User Experience: Autobedrijf Van den Udenhout
‘Iedereen kan met CloudCompagnon werken’
Autobedrijf Van den Udenhout wilde een professionaliseringsslag maken in contractmanagement. Bij de zoektocht naar een partij die daarin kon voorzien, werden ze overspoeld door ingewikkelde en dure pakketten. Tot ze terecht kwamen bij CloudCompagnon. Het gebruiksgemak en het hoge serviceniveau maakt hen nog iedere dag blij.
Enzo Verhulst, Manager Facilities voor 15 vestigingen: ‘Voor het contractbeheer werkten we met een Exceldocumentje. Dat kon echt niet meer. We wisten niet waar betalingen heen gingen, waarvoor ze waren en wie de contactpersoon was. Soms werd hierdoor een opdracht verstrekt aan een verkeerde partij, omdat niemand er zicht op had. Toen wilden we graag een contractmanagementsysteem gaan gebruiken. Onze 3e-jaars student HBO Bedrijfskunde kreeg de opdracht het contractmanagement efficiënt in te richten. We spraken meerdere partijen, vaak met heel ingewikkelde pakketten. Driekwart zouden we niet eens gebruiken, maar als we dat niet wilden bracht dat extra kosten met zich mee. En we zochten meer persoonlijk contact. Bij CloudCompagnon is Dennis de directeur-eigenaar, zelf onderdeel van het team, én onze contactpersoon. Het eerste contact en de demo waren goed. We hadden meteen wat dingen die we anders wilden, maar dat kon allemaal. We konden goed samen sparren en hebben nog steeds een goede samenwerking.’
Intuïtief gebruiken
‘Tijdens de demo dachten we: ‘het is bijna Apple-achtig hoe intuïtief het systeem is. Voor veel facility programma’s heb je bijna een aparte studie nodig. CloudCompagnon is heel makkelijk te gebruiken door iedereen. We werken er nu met vijf mensen tegelijk in en zijn er echt heel blij mee. Sterker nog, de ICT-afdeling overweegt nu ook het systeem te gaan gebruiken. We gebruiken het systeem inmiddels niet meer alleen voor contracten, maar ook voor keuringsrapporten en plattegronden. Een soort verzamelbak, maar dan wel één waarin je alles kunt terugvinden. We kregen wel van tevoren tips hoe we dingen kunnen opslaan, maar we hebben uiteindelijk zelf de omgeving gecreëerd met een uniforme manier waarop we alles wegzetten en opslaan. Dat was best interessant, want er waren nog contracten waar bedragen in guldens op stonden. Dat gaf ook meteen aan vanwaar we moesten komen met dat soort zaken.’
Inzicht en overzicht‘
CloudCompagnon geeft heel veel inzicht en overzicht. Als ik glasbewassing intik, kan ik meteen zien wie dat doet in welke vestiging, wanneer ze zijn geweest en wat de afspraken zijn. Zo kan ik veel makkelijker sturen, ook richting de vestigingen. Dat ging hiervoor echt wel anders. En iedereen kan makkelijk met het systeem werken. Normaal maak ik altijd een instructieboek, zodat mensen ook kunnen doorwerken zonder mij, maar bij CloudCompagnon is dat er al. Sinds kort heb ik een nieuwe stagiaire, die meteen met het systeem aan de slag kan en daardoor meteen van toegevoegde waarde kan zijn voor ons bedrijf.’
Persoonlijke service
‘Wat ik het meest prettig vindt aan CloudCompagnon is het persoonlijk contact met Dennis. Hij reageert altijd, ongeacht waar hij is. En de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Het is bijna moeilijk om iets te verpesten. En als er iets is wat we anders willen, dan is dat bijna altijd mogelijk. Je wordt echt serieus genomen, ook onze stagiaires. Van het bespreken van ideeën tot het laten wijzigen van invulschema’s. Dennis was zowel per mail, Teams als met een appje altijd te bereiken. Binnenkort komt daar hopelijk ook nog projectmanagement bij. Dat is ideaal bij bijvoorbeeld verbouwingen. Dan werken meerdere partijen samen en het is fijn als je dan notities en budgetoverzichten overzichtelijk hebt én ze makkelijk kunt delen. Dat is precies de uitbreiding die wij nog nodig hebben. Dan weet je meteen wat je voor welke vestiging nodig hebt en wie erbij betrokken is. Zo hebben we een grote stap vooruit kunnen maken in ons contractmanagement, maar ook in onze hele bedrijfsvoering. Daar hebben we iedere dag plezier van.’
