Contract digitaal ondertekenen – Veilig, snel en volledig geïntegreerd

Het ondertekenen van contracten hoeft allang niet meer op papier of fysiek op kantoor. Sterker nog een contract digitaal ondertekenen is tegenwoordig de norm. Niet meer printen, scannen en mailen – maar direct en rechtsgeldig ondertekenen vanaf je laptop of smartphone.Snel, veilig en volledig rechtsgeldig. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat ondertekende documenten direct op de juiste plek staan. In deze blog lees je hoe je contracten digitaal ondertekent, waar je op moet letten én hoe je dit efficiënt combineert met slim contractbeheer in CloudCompagnon.

Wat betekent ‘contract digitaal ondertekenen’?

Een contract digitaal ondertekenen betekent dat je een document ondertekent zonder dat daar papier of fysieke aanwezigheid aan te pas komt. In plaats van een pen gebruik je een digitale handtekening, bijvoorbeeld met je muis, touchscreen of mobiele apparaat. De ondertekening gebeurt via een beveiligde digitale omgeving, en is – mits correct ingericht – net zo rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening.

Met een systeem als CloudCompagnon onderteken je niet alleen digitaal, maar ook veilig en gecontroleerd. Je weet wie het document ondertekent, wanneer dit gebeurt en met welke versie van het document.

Is een contract digitaal ondertekenen rechtsgeldig?

Als je dan een getekend contract hebt, wil je wel dat het ook rechtsgeldig is. Het goede nieuws is dat dit ook het geval is, mits je de juiste vorm van een digitale handtekening gebuikt. Binnen CloudCompagnon leggen we bij het digitaal ondertekenen van een contract verschillende eigenschappen vast. Daardoor is onze digitale handtekening rechtsgeldig in de EU én in de VS. We gebruiken dus de gekwalificeerde handtekening. 

Waarom een contract digitaal ondertekenen

• Sneller: Geen papierwerk meer, ondertekenen kan binnen een minuut.
• Overzichtelijk: Je ziet in één oogopslag wie er nog moet tekenen.
• Veilig: Contracten worden juridisch rechtsgeldig opgeslagen, mét audittrail.
• Duurzamer: Geen papier en minder e-mailbijlagen.

Populaire tools voor digitaal ondertekenen

Er zijn inmiddels veel tools op de markt waarmee je digitaal kunt ondertekenen. Bekende voorbeelden zijn DocuSign, Signhost en Stiply. Deze oplossingen maken het mogelijk om documenten rechtsgeldig te laten ondertekenen via een digitale handtekening, vaak met extra verificatie zoals SMS-verificatie of e-mailbevestiging.

Hoewel deze tools uitstekend zijn voor losse ondertekeningen, bieden ze vaak geen geïntegreerd documentbeheer. Je moet documenten handmatig uploaden, beheren en terugplaatsen in je eigen mappenstructuur. Ook versiebeheer en dossierkoppeling ontbreken meestal.

Dat is waar CloudCompagnon het verschil maakt: digitaal ondertekenen is volledig geïntegreerd in je documentmanagementomgeving. Geen losse stappen, geen risico op versieverwarring – alles blijft netjes op één centrale plek.

Hoe werkt digitaal ondertekenen in CloudCompagnon?

Via de e-signingmodule in CloudCompagnon stuur je een document eenvoudig naar een ondertekenaar. Die opent het op zijn of haar eigen apparaat, tekent het met muis, touchscreen, mobiel of trackpad, en verzendt het terug. Het ondertekende document wordt automatisch opgeslagen in het juiste dossier en voorzien van een digitale handtekening. De ondertekenaars krijgen automatisch een e-mail met de ondertekende versie van het document of contract. CloudCompagnon zorgt ervoor dat het digitale ondertekenen van contracten volledig is geïntegreerd met je bestaande contractbeheer.

Lees ook: Wat is contractbeheer en waarom is het belangrijk?

Automatisch versiebeheer en dossierkoppeling

Een belangrijk voordeel van ondertekenen in CloudCompagnon is dat alles automatisch wordt beheerd. Na ondertekening krijgt het document een 'signed'-label, blijft het gekoppeld aan de juiste relatie of het juiste dossier, en is versiebeheer volledig geregeld. Geen rondslingerende bestanden, geen dubbele versies, geen risico op fouten. CloudCompagnon combineert dus ondertekening, versiebeheer en dossierbeheer in één oplossing.

Het verschil met losstaande ondertekenoplossingen (zoals Docusign, Signhost of Stiply)?

• Je hoeft niet te zoeken: het ondertekende document komt terug op de juiste plek.
• Geen dubbele versies of verwarring.
• Volledige controle over status, deadlines en herzieningen.
• AVG: CloudCompagnon is een Nederlands bedrijf, je data staat in Nederland

Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen

Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig?
Ja. Zolang je gebruikmaakt van een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening, is deze in de EU rechtsgeldig onder eIDAS-verordening.

Is dit veilig?
Ja. In CloudCompagnon wordt alles opgeslagen met audittrail en toegangscontrole. Alleen geautoriseerde personen kunnen documenten ondertekenen of bekijken.

Moet ik een extra tool kopen?
Nee. In CloudCompagnon is digitaal ondertekenen standaard beschikbaar, zonder extra integratie.

Waar staat mijn data?
CloudCompagnon wordt gehost in Nederlandse datacenters. Je data staat dus echt in Nederland.

Klaar voor de toekomst? Probeer het zelf

Wil je zien hoe eenvoudig het werkt? Plan een gratis demo en ontdek hoe jij voortaan elk contract digitaal ondertekent – snel, veilig en zonder gedoe.  Plan een demo