10 voordelen van document management (DMS) voor MKB

Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Maar wat zijn nu de voordelen van document management voor deze kleinere organisaties. Zijn deze voordelen redenen genoeg om WEL een document management systeem aan te schaffen?  In deze blog zet ik 10 voordelen op een rij.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem is een software-oplossing voor bedrijven, waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. Een hulpmiddel om ongestructureerde documenten en gegevens van een organisatie centraal te beheren.

Met een DMS, ook wel document beheer systeem genoemd, worden documenten - en ook andere bestanden – centraal opgeslagen in het systeem. Deze zijn vervolgens razendsnel terug te vinden.

Daarnaast zorgen zaken als versiebeheer er voor dat verschillende medewerkers tegelijk aan documenten kunnen werken. Ook kunnen er taken aan documenten worden gehangen of kunnen documenten worden gerouteerd langs een gedefinieerde werkstroom.

Een document management systeem is zinvol in elke organisatie waar het terugvinden van documenten, bestanden en informatie een uitdaging is. Dus ook het MKB.  Lees ook de uitgebreide blog: Document management systeem (DMS) - Wat is het?

De belangrijkste 10 voordelen van document management

1. Altijd en overal de meest actuele informatie

Je hebt altijd je volledige “kantoor” bij je, doordat alle documenten en bestanden centraal in het dms staan. Bij je klant zoek je binnen seconden even de laatste versie van de offerte of zijn e-mail reactie er bij.

2. Efficiënt samenwerken

Met workflow en notificaties werk je eenvoudig samen aan taken op documenten of dossiers.

3. Eenduidige werkwijze

Een dms zorgt er voor dat documenten met een eenduidige naamgeving centraal worden opgeslagen. Iedereen werkt op dezelfde manier.

4. Verhoogde service

Nooit meer een klant terugbellen omdat je een document of aantekening zo snel niet kunt vinden. Binnen seconden heb je het juiste document, relevante andere documenten en de aantekeningen van het laatste gesprek met die klant.

5. Centraal punt van de waarheid

Geen rondslingerende kopieën van documenten en bestanden in mailboxen of lokale schijven. Er is maar 1 centrale versie, je mailt alleen een link en werkt vanuit het dms. Zie ook versiebeheer.

6. Wegnemen risico op brand- & Waterschade

Digitaliseer je fysieke archief naar je dms en je hebt geen risico meer dat verbonden is aan de papieren versies. Een goede dms oplossing is berekend op kalamiteiten. Back-up wordt dus ook voor je geregeld.

7. Kostenbesparing

Opgeteld 1 uur zoeken naar documenten en informatie op een dag komt regelmatig voor. Met een uurloon van €30,- is dat al snel €6.000,- per jaar per medewerker. Daarnaast bespaar je natuurlijk ook op de vierkante meters archiefruimte die je niet meer nodig hebt.

8. Actief je contracten beheren

Servicecontracten, leasecontracten, telefonie etc. Wanneer je ze niet tijdige verlengd, opzegt of de onderhandeling in gaat kost je dat veel geld. Een dms geeft je keurig een reminder wanneer je een contract moet reviewen.

9. Versiebeheer

Samen werken aan documenten en weten welke versie een definitieve versie is geweest. Inchecken, uitchecken, en delen met een slimme link die bij aanklikken bepaald welke versie de klikker mag zien. Nooit meer een verouderd stuk naar buiten.

10. Beveiliging, wet en regelgeving

Je ziet datgene wat je mag zien. Het afschermen van personeelsdossiers, medische documenten, directiestukken regel je eenvoudig in en kan ook worden aangetoond. Ook bewaartermijnen (en dus vernietiging) wordt centraal en automatisch geregeld, waarmee aan wet- en regelgeving wordt voldaan.

De cloud als katalysator voor een betaalbaar DMS

De voordelen zijn overduidelijk en wellicht een no-brainer. Helaas zijn de implementatiekosten en operationele kosten van een tradioneel dms vaak te hoog zijn voor het midden- en klein bedrijf. De cloud brengt daar gelukkig verandering in met Software as a service (SAAS). Er zijn inmiddels document management systemen met een betaalbare abonnementsvorm op de markt, speciaal gericht op deze doelgroep. En ja ons document management systeem is daar één van, met zelfs een implementatie tijd van maar 1-3 dagen.

Pak even een kop koffie, en kijk nog eens naar de bovenstaande voordelen. Volgende week kun jij dus deze 10 wensen van je lijstje afvinken?