Het belang van goed versiebeheer

Samenwerken aan documenten klinkt simpel, maar in de praktijk gaat het vaak mis. Vooral bij document versiebeheer. Een rapport of offerte is zelden een one-man job. Iemand start, een collega past aan, een derde voegt opmerkingen toe en voor je het weet circuleren er meerdere versies van hetzelfde document.

Offerte_v3_definitief_NIEUW_echtdef.docx

Herkenbaar? Precies daar zit het risico. Zonder goed versiebeheer raak je overzicht kwijt. En dan is de vraag niet of het misgaat, maar wanneer.

Waarom automatisch document versiebeheer onmisbaar is

Welke versie is nu goedgekeurd?
Wat is een concept en wat definitief? Op basis van losse documenten is het bijna onmogelijk om te zien hoe een document zich heeft ontwikkeld. Goed versiebeheer draait daarom niet alleen om het bewaren van oudere versies, maar om inzicht in de volledige document lifecycle. En omdat mensen nu eenmaal fouten maken, is het slim om dat proces te automatiseren in een document management systeem (DMS).
Automatisch versiebeheer gaat verder dan alleen 'een wijziging opslaan', zoals je gewend bent van Microsoft of Google. Het zorgt voor:

• inzicht in concepten én definitieve versies
• controle over wie documenten mag bekijken of aanpassen
• overzicht in wie wanneer aan een document heeft gewerkt

Zo ontstaat rust, structuur en grip; precies wat je nodig hebt als je met meerdere mensen samenwerkt.

De voordelen van goed versiebeheer op een rij

Goed document versiebeheer begint bij het juiste document management systeem. Als dat goed ingericht is, hoef je documenten niet meer handmatig te kopiëren of hernoemen. Dat scheelt tijd én fouten. 
De belangrijkste voordelen:

• Je werkt altijd met de meest recente versie
• Concepten en definitieve versies worden automatisch vastgelegd
• Oudere versies blijven beschikbaar om terug te kijken
• Versienummers worden automatisch toegekend
• Geen lokale kopieën of dubbele opslag
• Minder complexe mappenstructuren
• Efficiënter samenwerken aan gedeelde documenten

Kortom: minder zoeken, minder twijfel, meer focus.

Altijd direct naar de juiste versie met CloudCompagnon

Het documentmanagementsysteem CloudCompagnon zorgt ervoor dat je altijd de juiste versie van een document vindt en deelt. Samenwerken wordt daarmee een stuk eenvoudiger. 
Met een slimme link of QR-code verwijs je collega’s direct naar het juiste document, zonder bijlagen of versieverwarring. Eén klik en klaar. Ook in e-mails of andere documenten kun je altijd verwijzen naar de meest actuele versie, of dat nu een concept is of een definitief document. 

Om een document aan te passen, check je het eerst uit. Zo voorkom je dat meerdere collega’s tegelijk in hetzelfde document werken. Klaar met bewerken? Dan check je het document weer in en is de nieuwste versie direct beschikbaar voor iedereen met toegang. Geen gedoe en misverstanden. Gewoon duidelijk document versiebeheer dat voor je werkt.