E-mail management | 4 manieren om tijd te besparen met e-mail
Het afhandelen van e-mails lijkt wel nooit te stoppen. Je begint er de dag mee en sluit er mee af. Even snel een mailtje beantwoorden tijdens de dagelijkse Zoom vergadering of tijdens de lunch zorgt ervoor dat het lijkt alsof er geen eind komt aan de dagelijkse lading e-mails. Volgens het AD is 39% van de Nederlanders er maar liefst 1-2 uur per dag mee bezig. Deze tips helpen met het gestructureerd afhandelen van e-mails waardoor de energie weer wordt gevestigd op de belangrijkere zaken.
1. Tijd besparen met automatische e-mail templates
Automatische e-mails zijn niet persoonlijk en natuurlijk wil je niet vanaf een no-reply e-mailadres mail versturen naar belangrijke klanten, maar een template maken voor een mail kan geen kwaad. Veel e-mails hebben namelijk dezelfde content, zoals het inplannen van een afspraak of het sturen van een factuur. Als je van zulke standaard e-mails een template maakt waarbij je enkel nog de naam van de geadresseerde hoeft aan te passen bespaar je op termijn veel tijd.
2. Minder vaak de e-mail checken
De meeste mensen checken het liefst meteen even de inbox zodra ze een notificatie zien staan. Toch is het beter dit op vaste momenten per dag te doen. Het bekijken en beantwoorden van een e-mail is erg afleidend en haalt je uit je concentratie. Bovendien kost toch altijd weer eventjes tijd om te schakelen tussen de bezigheden en de mailbox. Dit kun je dus het best minimaliseren tot 3 keer per dag. Begin de ochtend met een kop koffie en je mail. Voor de lunch nog een keer. Voordat je naar huis gaat nog een keer, dat geeft ook rust zodat je in de avond niet nog en mail hoeft te beantwoorden.
3. Direct handelen
Zodra je een mail leest bepaal dan snel wat je ermee wil doen en doe dat direct. Als hij doorgestuurd moet worden, stuur hem direct door. Als de mail beantwoord moet worden, beantwoord hem dan meteen. Et cetera. Zo houd je het overzichtelijk voor jezelf en wordt de mailbox minder een chaos. Maak ook onderscheid tussen e-mails die direct aan jou zijn verzonden en e-mails waar je in CC bent genoemd. Voor deze laatste kun je zelfs een regel aanmaken zodat deze in een aparte map "Ter info" terecht komen.
4. Mappen van e-mails
Zoals net aangegeven kan het gebruik van regels of het handmatig opslaan van e-mails in mappen een manier zijn om je e-mails te ordenen, maar toch hoor je vaak dat dat uiteindelijk meer tijd en moeite kost dan dat het je oplevert. Dit is vooral omdat het vaak lastig terug te vinden is in welk mapje de mail nou precies hebt gestopt, vooral als je collega’s het op een net andere manier doen dan jij. Komen deze problemen nou ook voor bij jou? Dan is een Document Management Systeem van CloudCompagnon wellicht interessant voor je. Met CloudCompagnon kun je gemakkelijk e-mails archiveren. Wil je hier meer over weten, vraag dan een gratis online demo aan.
