Elektronisch Client Dossier software: heb je dat nodig?

Met elektronisch client dossier software (ECD) maak je de client administratie overzichtelijk en eenvoudig voor jezelf, maar ook voor zorgcollega’s. In het systeem staat alle informatie over de cliënt, maar vind je ook behandel- en begeleidingsplannen en eventuele medicatieoverzichten. ECD’s worden veel gebruikt in de ouderenzorg, thuiszorg en gehandicaptenzorg. Het ECD is een zusje van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), wat gebruikt wordt door huisartsen en ziekenhuizen. 

Is specialistische Elektronisch Client Dossier software echt nodig? 

Er zijn verschillende vormen van ECD’s en het systeem dat je nodig hebt is afhankelijk van de zorg die je levert. Wanneer er sprake is van ziekte en verschillende artsen betrokken zijn, dan heb je meer een EPD-systeem nodig, waarin je ook gezondheidswaarden kunt vastleggen, zoals bloeddruk- en hartslagmetingen. In veel (semi)zorgtoepassingen is niet nodig is om gezondheidswaarden vast te leggen. Een document managementsysteem (DMS) is dan ook een prima oplossing. Hierin sla je centraal alle gegevens van de cliënt op, zoals belangrijke documenten, aantekeningen en contactpersonen. Je kunt hierin ook anderen toegang geven en met hen samenwerken in de documenten. 

ECD voor zorg zonder ziekte

Een DMS als Elektronisch Client Dossier software is dus zeer geschikt voor zorgvormen waarbij geen sprake is van ziekte, zoals:

• Pleegzorg
• Dagbesteding
• Begeleid wonen

Zeker wanneer je werkt in een kleinere zorgorganisatie met 5 tot 15 medewerkers, is een DMS als CloudCompagnon een prima én betaalbare uitkomst. 

Wanneer je zorgorganisatie groter is, met meer dan 20 medewerkers, worden meer eisen gesteld aan de Elektronisch Client Dossier software. In dat geval doe je er goed aan een zorg consultancybureau in te schakelen. Zij helpen bij het opstellen van een een Request For Information. Hierin formuleer je de specifieke eisen en wensen om zo de juiste software aanbieder te vinden. Ook in dit geval kan een DMS nog steeds heel nuttig zijn, als basis voor de overige administratie en documentatie in de organisatie. 

Waarom een DMS als Elektronisch Client Dossier software? 

Nou, dat is helemaal niet zo gek als het misschien lijkt. Vér voordat termen als elektronisch cliënten dossier, elektronisch patiënten dossier en digitaal zorgdossier werden gebruikt, werden DMS’en al gebruikt voor het aanleggen van digitale dossiers in verschillende branches. Hierbij werd al rekening gehouden met gevoelige informatie en privacywetgeving. Denk maar aan het afschermen van medische gegevens in het digitaal polisdossier van een verzekeraar. Ook zorgt een DMS voor de juiste informatie bij kwaliteitsvraagstukken. Niet voor niets wordt in diverse ziekenhuizen een DMS gebruikt om bijvoorbeeld met een QR-code sticker op de nierdialysemachine de laatst goedgekeurde versie van het schoonmaakprotocol op te vragen. Daar wil je namelijk geen fouten maken!

Een document management systeem als basis

Veel geavanceerde digitale dossier oplossingen, ook elektronisch client dossier software, zijn gebouwd op een document management systeem. Voor ons is dat dus eigenlijk nieuwe wijn in oude zakken. Ook de zorggespecialiseerde ECD oplossingen in de vorm van web-apps zijn gebaseerd op informatie- en documentbeheer. Een DMS, zoals CloudCompagnon kan deze dingen ook en op een aantal vlakken zelfs beter. Zo kun je de autorisaties zelfs op veldniveau instellen, om te voorkomen dat doorsnee gebruikers bepaalde velden met gevoelige informatie te zijn krijgen. Andere gebruikers kunnen zo alleen deze specifieke informatie inzien. Ook kun je instellen dat bepaalde gebruikersgroepen alleen definitieve versies van documenten kunnen zien. Onderhanden concepten zijn dan alleen zichtbaar voor degenen die eraan moeten werken. Documenten kun je het stempel ‘vertrouwelijk’ geven, waardoor ze alleen zichtbaar zijn voor degenen die hier rechten voor hebben. Zo beschermt een DMS als elektronisch client dossier software privacygevoelige gegevens van cliënten. 

Andere waardevolle functies binnen het DMS

Een ander voordeel van een document managementsysteem is dat er standaard functionaliteiten in zitten voor contractbeheer en e-signing. Met deze laatste functie kun je documenten digitaal juridisch geldig laten ondertekenen. Naast de noodzaak van je cliëntadministratie, kun je hierdoor ook belangrijke documenten voor je eigen bedrijfsvoering organiseren in het DMS. En doordat je in CloudCompagnon zelfs tot op woordniveau kunt zoeken naar bestanden, ben je nooit meer een document of bonnetje kwijt. De handige notificatiefuncties en takenlijsten helpen je het werk te structureren en het samenwerken met collega’s te organiseren. Daarnaast zorgen ze er ook voor dat je nooit meer een contract of kwaliteitsdocument vergeet te controleren. De gemiddelde elektronisch client dossier software, zal je hier niet bij ondersteunen.

Samengevat: in veel gevallen volstaat een goed ingericht document management systeem prima als ECD oplossing. De kosten zijn in het geval van CloudCompagnon vaak gelijk of lager, maar je heb een oplossing die jouw organisatie op een breder vlak kan ondersteunen. Benieuwd hoe CloudCompagnon voor jou organisatie kan werken? Plan vandaag nog je online demo in.