3 pijlers voor succesvol contractbeheer

Contractbeheer heeft tot doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en correcte contractuele afspraken. Het is de eerste stap van contractmanagement waarbij juiste administratie van informatie noodzakelijk is. Zo worden risico’s beperkt en beoogde benefits zoveel mogelijk benut (bron: NEVI).

Hoe je contractbeheer succesvol en eenvoudig kunt doen met behulp van een document management systeem, vertel ik je aan de hand van drie succespijlers voor contractbeheer.

1.    Centrale administratie van contracten en documenten

Zorg voor overzicht door de administratie centraal te beleggen. Maak deze administratie voor alle betrokkenen inzichtelijk. Hiermee voorkom je een wildgroei aan Excellijstjes, mappen en mailboxarchieven. Een document management systeem (dms) zorgt ervoor dat je contracten gemakkelijk terugvindt en kunt inzien. Ook kun je gevoelige contracten naar wens afschermen.

2.    Wat leg je vast voor succesvol contractbeheer

Wie is de verantwoordelijke?

De contracteigenaar is intern verantwoordelijk voor het contract. Deze kun je eenvoudig als metadataveld in een document management systeem opnemen, als contracteigenschap (daarover straks meer). De contracteigenaar is aanspreekpunt en aansprakelijk voor het resultaat van het contract. In veel gevallen is hij ook de contractbeheerder maar dit hoeft niet. Het kan in grotere organisaties een aparte rol zijn, die door een of meer personen wordt ingevuld. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor de registratie, archivering en borging van het contract. 

Notificaties

Er zijn momenten waarop het contract moet worden bekeken. Denk aan het tijdstip van verlengen of aflopen van een contract. Door dit voortijdig - het liefst binnen de opzegtermijn - te signaleren, heb je tijd om automatisch verlengen te voorkomen of te onderhandelen. Wie deze notificaties het beste kan ontvangen, is afhankelijk van de wijze waarop het in de organisatie is afgesproken. Dit kan de contractbeheerder of contracteigenaar zijn. Zorg in elk geval dat je notificaties en vervolgtaken toekent aan één persoon. Zo blijven zaken niet liggen in een groepsverantwoordelijkheid, waarbij iedereen denkt dat de ander het wel oppakt. In een dms kun je notificaties en taken aan één persoon toewijzen, met de mogelijkheid tot escalatie naar een ander persoon. De contractbeheerder en contracteigenaar kunnen zodoende samen een taak bewaken. 

Contracteigenschappen

Voeg aan elk document in een document management systeem eigenschappen toe als metadata. Je gebruikt deze data om het document terug te vinden of om andere documenten te koppelen aan een dossier of werkstroom. Een dms biedt hierin voordelen voor contractbeheer. Een contract bevat immers eigenschappen die je wilt vastleggen; om op te sturen of om relevante documentatie op terug te vinden. Eigenschappen die je minimaal moet opnemen zijn:

• Ingangsdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn

Daarnaast raad ik aan om het contractnummer en een relatienummer van de ‘tegenpartij’ op te nemen. Wanneer je contractbeheer namelijk breder trekt naar contractmanagement, wil je ook alle relevante documentatie en aantekeningen in verband kunnen brengen met het contract. Op dit punt wil je weer zorgen voor inzicht in en overzicht van informatie. Wanneer je contracten hebt waarvoor een garantietermijn geldt, denk aan de bouw of automotive, dan is het slim om die als veld (eigenschap) toe te voegen. Je kunt dan actief sturen op een controlebezoek voordat een garantietermijn verloopt.

3.    Van contractbeheer naar contractmanagement

Wanneer je de eerste twee pijlers onder de knie hebt, merk je dat grip, inzicht en overzicht ervoor zorgen dat je jouw contracten maximaal kunt uitnutten. Gestructureerd contractbeheer verdient zichzelf terug. Tijd om ook de laatste pijler op te zetten!

Maak de stap naar succesvol contractmanagement

Kortom, het managen van het contract, contractdossier en de leverancier/klant. Start met het vastleggen van leveranciersafspraken, notities van contactmomenten en aanvullende documenten die relevant zijn voor de relatie tussen jouw bedrijf en de ‘tegenpartij’ én voor het contract. Denk bijvoorbeeld aan: offertes, voorwaarden, facturen, klachtenbrieven etc. Door dezelfde eigenschappen op te nemen die je bij het contract hebt vastgelegd (relatienummer, contractnummer etc.) toont het dms in één overzicht alle relevante stukken en informatie bij het contract dat je bekijkt. In slechts seconden, overal en op elk device. Met een dms kun je dit eenvoudig inrichten en direct in gebruik nemen. 

De voordelen van contractmanagement met CloudCompagnon op een rij:

• Efficiënt digitaliseren van papieren contracten
• Veilige opslag op één plek volgens wet- en regelgeving (compliancy)
• Contract- en leveranciersinformatie altijd en overal (beveiligd) beschikbaar
• Overzicht van en inzicht in eigenschappen van het contract (wie is contracteigenaar, contractbeheerder?)
• Automatische melding met taken voor mijlpalen in het contract (periodieke beoordeling, rappeldatum)
• Actief inspelen op garantieverplichtingen
• Relevante aanvullende informatie automatisch gekoppeld aan contract.