands ook wel documentbeheer genoemd – verstaan een systeem, proces of set van afspraken die zorgdragen voor het beheer van verzamelingen van documenten (en bestanden) zowel fysiek als digitaal. Het doel van document management is het efficiënt opslaan, registreren, beheren, terugvinden, bewaren en vernietigen van documenten en bestanden volgens een vaste werkwijze. Lees de blog 'Wat is document management?' als je meer wilt weten over de historie van document management.

Wat zijn de voordelen van een DMS

Dit is waarom een document management systeem in jouw organisatie niet mag ontbreken; De 5 grootste voordelen van een DMS:

1. Nooit meer zoeken maar vinden!

Simpelweg kunnen doen waar jij goed in bent en plezier uit haalt. Niemand haalt plezier uit zoeken naar bestanden en informatie die verspreid staat in mailboxen van je collega’s of ergens in een mappenstructuur. Heb je ooit wel eens geprobeerd om op SharePoint een document van 3 jaar terug te vinden?

Een DMS zorgt ervoor dat je niet meer onnodig hoeft te zoeken. Sterker nog, een goed DMS brengt de informatie naar jou én notificeert als er nieuwe relevante informatie voor je is. Het laat je bijvoorbeeld weten wanneer een contract of ander belangrijk document zijn geldigheidsdatum heeft bereikt, zodat je tijdig actie kunt ondernemen.

2. Grip op Versies

Eén centraal punt van de waarheid en geen rondslingerende kopieën meer. Een document management systeem maakt versiebeheer een eitje. Een heldere versie historie waarbij duidelijk zichtbaar is wat concepten waren en wat goedgekeurde definitieve versies zijn. Een integratie met office maakt het vaak nog makkelijker.

3. Beveiliging en beperking van risico’s

Het meest voor de hand liggende risico dat je afdekt is brand- of waterschade aan een fysiek archief. Echter door de zeer fijnmazige manier waarop personen geautoriseerd kunnen worden in een document management systeem, zorg je er voor dat gevoelige informatie alleen inzichtelijk is voor de juiste personen. De kans op een datalek met een goed ingericht DMS is simpelweg kleiner. Vaak heeft een DMS oplossing ook een uitgebreid audittrail waar door je kunt zien, wat er allemaal met een document is gedaan en door wie.

Maak je gebruik van een document management systeem dat gehost wordt aangeboden (SaaS) dan is ook je back-up meestal gelijk goed geregeld. Ook beheren van bewaartermijnen en het tijdig vernietigen van documenten is voor de meeste DMS oplossingen een standaard functionaliteit. Auditeurs, toezichthouders en ISO-instanties vinden een DMS daarom altijd fijn.

4. Aantoonbaar efficiënter (samen)werken

In het huidige digitale tijdperk wordt het steeds lastiger om de grote hoeveelheden data en informatie te verwerken die je organisatie in- en uit stroomt. Een document management systeem zorgt voor een efficiënte afhandeling van zowel de instromende als uitstromende documenten, zoals contracten, facturen en correspondentie. Maar ook interne documenten zoals werkinstructies, beheerdocumentatie en beleidstukken.

Snel vinden, Slim delen, workflow taken en notificaties zorgen voor een betere en slimmere manier van samenwerken tussen medewerkers en afdelingen. Veel DMS oplossingen bieden zelfs ook een oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten, waardoor je niet meer lang hoeft te wachten op een getekend stuk.

5. Integratie en betere informatievoorziening

Een document management systeem brengt ‘content in context’ een factuur die je in een mapje vind zegt alleen maar dat het een factuur is. Wanneer je dezelfde factuur in een DMS zou bekijken, zie je dat deze factuur niet alleen is opgeslagen als factuur voor een dienst, maar dat deze ook onderdeel is van een klacht en misschien zelfs wel als bewijsstuk dient in een fraude zaak.

Omdat alle informatie rondom je documenten en bestanden nu centraal in het document management systeem staat, is het heel eenvoudig om deze te integreren in andere applicaties. Leveranciers van een ERP, HRM, CRM of Financieel pakket kunnen eenvoudig een koppeling maken naar het DMS om documenten en bestanden op te halen en te tonen, of om deze juist centraal te archiveren.

Heb ik een Document Management Systeem nodig?

Na het lezen van dit artikel, zou je zelf deze vraag al moeten kunnen beantwoorden. Althans dat is het doel van dit artikel. Neem daarbij wel nog even dit mee:

Bij een DMS wordt vaak gedacht aan een grote organisatie, zoals een financiële instelling. Dit was vanuit oudsher wel zo vanwege dure licenties en lange implementatie trajecten. Inmiddels zijn er verschillende betaalbare document management systemen voor kleine en middelgrote organisaties. CloudCompagnon is daar een mooi voorbeeld van.

In de basis kun je stellen, dat je vanaf een bedrijfsgrootte van 5 FTE al de groeipijnen voelt van het niet kunnen vinden van documenten en informatie. Dit is een mooi instap moment voor een DMS.

Implementatie en Impact van een document management systeem

Nu je weet wat een document management systeem is en de voordelen van een DMS weet, is het goed om ook even stil te staan bij de implementatie. Welke impact heeft het implementeren van een DMS op je organisatie en hoe weet je welk document management systeem het beste bij jouw organisatie past?

Selecteren van een DMS – Welk pakket past het beste bij mij?

