Postregistratie met een document management systeem

Postregistratie met een document management systeem maakt je leven makkelijker. Iedere organisatie wordt dagelijks overspoeld met post. Denk aan mails naar het info@... mailadres, maar ook fysieke brieven door de brievenbus. Vervolgens moeten de binnenkomende stukken naar de juiste persoon of afdeling worden gebracht. Hoewel dit voor kleine organisaties prima kan werken, wordt het zodra je organisatie groeit al snel een inefficiënte en onoverzichtelijke manier van postregistratie. Door de binnenkomende documenten direct vast te leggen in een Document Management Systeem (DMS) kan dit proces eenvoudig worden gedigitaliseerd. Als er iets mee moet worden gedaan, dan kan de taak door middel van een DMS worden aangewezen aan de juiste persoon. De post belandt dan netjes in een digitaal postvak van de medewerker of afdeling. 

Veel voorkomende problemen met postregistratie zonder DMS:

• Zwerfpost: Post wordt van afdeling A naar afdeling B gestuurd zonder enige administratie
• Post wordt te laat opgepakt: Post kan dagen op iemands bureau of postvak blijven liggen zonder dat iets mee gedaan wordt
• Niet meer terug te vinden: Nadat de post is afgehandeld verdwijnt het in een bureaula of in de berg ongelezen mail
• Koffiekringen: Papieren documenten worden onbedoeld beschadigd

Waarom postregistratie met een Document Management Systeem

Door postregistratie te regelen met een Document Management Systeem werk je efficiënter en overzichtelijker. Als je geen gebruik maakt van een DMS, dan belandt een brief vaak op het bureau van een medewerker of op de hoop ongelezen mail. Na het verwerken belandt de mail in iemands bureaula, ergens in een map op de gezamenlijke of, nog erger, iemands privéschijf. Andere medewerkers kunnen deze stukken lastig terugvinden en het is vrijwel onmogelijk om op een later moment terug te halen wat er nou precies besproken was in de communicatie. Bij postregistratie met een Document Management Systeem kun je bij het opslaan van de binnenkomende post ook meteen een relatie koppelen aan het document. Als op een later moment de informatie over die relatie wordt opgevraagd is er te zien welke binnenkomende post er van deze persoon of leverancier is binnengekomen. Ook kun je de berichten meteen koppelen aan dossiers, collega's en projecten. Hetzelfde geldt voor uitgaande post. Zo hebben je werknemers altijd alle informatie voor zich in een digitaal dossier. Handig, wanneer je iemand aan de lijn hebt! 

Voordelen van postregistratie met een Document Management Systeem op een rijtje:

• Poststukken sneller verwerken
• Eenvoudig gecentraliseerd digitale dossiers bijhouden
• Nooit meer post kwijt
• Bescherming van stukken tegen brand, overstromingen of een omgevallen kop koffie
• Geen overvolle archiefkasten meer
• Digitaal inzicht, waar ter wereld je ook bent
• Eenvoudig poststukken opvolgen met handige taken en notificaties

De software van CloudCompagnon

CloudCompagnon is een Document Management Systeem dat je kan helpen met het beheren van je inkomende en uitgaande post. Naast postregistratie met een Document Management Systeem, kun je het ook gebruiken voor contractbeheer en relatiebeheer. CloudCompagnon is ontwikkeld voor organisaties tot 50 medewerkers. Vraag een gratis online demo aan en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.