Wat is document management?

Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. Het beheer wordt gedaan door middel van functies zoals registratie, versiebeheer en indexering. Het doel van document management is: meer orde en efficiëntie in het beheer van je documenten. Document management is een proces dat op verschillende manieren gedaan kan worden. 

Veel organisaties hebben onbewust al iets van document management. Alleen gebeurt dit nog altijd vaak op een inefficiënte manier. In dit blog vertellen we je meer over document management, document management systemen en de implementatie daarvan.

Wat is de geschiedenis van document management

Nu je weet wat document management is, eerst een korte geschiedenis van document management. Wanneer is het ontstaan en waar liepen mensen tegenaan in het verleden?

Document management is ontstaan aan het eind van de 19e eeuw. Het begon bij de uitvinding van de dossierkast in het jaar 1898. In de dossierkast kunnen document verticaal naast elkaar gestapeld worden. Het ordenen van documenten kan op verschillende manieren gedaan worden. Er kan gekozen worden voor een sortering op naam, kleur, onderwerp, datum van toevoeging etc. De beste manier verschilt per organisatie, maar het belangrijkste is dat elke medewerker op dezelfde manier te werk gaat. Het beheren van documenten met hulp van de dossierkast bleef de rest van de 20e eeuw de meest gebruikte methode voor document management.

Ideaal zijn dossierkasten niet. De kasten nemen veel loze, dure kantooroppervlakte in, wat erg vervelend is voor bedrijven met kleine kantoren. Bovendien is het zoeken in de kasten iets wat veel tijd en energie kost, helemaal zodra de hoeveelheid documenten groeit. Het opslaan van de documenten kost op zijn beurt ook weer veel tijd. Tijd die ook besteed kan worden aan andere belangrijke zaken. Daarnaast is er ook altijd nog het risico van schade. De documenten kunnen worden gestolen of zouden kunnen vergaan bij een brand of overstroming. Maar het grootste probleem was dat werknemers documenten op de verkeerde plek legde waardoor de documenten niet meer werden terug gevonden.

Door al deze problemen groeide de vraag naar een beter systeem. Het was rond deze tijd dat nieuwe technieken ontstonden. De eerste versies van de microfilm werden uitgevonden en in een rap tempo verbeterd. Microfilm, of microfiche, is een fotografisch materiaal waarop in enorm verkleinde vorm documenten zijn afgedrukt. Om microfiches te kunnen lezen moeten ze eerst onder een leesapparaat worden geplaatst. Dit vergroot de foto’s dan tot een grootte waarop ze leesbaar werden. Het voordeel van microfiches is dat ze een stuk minder ruimte innemen dan dossierkasten. Er zaten ook nadelen aan de microfiches. De gebruiker moet veel fysieke handelingen uitvoeren en er bestond geen zoekfunctie. Er moest dus handmatig door de verschillende foto’s op de microfiche worden gescrold.

In 1980 nam de ontwikkeling van document management een enorme stap: Het tijdperk van de computer begon. Het ontstaan van servers gaf organisaties de mogelijkheid om documenten centraal elektronisch op te slaan. Er werden scanners uitgevonden waardoor fysieke documenten konden worden gedigitaliseerd. PC’s gaven organisaties de mogelijkheid om digitaal documenten te creëren en op te slaan. 

Deze ontwikkelingen zette een overgang van fysieke naar digitale document management in gang. Nieuwe problemen ontstonden, zoals gebrek aan versiebeheer en beveiliging. Elektronische document management systemen ontstonden en door de jaren heen groeide de mogelijkheden van deze systemen.

Veelvoorkomende problemen met document management

Ondanks dat document management veel is vooruitgegaan zijn er nu nog steeds problemen waar organisaties tegenaanlopen. 

Een veelvoorkomend probleem is dat bestanden kwijtraken. Niet zo gek als je bedenkt dat er elke dag nieuwe bestanden worden gemaakt, verwerkt en ontvangen. Deze documenten worden opgeslagen in mappenstructuren op een server of staan overal en nergens op individuele computers. 

Deze mappenstructuren werken prima voor een individuele gebruiker. Het wordt een ander verhaal als verschillende mensen werken met gedeelde mapjes. Dan wordt het al snel een chaos van mapjes in mapjes in mapjes. De enige manier waarop je nog opgeslagen documenten kan terugvinden is door de exacte bestandsnaam in te vullen in het zoekbalkje, of door toevallig te weten welke route je moet afleggen door het oerwoud van mapjes.

