Postregistratie met een document management systeem

Bij je organisatie komt dagelijks via verschillende kanalen post binnen. Denk aan mails naar het info@... mailadres en brieven door de brievenbus. Vervolgens moeten de binnenkomende stukken naar de juiste persoon of afdeling worden gebracht. Hoewel dit voor kleine organisaties prima kan werken, wordt het zodra je organisatie groeit al snel een inefficiënte en onoverzichtelijke manier van postregistratie. Door de binnenkomende documenten direct vast te leggen in een Document Management Systeem (DMS) kan dit proces eenvoudig worden gedigitaliseerd. Als er iets mee moet worden gedaan, dan kan de taak door middel van een DMS worden aangewezen aan de juiste persoon. De post belandt dan netjes in een digitaal postvak van de medewerker of afdeling. 

Veel voorkomende problemen met postregistratie zonder DMS:

• Zwerfpost: Post wordt van afdeling A naar afdeling B gestuurd zonder enige administratie
• Post wordt te laat opgepakt: Post kan dagen op iemands bureau of postvak blijven liggen zonder dat iets mee gedaan wordt
• Niet meer terug te vinden: Na de post is afgehandeld verdwijnt het in een bureaula
• Koffiekringen: Papieren documenten worden onbedoeld beschadigd

Waarom postregistratie met een document management systeem

Door postregistratie te regelen met een Document Management Systeem verhoog je niet alleen de efficiëntie. Als je geen gebruik maakt van een DMS, dan belandt een brief vaak op het bureau van een medewerker. Er een grote kans dat de brief na het verwerken beland de bureaula van een medewerker of in een map op een schijf. Voor de andere medewerkers zijn de stukken lastig terug te vinden. Vervolgens is het vrijwel onmogelijk om op een later moment te achterhalen wat er besproken was in de brieven. Door wel gebruik te maken van een Document Management Systeem, kun je bij het opslaan van de binnenkomende post kun je ook een relatie toevoegen aan het document. Als op een later moment de informatie over die relatie wordt opgevraagd is er te zien welke binnenkomende post er van deze persoon of leverancier is binnengekomen. Hetzelfde geldt voor uitgaande post. Zo hebben je werknemers altijd alle informatie voor zich in een digitaal dossier.

Voordelen van postregistratie met een DMS op een rijtje:

• Poststukken sneller verwerken
• Eenvoudig een gecentraliseerd digitaal dossier bijhouden
• Nooit meer post kwijt
• Bescherming van stukken tegen brand, overstromingen of een omgevallen kop koffie
• Geen overvolle archiefkasten meer
• Inzien vanaf je computer, waar ter wereld je ook bent
• Opvolgen van een poststuk is heel eenvoudig door taken en notificaties

De software van CloudCompagnon

CloudCompagnon is een Document Management Systeem dat je kan helpen met het beheren van je inkomende en uitgaande post. Daarnaast biedt het systeem nog meer functies, zoals contractbeheer en CRM. CloudCompagnon is ontwikkeld voor organisaties tot 50 medewerkers. Download de brochure voor meer informatie over de functies van CloudCompagnon of vraag een gratis online demo aan.

Met dank aan Secretaressenet.nl