10 voordelen van document management (DMS) voor MKB

Meer overzicht, minder zoeken. En eindelijk rust in je hoofd. Het zijn maar enkele voordelen van document management voor het mkb.

Je kent het wel. Documenten op vijf plekken, versies door elkaar, herinneringen die alleen bestaan in het hoofd van collega’s. Dat kan slimmer.

Een traditioneel document management systeem (DMS) is vaak duur, log en vooral gericht op grote organisaties. Maar ook mkb-bedrijven (5 tot 50 mensen) worstelen met documenten en informatie. Sterker nog: juist in kleinere teams kun je geen tijd verspillen aan zoeken of fouten door verkeerde versies. Efficiëntie is een must! 

Gelukkig is er CloudCompagnon. Een DMS dat wél past bij het mkb. Hieronder zetten we 10 voordelen voor je op een rij.

Wat is een DMS eigenlijk?

Een DMS is software waarin je documenten, contracten en dossiers slim en centraal opslaat. Geen gedoe meer met mapjes op netwerkschijven, Excel-lijstjes of zoektochten in mailboxen. Alles staat op één plek – veilig, snel vindbaar en altijd actueel.

CloudCompagnon is zo’n DMS. Lichtgewicht, snel te implementeren en gemaakt voor organisaties die overzicht willen zonder complexiteit. Dit zijn de voordelen van document management voor het mkb.

1. Altijd de juiste versie, waar je ook bent

Op kantoor, thuis of bij de klant: je hebt altijd toegang tot de meest actuele documenten. Even die offerte erbij pakken of een contract inzien? In een paar klikken geregeld.

2. Slim samenwerken met workflows

Wijs taken toe, stel deadlines in en werk samen aan documenten zonder ruis of verwarring. Iedereen weet wat-ie moet doen – en wanneer.

3. Iedereen werkt op dezelfde manier

Bestandsnamen, locaties, werkwijze: één centrale structuur zorgt voor duidelijkheid. Geen wildgroei, geen persoonlijke mappenstructuren meer.

4. Sneller helpen = betere service

Een klant aan de lijn en je zoekt naar die ene afspraak of factuur? Binnen seconden heb je het juiste document en bijbehorende notities op je scherm.

5. Eén centrale versie = minder risico

Geen kopieën in mailboxen of verouderde bijlagen meer. Je werkt altijd met één versie: de juiste. En die deel je met een slimme link.

6. Weg met papier, beter voorbereid op calamiteiten

Je fysieke archief? Dat kan weg. Digitaliseer je documenten, sla ze veilig op in de cloud en voorkom verlies bij brand of waterschade. Back-up? Automatisch geregeld.

7. Tijd is geld (en zoeken kost veel tijd)

Medewerkers verspillen makkelijk een uur per dag aan zoeken. Reken maar uit: dat tikt aan. Met CloudCompagnon bespaar je die tijd én de kosten van archiefruimte.

8. Contracten die voor jou werken

CloudCompagnon stuurt je automatisch een reminder als een contract afloopt of herzien moet worden. Zo mis je nooit meer een opzegtermijn en houd je grip op je afspraken.

9. Versiebeheer zonder chaos

Wie heeft wat aangepast en wanneer? CloudCompagnon houdt het netjes bij. Oude versies blijven bewaard, de nieuwste staat altijd bovenaan.

10. Veilig en compliant

Niet iedereen hoeft alles te zien. Stel eenvoudig rechten in per gebruiker of team. Ook bewaartermijnen stel je automatisch in, volledig AVG-proof.

Waarom nu wel? Dankzij de cloud.

Voorheen was een DMS vaak te duur voor het mkb. Maar de cloud veranderde alles. Geen hoge aanschafkosten meer, maar een scherp maandabonnement én een implementatie in slechts 1 tot 3 dagen.

CloudCompagnon is er speciaal voor organisaties zoals die van jou. Compact, krachtig en gewoon goed geregeld.

Pak nog een kop koffie en laat het even bezinken.
Volgende week heb jij deze 10 voordelen al in je organisatie ingebouwd.

Wil je weten hoe dat eruitziet? Vraag een gratis demo aan, dan laten we het je zien.

Meer weten over documentbeheer in het mkb?
Lees ook onze blog: Wat is een document management systeem (DMS)?