E-mails ordenen en automatisch archiveren met CloudCompagnon

E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet.

De functie van e-mails en documentmanagement

Vanuit de documentmanagement gedachte zouden alle belangrijke documenten en bestanden centraal beschikbaar moeten zijn en horen ook e-mails met belangrijke informatie thuis in je document management systeem. Kijken we naar e-mail als vervanger van fysieke post dan kan een e-mail 2 verschillende functies vervullen:

1. E-mails als voorbrief bij een bijlage

In dit geval is de e-mail alleen een transportmiddel en gaat het om de bijlage in de e-mail. De e-mail zelf bevat een tekst als: “beste.. hierbij de stukken” Deze stukken zouden voor collega’s inzichtelijk moeten zijn zodat ze klanten snel te woord kunnen staan. Helaas worden deze stukken door de ontvanger vaak bewaard in de mailbox, als onderdeel van de e-mail. Andere kunnen dus niet (gemakkelijk) bij deze informatie.

2. E-mail als brief of informatiemiddel

De e-mail is in dit geval zelf van waarde omdat ook de tekstuele inhoud informatie bevat. Denk aan een akkoord op afspraken, inhoudelijke correspondentie of een berekening. Ook deze informatie zou beschikbaar moeten zijn voor collega’s. Helaas geldt ook hier dat deze mails vaak alleen in de inbox bewaard worden en niet toegankelijk zijn.

Met de e-mail archief functie van CloudCompagnon zorg je dat belangrijke e-mails en bijlagen centraal worden gearchiveerd en gemakkelijk te vinden zijn door elke medewerker. Sterker nog ze worden automatisch gearchiveerd bij de relatie en maken daarmee deel uit van alle relevante informatie rondom die relatie.  Belt die bewuste klant, dan heb je dus niet alleen de laatste gespreknotities en de openstaande taken inzichtelijk, maar ook de laatste correspondentie, documenten en bestanden. En dat voorkomt het dodelijke antwoord “Ik kan er zo snel niets over vinden....mag ik u straks even terugbellen, dan zoek ik even de stukken er bij...”

Het archiveren van e-mails met CloudCompagnon in 5 stappen

1. Jouw organisatie krijgt een specifiek e-mail adres van ons.
2. Sla dit e-mail adres op in je e-mail contacten onder ‘CloudCompagnon’,
3. Elke e-mail die je wilt archiveren naar CloudCompagnon stuur je naar dit mailadres,
4. Bij uitgaande e-mails, kun je ‘CloudCompagnon’ opnemen in de BCC,
5. Onze robots gaan voor je aan de slag en registreren je e-mail en bijlagen in CloudCompagnon.

Op deze manier kun je op elk device en via elk e-mailprogramma je e-mails in CloudCompagnon archiveren. Zelfs als je onderweg bent.
Meer weten over CloudCompagnon? vraag een vrijblijvende demo aan via Teams of Zoom.

Ook interessant voor jou

7 factoren om te overwegen bij het selecteren van een DMS voor een kleinere organisatie

woensdag, 18 november 2020 10:29

Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je...

Heb ik als kleine of middelgrote organisatie een heel CRM nodig?

zondag, 11 oktober 2020 17:56

Je draait al een tijdje redelijk goed met je familiebedrijf of organisatie. En je bent gegroeid naar een grootte die tussen de 5 en 20 medewerkers zit, waardoor de persoonlijke touch naar je klanten...

Grip op versie chaos bij thuiswerken

woensdag, 23 september 2020 14:34

Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam...