Het belang van goed versiebeheer

Wanneer er wordt samengewerkt, gaat een document al snel over meerdere schijven. Rapporten en offertes zijn bijvoorbeeld zelden een one man job. Sterker nog, vaak begint één medewerker het document te schrijven en wordt het op basis van voortschrijdend inzicht aangepast én gedeeld. Verschillende versies van hetzelfde document is dan al snel het gevolg. En in die rondzwervende varianten schuilt een risico.

Achtergrond automatisch versiebeheer

Want welke versie is nu goedgekeurd en definitief? Het is moeilijk om op basis van een op zichzelf staand document te beoordelen wat de lifecycle van het document is geweest. Alleen al daarom is het belangrijk om versiebeheer goed in te richten. Daarnaast wil je foutgevoeligheid niet in de hand werken. Vanuit de gedachte: mensen maken fouten en computers niet, kun je versiebeheer daarom het beste automatiseren in het documentmanagementsysteem. Automatisch versiebeheer draait om meer dan bij elke aanpassing een snapshot maken, zoals Google en Microsoft dat doen. Het maakt alle concepten en definitieve versies inzichtelijk. Een ander belangrijk onderdeel in versiebeheer is de autorisatie van medewerkers om aan documenten mee te werken of om concepten en/of definitieve versies überhaupt te kunnen bekijken. Zo krijg je inzicht in de stroom van informatie en de mensen die daaraan meewerken.

Voordelen versiebeheer documenten

Goed versiebeheer begint bij het documentmanagementsysteem. Als hierin een weloverwogen keuze is gemaakt, vervalt de noodzaak om versies van documenten stuk voor stuk op te slaan. Het versiebeheer van documenten heeft nog meer voordelen:

• De meest recente versie is altijd snel gevonden
• Je hoeft geen Word-documenten met elkaar te vergelijken
• Concepten en definitieve versies worden automatisch opgeslagen
• Je kunt oudere versies van hetzelfde document nog bekijken
• Versienummers hoeven niet handmatig te worden toegekend, maar worden automatisch opgehoogd
• Er is minder opslagruimte nodig, er zijn geen lokaal opgeslagen kopieën van documenten
• Een ingewikkelde documentstructuur is verleden tijd
• Je kunt efficiënter samenwerken aan gedeelde documenten 

Direct naar de meest recente versie

Het documentmanagementsysteem CloudCompagnon zorgt ervoor dat je de juiste versie snel terugvindt en kunt delen. Dit maakt samenwerken aan documenten een stuk eenvoudiger. Met slimme links of een QR-code in je mail krijg je direct toegang tot het document waar je collega naar verwijst. Er is geen sprake van ingewikkelde codes of moeilijke doorverwijzingen; daarin kun je dus geen fouten maken! Het is echt een kwestie van click & play. Ook in andere publicaties kun je direct refereren naar de meest recente versie, ongeacht of dit een concept of definitief document is. Om een document aan te kunnen passen, moet je hem eerst uitchecken. Zo weet je zeker dat geen van je collega’s op precies datzelfde moment in hetzelfde document werkt. Ben je klaar met de bewerking van het document? Check hem dan weer in, zodat de meest recente versie beschikbaar komt voor iedereen die toegang heeft gekregen tot het document.