Informatiestromen in kaart brengen met een DMS
We leven in een tijdperk waarin het draait om informatie. Het huidige digitale tijdperk wordt gekenmerkt door een economie die draait op informatie en met name informatietechnologie. Het opslaan - en later delen - van informatie in digitale vorm is hier de belangrijkste ontwikkeling geweest. Stel je voor dat deze revolutie niet plaats had gevonden. De mensheid zou een stuk minder klaar hebben gekregen in deze tijd, dat is zeker. De technologie die in sneltreinvaart door ontwikkelt, is een schoolvoorbeeld voor de behoefte aan informatie en het steeds efficiënter willen werken.
Hoe zouden we 20 jaar geleden een COVID periode zijn doorgekomen zijn zonder al deze moderne technologie?
Efficiëntie en kwaliteit
Het realiseren van efficiëntie is niet altijd makkelijk. Kwaliteit heeft in eerste instantie de voorkeur als we het hebben over bedrijfsprocessen. Een focus op efficiëntie hoeft echter niet ten koste te gaan van kwaliteit, hoewel dit wel vaak gedacht wordt. Met name als we rekening houden met het feit dat de hoeveelheid informatie alleen maar toeneemt. Bedrijven draaien tegenwoordig op puur op informatie. Deze informatie wordt verkregen, gecreëerd en gebruikt op diverse manieren. Dit resulteert in verschillende informatiestromen. Het structureren en beheren van deze informatie is niet makkelijk. Met name het efficiënt gebruiken van alle beschikbare informatie levert blijkt voor veel organisaties een uitdaging. Informatiestromen in kaart brengen is daarom een cruciale stap voor een bedrijf op weg naar efficiënter werken.
Informatiestromen in kaart brengen en digitaliseren
Niet alle bedrijfsleiders staan hier echter bij stil. Het belang van een goede verwerking van informatie wordt vaak pas erkent wanneer je tegen de lamp aan loopt. Denk bijvoorbeeld aan het bewaken van gevoelige informatie, het registreren van de verschillende in- en uitgaande stromen, het archiveren van belangrijke juridische- en kwaliteitsstukken en uiteindelijk bewijsvoering richting toezichthouders. Informatiestromen in kaart brengen en deze vervolgens structureren brengt niet alleen rust en veiligheid, maar waarborgt ook kwaliteit en efficiëntie.
Informatiestromen in kaart brengen met een DMS
Het is echter makkelijker gezegd dan gedaan. En daar kan een DMS uitkomst bieden. Een DMS is een Document Management Systeem. Een systeem als dit kan je op talloze gebieden helpen je bedrijf te stroomlijnen. In dit artikel beperken we ons even tot de relevante onderdelen. Deze onderdelen hebben alles te maken met informatiestromen in kaart brengen. Binnen een DMS is dit bijvoorbeeld het aspect digitale postverwerking. Een DMS biedt jouw organisatie ondersteuning bij het efficiënt verwerken van taken in dit proces. Dit brengt verschillende voordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënt archiveren van fysieke poststukken en dossiers in een systeem, in plaats van in fysieke archiefkast. Niet alleen bespaart dit natuurlijk kosten op papier en ruimte, ook geeft het digitaal archief een stuk meer overzicht in deze vaak ongestructureerde informatiestroom. Daarnaast is het niet moeilijk om te bedenken dat het een zeer efficiëntere manier van bewaren is wanneer bepaalde documenten in de toekomst als informatie dienen voor een ander proces.
De voordelen van een DMS
Een DMS biedt niet alleen structuur en efficiëntie in het archief. Het heeft ook invloed op de organisatie binnen een bedrijf. Wanneer we kijken naar documenten en bestanden, dan hebben we het vaak over ongestructureerde informatie. Informatie die vaak verstopt zit in een bos van mappen. Een DMS brengt hier verandering in. Door documenten en bestanden centraal op te slaan, te voorzien van zoektermen en metadata en te koppelen aan bijvoorbeeld een relatie, wordt deze informatie toegankelijker en makkelijker te gebruiken. Informatiestromen worden hierdoor efficiënter en beter zichtbaar.
Gevoelige Informatiestromen in kaart brengen en beheersen
Het analyseren van informatie en informatiestromen kan geweldige inzichten opleveren. Met betrekking tot efficiëntie en kwaliteit kunnen er middels analyse flinke stappen gemaakt worden. Stappen die men niet had kunnen bedenken of onderbouwen zonder de digitalisering van de stromen. Een belangrijk ander aspect dat een DMS kan verbeteren is het beheersen van informatie in gevoelige informatiestromen. Doordat zeer fijnmazig geautoriseerd kan worden op informaties, krijgen medewerkers altijd alleen maar te zien wat ze mogen zien.
Gevoelige documenten kunnen worden afgeschermd en ook bepaalde zoek- of kenmerkvelden met gevoelige informatie kunnen worden afgeschermd voor verschillende gebruikers.
Informatiestromen in kaart brengen is iets wat hier uiteraard voor moet gebeuren. Uiteindelijk wil je namelijk weten welke informatie voor wie zichtbaar is - en mag zijn. Het vastleggen van alle stappen in een proces iets dat later ook van pas komt. Niet alleen in het kader procesoptimalisatie, maar ook op juridisch vlak. Zo is het met behulp van een DMS eenvoudig om een juridische status toe te voegen aan bepaalde documenten of versies van documenten.
Een Document Management Systeem
Juridisch gezien kan een DMS er ook voor zorgen dat een bedrijf niet in de problemen komt. Denk bijvoorbeeld aan wettelijke bewaartermijnen en het vervolgens systematisch vernietigen van documenten wanneer deze vernietigt dienen te worden. In het kader kwaliteit kan een DMS er overigens ook voor zorgen dat je niet in de valkuil stapt van verschillende versies van een document of bestand op meerdere plaatsen in je organisatie. Versiebeheer zorgt dat je altijd weet welke versie gebruikt mag worden. Door dergelijke processen te automatiseren wordt dus zowel kwaliteit als systematiek en efficiëntie gewaarborgd. Naast het in kaart brengen en goed verwerken van de toenemende informatiestromen kan een DMS dus veel meer bieden dan dit alleen. Informatiestromen in kaart brengen is het begin, maar er is zoveel meer mogelijk. Leer meer over de mogelijkheden door een blik te werpen op onze artikelen.
CloudCompagnon ondersteund het MKB bij het efficiënter en gestructureerd werken met documenten en informatie. We dragen bij aan betere bedrijfsresultaten, efficiënte medewerkers en tevreden klanten. Voor meer informatie is de brochure beschikbaar. Een persoonlijk laagdrempelig contact heeft onze voorkeur. Graag laten we de mogelijkheden zien middels een gratis demo op maat. Neem contact op, of plan direct je gratis demo!
