Digitaal dossierbeheer in 4 stappen
Digitaal dossierbeheer is niet van de ene op de andere dag perfect ingericht. Zeker niet als fysieke documenten jouw startpunt zijn. Er zijn gaandeweg verschillende keuzes die je moet maken om het zo goed mogelijk in te richten. Ook is het belangrijk om vanaf de eerste stap na te denken hoe het digitaal dossierbeheer er in de toekomst uit moet komen te zien. Alleen dan kun je zorgen dat je er de vruchten van plukt. In dit blog bespreken we de vier stappen die moeten worden doorlopen en beantwoorden we 2 vragen: Wat is een dossier? en wat is metadata eigenlijk?
Digitaal dossierbeheer: Wat is een dossier?
Vanuit het oogpunt van bedrijfsprocessen en documentbeheer, zien we een dossier als een set van documenten, bestanden en andere informatie, die bij elkaar horen vanuit een bepaalde context, gedurende een bepaalde periode binnen een bedrijfsproces. Het digitaal beheren van dossiers betekent dat we informatie over het dossier bijhouden zoals bijvoorbeeld status en voortgang op taken.
Stap 1: inventariseren
Zoals met alles wat je wilt digitaliseren, is het nodig om eerst inzichtelijk te maken met welke documenten je te maken hebt. Het kan gaan om fysieke en digitale documenten die je wilt samenbrengen om je dossierbeheer volledig te maken. In de eerste stap inventariseer je:
- Fysieke en digitale documenten: om welke documenten gaat het? Welke zijn er al en welke wil je graag digitaal beschikbaar maken?
- Autorisatie: wie mag welke documenten inzien? En wie heeft toestemming om welke documenten aan te passen?
- Metadata: hoe wil je documenten terugvinden, hoe wil je documenten onderling verbinden? En welke gegevens wil je over het dossier vastleggen?
Wat is metadata eigenlijk?
Metadata is informatie over data: het zijn kenmerken die zekere gegevens omschrijven. Wat is metadata van een document dan? Dit komt bijvoorbeeld neer op de auteur, titel van het document, versie, factuurnummer, relatienummer of naam van de klant. Voor een dossier zijn dit bijvoorbeeld: klantnaam, dossiernummer, projectfase of personeelsnummer. Door metadata te koppelen aan items zoals een dossier of document, worden deze eenvoudiger gevonden. Er wordt ook wel eens gesproken over informatievelden, zoekvelden of zoeksleutels. Door te zoeken op combinaties van deze velden kun je sneller zaken vinden.
Bijvoorbeeld: "Doe mij alle documenten en bestanden van klantnaam A en waarbij de titel Project Spaceshuttle is met datum april 2017."
Stap 2: centraliseren
Na de inventarisatie is de tweede stap het centraliseren van alle documenten ten bate van het dossierbeheer. Het document management systeem (dms) is het centrale punt; hierin zijn alle documenten terug te vinden. Een web-based dms zorgt ervoor dat informatie altijd en overal voor iedereen met de juiste autorisatie toegankelijk is. Het centraliseren van informatie heeft wel een valkuil: als iedereen bij documenten kan komen, dan kunnen ook meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document werken. Versiebeheer is daarom onmisbaar om verschillende versies van hetzelfde document te voorkomen. Zo ontstaat er één manier van werken, die ook echt voor iedereen werkbaar is. Versiebeheer zorgt er ook voor dat documenten die in een dossier horen altijd up-to-date zijn.
Stap 3: integreren
Om het voor iedereen makkelijk te maken, kun je het document management systeem (dms) het beste koppelen met andere systemen waarmee wordt gewerkt. Denk aan een Office-integratie, zodat je alle bestandstypes direct kunt opslaan in het dms. Daar wordt informatie in opgeslagen en daar wordt informatie ook weer uit opgehaald. Extra handig: je kunt zo eenvoudig automatisch versiebeheer laten toepassen vanuit MS Office.
Stap 4: optimaliseren
Zodra je de eerste drie stappen hebt doorlopen, heb je een goede basis van het document management systeem (dms) staan voor digitaal dossierbeheer. Ervaring doet vervolgens leren; door met het dms te werken, constateer je vanzelf wat er nóg beter kan. Een paar tips die wij jou alvast kunnen geven:
- Deel slimme links in plaats van bijlages met anderen die een document ophalen uit het dms;
- Creëer de mogelijkheid voor digitale aanlevering van informatie. Bijvoorbeeld door een formulier op de website of het intranet te plaatsen en te koppelen aan het dms;
- Pas taken en notificaties toe om documentstromen te optimaliseren en werk op het digitaal dossier inzichtelijk te maken en houden;
- Evalueer regelmatig het dossierbeheer met gebruikers van het dms. Waar lopen zij tegenaan? Wat zou beter kunnen? En wat betekent dat voor de toepassing?
Let op: in de praktijk kun je stap 3 en 4 ook omdraaien, als dit beter werkt voor jouw project!
Doorontwikkeling digitaal dossierbeheer
Met een goed ingericht dossierbeheer heb je de basis gelegd voor doorontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan digitaal contractbeheer en e-signing. Als je de optie aanbiedt om documenten digitaal te laten ondertekenen, kun je werkprocessen nog efficiënter inrichten en bouwen aan een vollediger digitaal dossier, bijvoorbeeld een verkoopdossier. CloudCompagnon biedt al deze mogelijkheden. Met het dossierbeheer van CloudCompagnon kun je onder andere:
- Documenten koppelen waardoor je deze maar één keer hoeft op te slaan, ook al komen ze in meerdere dossiers voor;
- Voortgang bijhouden met de notitiefunctie;
- Status bijhouden (zoals lopend of gesloten);
- Verschillende type dossiers creëren, zoals projectdossiers, zaakdossiers en meer;
- Een dossier delen via een slimme link of QR-code.