Een indirect gevolg van de onoverzichtelijke mappenstructuur is dat medewerkers bestanden naar elkaar toe mailen. Mailen is namelijk makkelijker dan zoeken in de mappen. Als de ontvanger vervolgens het bestand bewerkt, bestaan er plots 2 versies van hetzelfde document. Dit zorgt voor nog meer gedoe. 

Het gevolg van deze problemen is dat werknemers in een organisatie steeds meer tijd kwijt zijn met het zoeken naar de juiste documenten. 

Een goed elektronisch document management systeem biedt de oplossing.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem (DMS) is het gebruik van computer software voor het opslaan, beheren en volgen van digitale documenten. Natuurlijk kunnen ook afbeeldingen en gescande fysieke documenten worden opgeslagen in het systeem. Technisch gesproken is een DMS: een database met zoeksleutels of kenmerken van documenten en een link naar het digitaal document die in een repository is opgeslagen.

Document management systemen kunnen traditioneel zijn of cloud based. Traditioneel betekend dat het systeem draait op een lokale server. Een lokale server is extra veilig omdat er geen gegevens over het internet worden verstuurd. Het nadeel is dat je zelf moet zorgen voor het onderhoud van de hardware en software. Ook moet je zelf zorgen voor back-ups. Dit maakt een lokale server erg prijzig en lastig op te schalen.

Als je gebruik maakt van een cloud based server dan neem je de server af als een dienst. De organisatie die de server host regelt het onderhoud en de back-ups. Deze server staat dus niet meer op jouw werkvloer maar ergens in een groot datacenter. Hierdoor is het goedkoop om op en af te schalen.

Functies van een DMS

Er zijn verschillende document management systemen en allemaal hebben ze andere voordelen en nadelen. Er zijn een aantal functies die document management software te bieden heeft:

Metadata

Een belangrijke functie is het gebruik van Metadata. Metadata zijn zoeksleutels, kenmerken of tags die worden toegevoegd aan een document dat wordt opgeslagen in het systeem. Vervolgens kun je zoeken op die tags om het document snel en makkelijk terug te vinden. Tags zoals “auteur”, “naam klant”, “type document”, “vervaldatum” zijn goede voorbeelden. 

Hoe werkt dit dan in de praktijk? Bijvoorbeeld: iemand zoekt het contract voor meneer Jansen. Dit contract kan gevonden worden door “contract” in te vullen, maar ook door “Jansen” in te vullen kom je op hetzelfde bestand uit.  Elke medewerker hoeft dus maximaal 2 keer te klikken om bij het juiste document te komen. Zoeken in een mappenstructuur is daarom verleden tijd.

Versiebeheer

Versiebeheer wordt ook gemakkelijk door middel van een DMS. Alle veranderingen in een document worden netjes bijgehouden. Het blijft dus mogelijk de oude versies in te zien in het geval dat er een fout is gemaakt. Doordat de nieuwste versie altijd bovenaan staat werkt iedereen gegarandeerd in hetzelfde, meest actuele versie van het document. 

Werken met conceptversies en definitieve versies in een DMS is simpel en overzichtelijk. Als er gewerkt wordt aan een contract voor een klant is het logisch dat daar eerst een paar conceptversies van worden opgesteld. Zodra het document helemaal is afgerond en is goedgekeurd wordt het contract als definitief aangewezen en verstuurd naar de klant.

Mochten er vervolgens nog meer aanpassingen gemaakt worden aan het document, dan wordt er een nieuwe conceptversie aangemaakt. De oorspronkelijke definitieve versie blijft gewoon bestaan als definitief. Het blijft voor iedereen overzichtelijk welke versie definitief was en welke versies nog work-in-progress zijn. Zo voorkom je onduidelijkheid over welke versie naar de klant is verstuurd.

Sjablonen kunnen door versiebeheer ook makkelijk onderscheiden worden van andere documenten. Binnen je organisatie heb je vast te maken met facturen. Het is makkelijk als je een sjabloon daarvan hebt opgeslagen en alleen nog de gegevens van de klant hoeft in te vullen. Als het sjabloon als een definitieve versie wordt opgeslagen kan het bestand niet per ongeluk worden overschreven door een ingevulde versie.

Met versiebeheer van een document management systeem voorkom je dus onduidelijkheid, fouten en dubbel werk. 

Full tekst-zoeken

Full tekst-zoeken is een functie van een document management systeem waardoor er gezocht kan worden op woorden of woordgroepen die voorkomen in de inhoud een bestand. Handig als je op zoek bent naar specifieke termen die voorkomen in je bestanden.

Beveiliging

Zowel voldoen aan de privacy wetgeving als het beschermen tegen datalekken is erg belangrijk. Veel bedrijven hebben dit niet goed op orde. Als er klantgegevens uitlekken kan je enorme imago schade oplopen. 

Beveiliging van documenten is makkelijk te regelen met een document management systeem. Er kunnen verschillende autorisatieprofielen worden aangemaakt waardoor je precies kan bepalen welke mensen binnen jouw organisatie toegang hebben tot bepaalde documenten. Hierdoor kan gevoelige informatie in het DMS staan maar het is alleen zichtbaar voor bevoegden.

Om te voldoen aan de Europese privacy wet- en regelgeving, zoals de GDPR en AVG, moeten documenten opgeslagen staan op servers die zich bevinden binnen de Europese Unie. Check bij het kiezen van een DMS dus altijd even waar de servers staan.

Notificaties voor je contracten en digitaal ondertekenen

Contractbeheer is een expertise op zich. Er bestaan grote, dure contractbeheer systemen die je hier mee helpen. Deze systemen zijn nodig voor organisaties die veel met contracten werken, maar voor kleinere organisaties met minder contracten is een document management systeem een prima alternatief.

Een contract kun je opslaan in het DMS. Vervolgens kun je een notificatie instellen voor als het contract bijna afloopt. De contractbeheerder krijgt vervolgens een melding als het contract bijna afloopt. De contractbeheerder heeft dan de tijd om het contract bijvoorbeeld te verlengen of opnieuw te onderhandelen. 

Door de corona crisis zijn veel organisaties erachter gekomen dat thuiswerken prima werkt. Dat contracten fysiek ondertekend moeten worden past hier niet bij. Sommige document management systemen bieden de functie aan voor digitaal ondertekenen. Volledig volgens de strenge wetgeving waardoor het contract geldig is.

Overige functionaliteiten 

De functies die hierboven genoemd is de basis. Document management systemen hebben soms ook nog andere functies om het beheren gemakkelijker maken. Voorbeelden van deze functies zijn:

• Microsoft Office integratie: Documenten opslaan in het DMS direct vanuit MS Office apps. Bijvoorbeeld door een plug-in in Word, Excel en Powerpoint.
• Workflow: Werkprocessen worden versimpeld door eenvoudig taken uit te delen en notificaties toe te voegen.
• Integratie met andere systemen: Integratie met je huidige facturatie of CRM-systeem.

Voordelen van een document management systeem

De meest belangrijke voordelen die een document management systeem levert zijn:

• Snel alle documenten vinden die je nodig hebt
• Altijd de juiste versies van documenten
• Besparing op print en archiefkosten
• Minder risico op schade en verlies van documenten
• Goed beveiligde document opslag 
• Simpele integratie met andere systemen
• Werkprocessen managen
• Documenten zijn digitaal opgeslagen dus altijd bereikbaar

Implementatie van het document management systeem

Probleem vaststellen

De implementatie begint bij het in kaart brengen van je probleem. Pas als je probleem duidelijk is kun je namelijk de keuze maken. Een goede manier van je eisen, wensen en prioriteiten in kaart brengen is via de MoSKoW-methode:

M: Must Have: Behoeftes die op korte termijn moeten worden vervuld. Een systeem moet deze functies bevatten anders kun je er niets mee.

S: Should Have: Behoeftes die belangrijk zijn, maar niet noodzakelijk op dit moment. Deze kunnen net zo belangrijk zijn als Must Haves maar, ook makkelijk op een andere manier op te lossen zijn.

C: Could Have: Behoeftes die wenselijk zijn maar zeker niet noodzakelijk. In de nabije toekomst kunnen dit Should Haves worden maar op dit moment is het nog geen prioriteit.

W: Won’t have: Behoeftes of functies die op dit moment nog niet nodig zijn. Dit kan natuurlijk veranderen in de verre toekomst.

