Contractbeheer: Zo raak je nooit meer een contract kwijt

Een contract niet kunnen vinden is irritant. Een contract te laat vinden is duur. Gemiste opzegtermijnen, automatische verlengingen of discussies over afspraken. Dat wil je simpelweg voorkomen. Maar niemand wordt blij van stapels contracten in mappen, mailboxen of netwerkschijven. Het kost tijd, zorgt voor fouten en vertraagt je processen. Grip op contractbeheer begint bij het digitaliseren van fysieke documenten

Waarom contracten digitaliseren geen luxe meer is

Contracten, verzekeringen en vergunningen horen niet meer op papier. Ze horen centraal, digitaal en direct vindbaar te zijn. Dan kun je:

contracten binnen seconden terugvinden
werken zonder losse versies of dubbele bestanden
eenvoudig delen met collega’s of externen
werken met altijd en overal toegang
efficiënter opereren met minder fouten in je processen

Maar digitaliseren is pas stap één. De echte winst zit in hoe je daarna met je contracten omgaat.

Van opslag naar actief contractbeheer

Zodra je contracten digitaal zijn, kun je ze slim beheren met documentmanagement software.

Met een DMS:

Stel je rechten in (bijvoorbeeld alleen HR of directie toegang)
Werk je altijd met de juiste versie
Zie je wie wat heeft aangepast
Automatiseer je belangrijke processen

Voor contractbeheer heb je vooral veel baat bij notificaties en signaleringen. Je krijgt dan automatisch een melding wanneer een contract afloopt, verlengd moet worden of kan worden opgezet. Geen verrassingen meer achteraf, maar juist controle vooraf.

Zonder structuur blijf je zoeken

Veel organisaties slaan hun contracten wel digitaal op, maar hebben daarbij geen duidelijke structuur. Het gevolg is dat ze alsnog moeten zoeken. Als ze al niet worden vergeten.

Werk je (nog) zonder DMS? Zorg dan in ieder geval voor:

vaste naamgeving
logische mappenstructuur
duidelijke afspraken binnen je team

Bijvoorbeeld:
[klant][type contract][datum]

En nog belangrijker: zorg dat iedereen zich eraan houdt. Gebruik een eigen documentetiquette. Eén typefout of verkeerde map en je bent het overzicht kwijt.

Download de whitepaper

'Contractbeheer in een DMS
Wat zijn de voordelen'

DOWNLOAD

Slimmer werken met metadata (in plaats van mappen)

Mappenstructuren hebben één groot nadeel. Je moet namelijk weten waar iets staat om bestanden terug te kunnen vinden. Metadata draait dat om.

In plaats van zoeken in mappen, filter je op kenmerken zoals:

klant
contracttype
einddatum
verantwoordelijke

Hierdoor vind je alles direct, zonder te klikken door eindeloze mappen.

Automatiseer je contractbeheer

Met een goed documentmanagementsysteem minimaliseer je handmatig werk en maak je de situatie makkelijker voor iedereen.

Contracten worden gekoppeld aan klanten of leveranciers
Metadata wordt gestructureerd vastgelegd
Versiebeheer voorkomt fouten
Alle relevante informatie staat bij elkaar

Zo heb je niet alleen het contract, maar ook contactmomenten, afspraken en gerelateerde documenten in één overzicht.

Van contractbeheer naar complete workflow

Contractbeheer stopt niet bij opslag. Je kunt het veel breder aanpakken én erop sturen. Voeg e-signing toe en maak het contractproces helemaal digitaal. Zo kun je contracten digitaal laten ondertekenen, meerdere ondertekenaars automatisch laten afhandelen en heb je altijd direct de definitieve versie beschikbaar. En, heel belangrijk: dit is inclusief rechtsgeldig certificaat (EU & US). Contractprocedures varen hier wel bij. Je hebt kortere doorlooptijden met minder fouten en altijd een compleet dossier.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het proces van het opslaan, beheren, bewaken en optimaliseren van contracten binnen een organisatie. Goed contractbeheer zorgt ervoor dat je deadlines niet mist, altijd met de juiste versie werkt, risico’s beperkt en tegelijkertijd processen versnelt.