4 tips voor de implementatie van een document management systeem

Je bent een officemanager en hoort op de werkvloer al een tijdje verhalen van de werknemers dat ze uitdagingen hebben met betrekking tot documentbeheer. Friso kijkt vaak de documenten van collega’s na en zoekt zich te pletter tussen de vele verschillende documenten in zijn mailbox en het kost hem moeite het overzicht te bewaren. Sandra heeft moeite met alle verschillende contracten en overeenkomsten bij te houden aangezien ze allemaal op een andere datum eindigen. Jij als officemanager gaat op zoek naar een oplossing voor deze probleem en stuit op het document management systeem van CloudCompagnon. Bij het aanschaffen van een zo’n product voor je organisatie is het belangrijk om je collega’s te enthousiasmeren en mee te krijgen met dit project, aangezien de implementatie van een document management systeem een verandering meebrengt in de manier van werken. In deze blog staan een aantal tips over hoe je dat het best kan aanpakken.

1. Geef je collega’s een visie die zij kunnen begrijpen

Medewerkers zijn soms terughoudend in het accepteren van een verandering omdat ze niet begrijpen waarom de verandering überhaupt plaatsvindt. Ze hebben meestal wel een idee waarom iets veranderd maar omdat ze er zelf niet net zo bezig mee zijn geweest als jij, missen ze vaak het volledige plaatje. Dit vertraagt de implementatie van een document management systeem. Neem dus de tijd om aan je collega’s te vertellen waarom de veranderingen moeten plaatsvinden en vertel daarbij vooral wat voor verbeteringen de verandering oplevert voor de gehele organisatie. Als ze het totaalplaatje snappen zijn ze meestal bereid in de veranderingen mee te gaan en accepteren ze de moeite die het kost om te wennen aan de nieuwe manier van werken.

2. Personaliseer opdrachten die gedaan moeten worden

Als een verandering een specifieke medewerker raakt, of als je zijn of haar hulp nodig hebt met de verandering, praat dan persoonlijk met deze persoon. Leg uit wat je probeert te bereiken, leg uit hoe je wil hem of haar wil helpen en spreek af wanneer jullie er aan gaan werken. Dat helpt de werknemer te begrijpen wat zijn of haar rol wordt bij de verandering. Daardoor accepteert de medewerker de verandering eerder en zijn ze bovendien tevredener.

3. Blijf in contact met je collega’s als de implementatie van een document management systeem is begonnen

Tijdens de transitie naar de nieuwe manier van werken is het belangrijk om in contact te blijven met je collega’s om verschillende redenen: Ten eerste is het belangrijk voor jezelf om te achterhalen of je collega’s wel echt gebruik maken van het nieuwe systeem en niet gewoon doorgaan met hoe het altijd ging. Dit is de reden dat veel initiatieven sneuvelen. Ten tweede wil je snel de problemen waar mensen tegenaanlopen achterhalen en oplossen. Als je er snel bij bent blijven de problemen niet lang liggen. Dit verkleint ontevredenheid en verlaagt de kans dat een initiatief niet meer door gaat. Tot slot zorgt praten met je collega’s over de verandering ervoor dat zij zien dat jij er serieus mee bezig bent. Daardoor verbetert hun moraal en vertrouwen wat ervoor zorgt dat ze eerder akkoord gaan met de verandering.

4. Wees flexibel tijdens de implementatie van een document management systeem

Je moet er natuurlijk alles aan doen om ervoor te zorgen dat je collega’s jouw nieuwe verandering accepteren, maar je moet je niet blindstaren op het doorheen duwen van de verandering, mocht blijken dat het toch niet helemaal werkt zoals je hoopte. Je moet flexibel genoeg blijven dat je je strategie nog kan aanpassen tijdens het proces. Blijf dus praten met je collega’s, vooral degene die jouw voorstel wel steunen, om te achterhalen of het nog de goede kant opgaat. 

De implementatie van een document management systeem vereist een nieuwe manier van werken voor jou en je collega’s. Houd dus rekening met de ‘culture shock’ en zorg eventueel voor trainingen en overlegsessies om de implementatie soepel te laten verlopen. Wil je meer tips over de implementatie van een document management systeem lees dan deze blog van onze consultancy partners bij SolidFlows. Download de brochure of de whitepaper voor meer informatie over hoe CloudCompagnon de productiviteit en efficiëntie binnen jouw organisatie kan vergroten.