Het selecteren van een document management systeem is geen taak waar je licht over moet denken. Er zijn veel aanbieders en elke aanbieder heeft zijn eigen kijk op het vakgebied. Dit is terug te zien in werkwijzen, maar ook in de oplossing zelf. Doe dus gedegen onderzoek en kijk wat het beste bij jouw organisatie past. Voor nu hoeft je maar 1 ding de onthouden de KFC, nee niet die plek waar je emmers vol met kip kunt bestellen. Mijn KFC is een handige ezelsbrug die je helpt bij de basic selectie.

K(osten)
Wat zijn de eenmalige- en doorlopende kosten. Denk aan

Abonnementen/licenties
Implementatie kosten
Opleidingskosten
Kosten voor hardware (servers, grotere schermen, scanners etc.)
Kosten bij beëindiging
Kosten voor wensen/wijzigingen in het systeem (changes)

F(unctionaliteit)
Welke problemen gaat het DMS voor je oplossen. Maak een overzicht van je eisen en wensen in de vorm van de ‘Wat?-vraag’. Vermijd de ‘Hoe?-vraag’, deze is aan de leveranciers om te beantwoorden door bijvoorbeeld een demo te geven.

C(ustomer Experience)
Dit aspect wordt vaak vergeten. En toch is dit echt een belangrijk punt, hiermee kijk je namelijk naar de leverancier en niet naar de oplossing. Hierdoor maak je niet alleen een keuze op onderbuik gevoel

Past de leverancier bij me, welke ‘taal’ spreekt hij en hoe verloopt het contact?
Hoe ziet de procedure voor een aanpassing er uit?
Hoe snel kan een aanpassing worden doorgevoerd?
Is de helpdesk makkelijk bereikbaar?
Wat vinden ander klanten van de leverancier?

KFC is zoals gezegd mijn kapstokje voor de belangrijkste vragen voor een eerste selectie van software, zoals een document management systeem. In deze blog beschrijven we nog 7 factoren om te overwegen bij het selecteren van een DMS

Implementatie: Waar moet je rekening mee houden?

Nu je wat handige handvatten hebt om tot een passen DMS te komen, geef ik je graag ook wat meer informatie over de stap die daarop volgt, de implementatie. Waar moet je rekening mee houden?

In tegenstelling tot wat velen je zullen vertellen is de implementatie niet alleen het inrichten en installeren van het pakket. De grootste impact voor je organisatie komt daarna pas. Jij en je collega’s moeten namelijk door een stukje cultuurverandering heen. Hoe je dat het beste aanpakt? Begin eens met straks de 4 tips voor de implementatie van een document management systeem te lezen.

Hoe lang duurt de implementatie van een document management systeem?

De duur van de implementatie van een document management systeem is sterk afhankelijk van het pakket en het soort aanbieder. Veel van de grotere pakketten (marktleiders) en hun leveranciers houden er een traditioneel verdienmodel van licenties en consultancy op na. Deze pakketten zijn lastig te doorgronden dus je hebt een specialistische consultant nodig die alles voor je inricht. Vaak duren deze trajecten een flink aantal maanden. Je kunt het bijvoorbeeld vergelijken met de implementatie van SAP of Exact globe.

Het kan ook anders! Veel kleinere en jongere aanbieders hebben de moderne tijd omarmd en werken met webapplicaties die gemakkelijker zijn in te richten. Vaak kun je dit zelf of is het al deels voor je gedaan. Dit verkort de implementatietijd aanzienlijk. CloudCompagnon is hier specifiek op ontworpen. Een belangrijk uitgangspunt van ons platform is dat het binnen 3 dagen op maat is ingericht, klaar om te gebruiken. Wij werken met een standaardinrichting die op maat is uit te breiden. Je krijgt hierbij een document management consultant van ons, die je helpt om jouw bedrijfsproces(sen) te vertalen naar een prettig werkende inrichting. Dit zorgt er voor dat jij en je collega’s het systeem als laagdrempelig en gemakkelijk ervaren.

Wat kost een Document Management Systeem

De kosten van een document management systeem zijn nogal verschillend per aanbieder en aangeboden oplossing. Daarnaast zijn veel traditionele aanbieders nou niet echt transparant over de kosten. Ik houd het daarom bij een voorbeeld berekening voor CloudCompagnon. Wil je meer weten over de verschillende licentie modellen van documentmanagement systemen check dan deze blog

Voorbeeld berekening CloudCompagnon

Bij CloudCompagnon zijn we zo transparant mogelijk. We hebben 3 verschillende abonnementsvormen die oplopen in functionaliteit. In dit voorbeeld gaan we uit van een organisatie van 25 medewerkers die kiezen voor het professional plan. Prijswijzigingen zijn voorbehouden.

25 Gebruikers á € 24,95 p/m is jaarlijks € 7.485, -
Opstartkosten (indicatie) eenmalig € 2.500,-

Daarnaast is opleiding van gebruikers een advies:
25 x CloudCompagnon College á € 149,- is eenmalig € 3.725,-

Starten met digitaliseren in een DMS

Ieder document dat je nu op papier hebt, kun je digitaliseren in een DMS. De truc is om klein en laagdrempelig te beginnen, bijvoorbeeld met een specifiek proces of een specifieke afdeling. Raak je eenmaal gewend aan het systeem, dan ga je vanzelf kansen zien om uit te breiden en te verbeteren.

Enkele voorbeelden van documenten of processen die je kunt digitaliseren: