Beheer van verkoopcontracten: de ultieme checklist

We hebben het al het hele jaar over contractbeheer en contractmanagement, maar daarbij mag het beheer van verkoopcontracten niet ontbreken! Een verkoopcontract is een juridisch bindende overeenkomst tussen twee partijen waarbij de ene partij een goed of dienst verkoopt aan de andere partij in ruil voor een betaling. Het contract bevat de details van de verkoop, zoals de prijs, de leveringsdatum, de betalingsvoorwaarden en eventuele garanties of verplichtingen van beide partijen. En het betekent veel voor jou, want met een goed verkoopcontract waarborg je je eigen inkomsten! 

Verkoopcontracten stel je op voor de meest uiteenlopende transacties, zoals de verkoop van een huis, een auto, een bedrijf of een product of dienst. Wat de verkoopwaar ook is; zorg er altijd voor dat het contract zorgvuldig wordt opgesteld, dat beide partijen de voorwaarden kennen én begrijpen en dat iedereen akkoord is vóór het getekend wordt. En ook verkoopcontracten moeten weleens verlengd of herzien worden. Goed beheer is dus cruciaal. Wij hebben een checklist voor je gemaakt voor het beheer van verkoopcontracten. Hiermee weet je zeker dat je alles onder controle hebt! 

Tips voor het beheer van verkoopcontracten

1. Zorg voor duidelijke en nauwkeurige voorwaarden

Het is belangrijk dat de voorwaarden van het contract duidelijk en nauwkeurig zijn, zodat alle betrokken partijen weten wat er van hen wordt verwacht. Zorg ervoor dat alle relevante details worden opgenomen, zoals de prijs, de leveringsdatum, de betalingsvoorwaarden en eventuele garanties of verplichtingen van beide partijen.

2. Controleer de identiteit van de partijen

Zorg ervoor dat je de identiteit van de partijen controleert voordat je het contract ondertekent. Dit is vooral belangrijk als je zakendoet met een nieuwe klant of leverancier. Controleer of de naam en het adres van de partijen correct zijn en of ze gemachtigd zijn om namens hun bedrijf te handelen. Zo loop je niet het risico dat het contract na het tekenen toch niet rechtsgeldig blijkt te zijn. 

3. Digitaal beheer van verkoopcontracten

Door contracten digitaal te beheren, kun je het eenvoudig opslaan, bewerken en delen met anderen. Zo hebben alle betrokken partijen toegang tot hetzelfde document en kunnen eventuele wijzigingen direct worden verwerkt. Het is zelfs mogelijk om het contract digitaal te laten tekenen. Zo weet je zeker dat niemand de getekende versie kwijtraakt! 

4. Houd een kopie van het contract bij de hand

Zorg ervoor dat je altijd een kopie van het contract bij de hand hebt, zodat je het op elk moment kunt raadplegen. Je kunt natuurlijk altijd een papieren exemplaar op een veilige plek bewaren, maar maak in ieder geval een elektronische kopie en bewaar die op een externe harde schijf óf natuurlijk in de cloud! 

5. Controleer regelmatig de uitvoering van het contract

Controleer regelmatig of de voorwaarden van het contract worden nageleefd en of alle verplichtingen worden nagekomen. Als je merkt dat er problemen zijn, neem dan onmiddellijk contact op met de andere partij om deze op te lossen voordat ze uit de hand lopen. Zo waarborg je met het beheer van verkoopcontracten de continuïteit van de samenwerking. 

6. Verifieer wijzigingen in het contract

Als er wijzigingen in het contract zijn aangebracht, zorg er dan voor dat je deze wijzigingen verifieert vóórdat je het contract ondertekent. Controleer of de wijzigingen accuraat en correct zijn en of beide partijen het erover eens zijn. Better safe than sorry!

7. Zorg voor een goede afsluiting

Als de transactie of andere afspraak uit het contract is voltooid, zorg er dan voor dat je het contract netjes afsluit, nadat alle betrokken partijen hun verplichtingen zijn nagekomen. 

Digitaal beheer van verkoopcontracten met CloudCompagnon

Het digitaal beheer van verkoopcontracten biedt verschillende voordelen ten opzichte van het traditionele papieren proces. Met CloudCompagnon kun je niet alleen je contracten eenvoudig digitaal beheren, maar profiteer je ook van extra functies die je contractbeheer nóg efficiënter maken. Zo kun je met notificaties op de hoogte worden gehouden van belangrijke data, zoals de vervaldatum van het contract of de betalingsdatum. Met het versiebeheer zorg je ervoor dat je altijd de laatste versie van het contract bij de hand hebt en dat eventuele wijzigingen inzichtelijk zijn. Daarnaast is door het gebruik van contractdossiers en relatiebeheer relevante informatie bij het contract in één oogopslag zichtbaar. En tot slot kun je dankzij de digitale ondertekenfunctie van CloudCompagnon je verkoopcontracten snel, veilig én rechtsgeldig (laten) ondertekenen zonder dat je daarvoor papieren documenten hoeft te printen en ondertekenen.

Ontdek het zelf

Wil je zelf de voordelen van digitaal contractbeheer ontdekken of wil je weten wat CloudCompagnon voor jouw organisatie kan betekenen? Plan dan een vrijblijvende demo.