7 factoren om te overwegen bij het selecteren van een DMS voor een kleinere organisatie

Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online cloudstorage doet. In deze blog helpen we je op weg om het juiste DMS voor jouw kleinere organisatie te selecteren.

Bij het selecteren van een passend DMS voor een kleinere organisatie of een non-profit organisatie, denk je natuurlijk gelijk aan het kostenaspect. Veel grote spelers vallen al af door prijzige licenties of langdurige consultancy trajecten. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook steeds meer betaalbare opties. Toch kan het voelen alsof je verplicht met je partner mee moet op schoenenjacht, waarbij de hoeveelheid aan keuze er voor zorgt dat je het overzicht snel verliest en het een tergend en lang proces wordt. Dit zijn de 7 factoren die jou helpen bij een efficiënte zoektocht.

1. Functies en features van een dms

Zorg dat je helder hebt wat je pakket van eisen is. Vind je het lastig om dit goed op papier te krijgen? Denk dan eens na over het volgende: Waarbij kan een DMS jouw organisatie helpen? Nog scherper gezet: Welk probleem moet het voor je oplossen? Mocht je toch eens willen sparren neem gerust even vrijblijvend contact met me op.

Nu wel helder hebben wat we zoeken, kunnen we gaan kijken naar de functies en features van de verschillende DMS oplossingen. Voorbeelden van functies die je kunnen helpen om je probleem op te lossen zijn bijvoorbeeld:

• Versiebeheer van documenten en bestanden
• Ms Office integratie
• Workflows en taken
• Notificatie
• E-signing
• Full-tekst zoeken
• Contractbeheer
• Document Collaboratie (online samenwerken aan documenten)

2. Kosten van een DMS

Afhankelijk van de leverancier, de gekozen oplossing (gehost of op lokale server) en de mogelijkheden van het pakket, lopen de kosten nogal uiteen. Je kunt werken met gratis oplossingen maar ook duizenden euro’s aan licenties per maand betalen. De kosten van een DMS kun je grofweg opdelen in 2 delen.

Initiële of eenmalige kosten

Dit zijn kosten die je betaalt aan het inrichten en installeren van de DMS oplossing. Of aan een uitbreiding van je bestaande oplossing en inrichting. Denk ook aan opleiding van je medewerkers en eventuele aanschaf van hardware (server, scanner, grotere beeldschermen etc.) Ook het afkopen van licenties kan hier onder vallen. Het inlezen van bestaande data en/of digitaliseren van fysieke archieven is ook een initiële kostenpost.

Doorlopende kosten

Naast de eenmalige kosten, heb je doorlopende kosten. Denk aan een maandelijks abonnement voor het gebruik van de software (vaak bij een gehoste optie) of jaarlijks terugkerende onderhoudskosten (vaak bij kopen van de software en licenties).

Kies je voor een gehoste optie, dan moet je ook rekening houden met een maandelijks bedrag voor de hosting. Dit kan in de abonnementskosten van het DMS zijn opgenomen, maar ook los worden berekend. Ook kan het zijn dat je apart voor de storage (opslagruimte voor je documenten) moet betalen.

Als laatste is het slim om te kijken of er kosten zijn voor een SLA (Service Level Agreement). Met andere woorden moet je betalen voor service en gebruik maken van de helpdesk.

3. De toegankelijkheid van een DMS

De mate van toegankelijkheid is afhankelijk van de oplossing ook weer anders. Cloud-based oplossingen zijn vaak standaard overal te benaderen en maakt gezamenlijk werken aan documenten en bestanden, vanaf een flexibele plek gemakkelijk. On-premise oplossingen zijn wat meer gesloten, maar kunnen ook remote benadert worden indien dit zo wordt ingesteld. Soms wordt dit echter bewust gesloten gehouden in extreme gevallen van beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan de overheid of documenten die extreem gevoelige/vertrouwlijke informatie bevatten.

Het nadeel van on-premises oplossingen is dat je meer moet regelen voor back-up en uitwijk bij calamiteiten. Bij een cloud-based oplossing is dit eenvoudiger en vaak zelfs al geregeld door de leverancier.

Naast toegankelijkheid van het systeem zelf, moet je ook nadenken over verschillende autorisatieniveaus binnen het DMS. Moet een Finance en HR afdeling bijvoorbeeld worden afgeschermd. Zijn er medische persoonsgegevens die een extra autorisatie vereisen. De meeste DMS oplossingen hebben dit wel goed geregeld. Dit is juist een van de krachtige functies van een DMS.

4. Flexibiliteit van een DMS bij groei van je organisatie

In welke mate groeit de oplossing gemakkelijk met je mee? Uiteindelijk groeit elke organisatie en wil je dat je DMS met je mee groeit. Groei zit hem niet alleen in het schaalbaar zijn van aantal gebruikers en opslagvolume. Het is belangrijk om ook te kijken naar de ontwikkeling van je werkprocessen.

Naar mate een organisatie groeit, veranderen processen. Hoe makkelijk is het om de workflows en andere inrichtingsitems hier op aan te passen? Met name workflow is een mooi voorbeeld. Waar 5 jaar geleden de compleet vastgelegde workflow het neusje van de zalm was, zie je nu dat steeds meer organisaties juist agile willen werken. Pakketten met de ouderwetse workflows, die door consultants in elkaar moeten worden geklikt, maken plaats voor pakketten met meer taakgericht werken. Daarmee kun je veel flexibeler meer agile – werk processen ondersteunen. Je hebt geen dure consultant meer nodig, of lange doorlooptijd, om een bestaande workflow aan te passen naar een nieuwe werkwijze.

5. Service en support

Hij is al eerder genoemd bij groei. Bepaal de level van support die je nodig acht bij jou organisatie. Plan je een wat meer complexere DMS toepassing, dan wil je ook meer support en training van je leverancier. Zo zorg je er voor dat je het maximale uit he DMS haalt en dat medewerkers daardoor ook optimaal van het DMS gebruik maken.

6. Compliance, Security en certificering

Een DMS kan uitkomst bieden wanneer je aan bepaalde regels moet voldoen op het gebied van security, compliance of vanuit een certificeringstraject zoals bijvoorbeeld ISO9001.

Vaak is het noodzakelijk om aangepaste toegang op bepaalde documenten in te regelen. Voor een DMS is dit een koud kunstje terwijl dit met een standaard mappenstructuur op een fileshare een complexe aangelegenheid wordt. Zo kun je met een DMS bepalen wie een document mag inzien, welke versies hij/zij mag inziet, wie mag wijzigen etc. Een audittrail houdt voor je bij wat de historie is van al deze acties op een document. Kijk dus wat je behoefte is binnen de organisatie en neem dit mee in je pakketkeuze.

7. Efficiënter werken met een DMS

Het is belangrijk om in je achterhoofd te houden dat een DMS vooral voor je moet werken. Een goed DMS kost aan de voorkant wat meer werk – Je moet wat extra handelingen doen om een document of bestand goed op te slaan met de juiste gegeven – maar levert je aan de achterkant, later in het proces veel voordeel op. Je kunt namelijk alles veel sneller vinden. 

Een goed DMS kan je helpen bij het stroomlijnen en uniformeren van werkwijzen, brengt meer focus aan bij de medewerkers en laat de medewerkers doen waar ze goed in zijn. Dat noemen wij: documentbeheer dat vóór je werkt.