Dossierbeheer tip van de maand: Dossiers? Gebruik ze!
De drie o’s van dossierbeheer: Orde, organisatie en optimalisatie
Dossierbeheer, het lijkt zo makkelijk, maar sinds we de archiefkast met ordners de deur uit hebben gezet, dwarrelen er steeds meer dakloze bestanden in de cloud. Ze horen ergens bij, maar wáár bij? Met dossiers breng je orde aan in de chaos. Zelfs als je geen gebruik maakt van mappen, want dát is natuurlijk de kunst van werken met een DMS. Hoe je dat dan doet? Het sleutelwoord: metadata.
Hoe gebruik je metadata voor ‘virtuele’ dossiers?
Stel je voor: je werkt in de zorg en wilt dossiers voor je patiënten bijhouden. Dan zorgt het patiëntennummer of het relatienummer van de patiënt in een goed DMS eigenlijk al voor automatische virtuele dossiervorming. Alle files die je opslaat, maar ook mails en andere correspondentie, kun je dan voorzien van deze tag. Als je dan zoekt op dat nummer, dan heb je in één keer alle documentatie, oftewel het héle dossier voor je neus. Zo werkt dossierbeheer voor je patiënten.
Datzelfde geldt natuurlijk voor alle files die horen bij project X, alle documenten die horen bij contract A of alle bestanden die horen bij de verkoop van woning Y. Met metadata breng je eigenlijk onzichtbare orde aan, die pas zichtbaar wordt wanneer je zoekt op de specifieke tag.
Maar er zijn ook ‘echte’ dossiers voor dossierbeheer. Waar gebruik je die dan voor?
Dossierbeheer met dossiers in CloudCompagnon kun je het beste vergelijken met een paperclip. Je kunt een setje van documenten en bestanden die al in het systeem staan, koppelen in een dossier voor een bepaald doel. Het doel kan zijn het afhandelen van een project, case of klacht.
Dus documenten die met hun metadata horen bij relatie A en relatie B kun je bij elkaar koppelen in één dossier.
Een voorbeeld:
Voor een project heb je te maken met een opdrachtgever en verschillende leveranciers. Voor deze 3 relaties zijn documenten in het systeem aanwezig. Deze zijn via de metadata al zichtbaar als virtueel dossier voor elke relatie. Voor het project is het handig dat je het projectplan - dat al zichtbaar is onder de opdrachtgever - de offerte van leverancier 1 en de offerte en specificaties van leverancier 2 bij elkaar hebt. En dat je voortgang en aantekeningen kunt bijhouden over het gehele project. Hier zet je de dossierfunctie voor in. Zo zorgt dossierbeheer voor overzicht.
Een ander voorbeeld:
Je wilt actief je contracten beheren. Je kunt de dossierfunctie nu inzetten om de verschillende documenten die het contract maken bij elkaar te koppelen in het contractdossier. Denk hierbij aan voorwaarden, een mantelcontract dat voor meerdere relaties geldt en daarbij een addendum.
Dit setje van documenten vormt samen het contract en contractdossier. Door de dossierfunctionaliteit hoef je voorwaarden en een mantelcontract maar één keer in het systeem te zetten en kun je deze in meerdere dossiers koppelen.
Altijd de laatste versie met dossierbeheer
Het voordeel van één document dat gekoppeld is aan meerdere dossiers is dat je altijd en overal de laatste versie voor je hebt, bijvoorbeeld met dossierbeheer in de zorg. Als er iets geüpdatet moet worden waardoor een nieuwe versie ontstaat, dan zie je die nieuwe versie overal terug. Je past het één keer aan en in ieder dossier dat je naar boven haalt, is de informatie correct. Zo voorkom je heel veel fouten en onduidelijkheid.
Ook taken en notificaties
Naast documenten en andere bestanden, kun je collega’s, taken en notificaties koppelen aan het dossier. Zo is de casemanager altijd op de hoogte, weet je zeker dat acties op tijd worden genomen en kan niemand zeggen dat hij niet wist dat iets gedaan moest worden. Alle relevante betrokkenen krijgen immers de notificaties door. Zo zorgt dossierbeheer voor orde binnen de organisatie. En daar profiteert iedereen van!
Wil je ook profiteren van de drie O’s van dossierbeheer? Heb je nog papieren archiefmappen? Is het tijd voor een stap vooruit in je organisatie? Plan een vrijblijvende demo. Laten wij je zien wat CloudCompagnon voor jouw organisatie kan betekenen!