Bij het invullen van dit lijstje moet je de ‘wat-vraag’ stellen. Niet de hoe-vraag. Wat heb ik op dit moment echt nodig? Wat kan nog wel even wachten? Zo breng je het beste je behoeftes in kaart. De oplossing bedenken volgt pas een stap later.

Hoe kies je voor een document management systeem?

Zodra je weet wat je eisen en wensen zijn kun je op zoek gaan. Stel dat uit de MoSKoW-analyse komt dat je op zoek bent naar een systeem om je contracten te beheren, dan kun je beter op zoek gaan naar een contract management systeem. 

Als er uit de analyse uitkomt dat je een DMS nodig hebt, dan zijn er een aantal dingen waar je op moet letten:

Er bestaan grote document management systemen met enorm veel functionaliteiten die volledig gepersonaliseerd kunnen worden. Het efficiënt inrichten van grote document management systemen is lastig zelf te doen. Wij raden aan hier een consultant voor in te huren. Grote systemen zijn prijzig. Daarom zijn ze pas rendabel vanaf ongeveer 50 gebruikers. 

Het is voor kleinere organisaties dan beter om een kleiner systeem te kiezen met een eenvoudigere interface. Eenvoudigere systemen zijn een stuk minder prijzig. Je levert echter wel een stukje personalisatie in en soms een aantal functionaliteiten. Ondanks dit zijn deze systemen alsnog beter geschikt voor kleine organisaties.. 

Het is dus belangrijk om te onderzoeken welke DMS het best past bij de grootte van je bedrijf. Niet alleen voor nu, maar ook voor in de toekomst. Een document management systeem dat met je mee kan groeien zorgt voor zekerheid in de toekomst. Onderzoek dus of het systeem makkelijk is op te schalen.

Andere vragen die je jezelf moet stellen zijn:

• Hoe lang duurt het uitrollen van het systeem?
• Wat zijn de kosten?
• Hoe flexibel zijn veranderingen door te voeren?
• Doe je het beheer van het systeem zelf of huur je een consultant in?
• Wat moet er gebeuren als je wil afstappen van het DMS?

Uitrollen van een document management systeem

De keuze is gemaakt, gefeliciteerd! Het personaliseren en klaarmaken van het document management systeem kost wat tijd. Dit wordt vaak gedaan door de aanbieder van het systeem. Hoe lang dit duurt ligt meestal aan de grootte van het systeem. Over het algemeen duurt het een aantal dagen tot een paar maanden.

Maar nu moet het systeem nog worden uitgerold worden door de hele organisatie. Dit kan soms nog wat problemen met zich meebrengen. Niet iedereen pakt de verandering even snel op. De cultureshock moet je dus goed opvangen. Een document management systeem werkt namelijk alleen goed als iedereen er gebruik van maakt. Anders krijg je weer dezelfde problemen als voorheen.

Begin vooral niet te overhaast. Zoek eerst zelf goed uit hoe het systeem werkt. Zodra je helemaal door hebt hoe alle functies werken, geef dan een cursus aan je medewerkers die gebruik gaan maken van het systeem. Dit haalt verwarring weg en je medewerkers weten naar wie ze toe moeten voor vragen. 

Je kan bijvoorbeeld ook eerst 1 afdeling laten werken met het document management systeem. Zo kunnen mensen alvast ervaring op doen en heb jij goed voor je ogen waar de meeste mensen vastlopen, mochten ze het niet begrijpen. 

In het kort

Document management is dus iets dat al jaren bestaat. Sinds de opkomst van de computer is dit grotendeels gedigitaliseerd. De opkomst van document management systemen heeft het voor organisaties makkelijker gemaakt om documenten en bestanden op een gestructureerde manier op te slaan en snel terug te vinden. Bij het kiezen van een DMS moet je eerst goed in kaart brengen wat je behoeftes zijn. Vervolgens een keuze maken, let goed op de verschillen tussen de systemen. Vergeet bij het uitrollen niet om klein te beginnen en het op een rustige manier te doen zodat de overgang niet te gehaast gaat.

Over ons

CloudCompagnon is een document management systeem voor middelgrote organisaties tussen de 5 en 50 werknemers. CloudCompagnon helpt met het razend snel vinden van documenten, online samenwerken en nog veel meer van de functionaliteiten besproken in dit artikel. Wil je meer weten, vraag dan een online demo aan.