Documenten delen met gast- of raadpleeggebruikers, veilig en slim

Het versturen van documenten en bestanden via e-mail is niet de meest veilige manier om informatie te delen. Sterker nog in veel gevallen is dit een compliance issue. Het veilig delen van documenten, bestanden en dossiers is daarom een belangrijke functie van ons document management platform. In dit blog vertel ik je meer over onze mogelijkheden om veilig informatie te delen met behulp van CloudCompagnon.

De nadelen van delen van een document via e-mail

De halve wereld doet het nog dagelijks: Een document, spreadsheet of presentatie als bijlage toevoegen in een e-mail om zo deze informatie te delen met de ontvangende partij. Zonder versleuteling is dat de meest onveilige manier van delen van gevoelige documenten en bestanden.

E-mails kunnen gemakkelijk onderschept worden en de bestanden die zijn bijgevoegd kunnen virussen bevatten.

Een ander groot nadeel is dat een kopie van de bestanden daadwerkelijk ‘over het lijntje’ aan de andere kant terecht komt. Hierdoor zijn er bij één keer doorsturen al 2 lokale versies van het document. Dit groeit naarmate het document aan meerdere personen wordt verspreid en de bijlagen uit de mailbox ook nog eens worden opgeslagen door de ontvanger. 

Naast dat je compleet de controle verliest over versiebeheer zorgt het ook voor onnodige groei in opslag.

Het delen van een document via een link in Office365 is daarmee al een veel beter alternatief. Binnen CloudCompagnon gaan we nog een stapje verder door deze link slim te maken.

Delen met een slimme link of QR-code

• Bij het delen van een documenten of bestanden in CloudCompagnon heb je een aantal opties. 
• De eerste optie is het delen van documenten met een persoon buiten jouw organisatie door middel van een link. Er zijn een aantal voordelen van een link ten opzichte van een document als bijlage versturen via e-mail:
• Je kunt instellen hoe lang de link geldig moet blijven, waardoor het risico dat het bestand in de verkeerde handen valt een stuk kleiner is dan als je het document zou versturen via een bijlage in de e-mail. 
• Je kan instellen in welke bestandvorm het document moet zijn, het originele bestand of bijvoorbeeld een pdf. 
• Met de slimme link kun je instellen welke versie de ontvanger te zien krijgt als hij op de link klikt. Met deze functie kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de ontvanger altijd de meest recente definitieve versie te zien krijgt, zonder dat je telkens nieuwe links moet sturen. Door de versiebeheer mogelijkheden van CloudCompagnon wordt er onderscheidt gemaakt tussen conceptversies en definitieve versies. Zo kunnen jouw medewerkers rustig werken aan een nieuwere versie en ziet de ontvanger van de link de nieuwe versie pas zodra die helemaal definitief is. Dit is gebruiksvriendelijk en fouten met versiebeheer worden geminimaliseerd.
• Via 1 link kun je toegang geven tot een volledig dossier.
• Er kan met CloudCompagnon een QR-code worden gegenereerd waardoor je bijvoorbeeld naast de brandblusser een QR code ophangt die je automatisch brengt naar de laatste keuringsdocumenten of instructievideo.

Documenten delen met een raadpleeggebruiker

Optie twee is de ontvanger toegang geven tot CloudCompagnon. Je kunt een raadpleeggebruiker aanmaken die minder rechten heeft dan normale gebruikers. Als je een klant van bijvoorbeeld een groot bouwproject toegang wil geven tot de vergunningen, keuringscertificaten of andere documentatie is dit een goede oplossing. De klant kan inloggen in het systeem en alles inzien binnen zijn autorisatieprofiel. Overige documenten en bestanden, van bijvoorbeeld andere klanten, zijn uiteraard afgeschermd. Hierdoor creëer je als het ware een portaal voor je klant

CloudCompagnon is dus een van de tools waarmee je veiliger documenten kunt delen dan met e-mail. Als je toch e-mail wilt gebruiken verstuur de documenten dan als een ZIP-file met een wachtwoord erop. Stuur het wachtwoord via een ander kanaal. Het kost iets meer moeite maar is wel veiliger.

Wil je meer weten over de functies van CloudCompagnon? Download dan de brochure of vraag een gratis online demo aan.