Document management middelgrote organisaties - De top 5 besparingen

Een goed document management systeem is niet meer weg te denken bij de grotere organisaties. Een beetje CFO en CIO weet dat een DMS zichzelf in een half jaar terugbetaald. Het digitaal beheren van documenten, zoals klachten, contracten, overeenkomsten en kwaliteitsdocumenten zorgt voor een afdekking van risico’s en een reductie in FTE’s. Ook in middelgrote organisaties zien we steeds vaker dat er gekeken wordt naar manieren om te besparen of om de kwaliteit van de interne processen en procedures te waarborgen.

Een document management systeem kan ook hier een oplossing bieden. We hebben de top 5 van besparingen met document management in middelgrote organisatie nog eens voor je op een rij gezet.

Op #5: Print- en kopieerkosten

Document management en digitaliseren van werkprocessen met een document management systeem zorgen er voor dat er uiteindelijk veel minder geprint gaat worden. Ook al neemt dit wat tijd in beslag. In elke organisatie moeten medewerkers wennen aan het niet meer fysiek in handen hebben van papier.

Echter kijken we naar de hedendaagse situatie dan is daar al veel in veranderd. Wie werkt er nu nog remote met fysieke stukken?

Een DMS zorgt er wel voor dat werken vanuit huis, of vanuit waar dan ook, nóg efficiënter wordt. Het systeem brengt correspondentie, contracten, e-mails en facturen bij elkaar in een centrale omgeving in digitaal formaat. Het delen van deze stukken met een collega is super eenvoudig. Een loopje naar de kopieermachine is niet meer nodig.

Op #4: Back-up en beveiliging van documenten

Het beveiligen van digitale documenten met een document management systeem is een stuk eenvoudiger. En wanneer je een cloud-based document management systeem gebruikt zoals CloudCompagnon is je back-up ook gelijk goed geregeld.

Kijken we naar een traditionele fileserver dan is het beveiligen van bepaalde documenten voor een deel van de gebruikers een stuk lastiger. Helemaal als je ook alleen toegang wilt geven tot bepaalde versies van een document. Voor de back-up moet je van alles regelen en afhankelijk van je eisen zelfs extra hardware aanschaffen (failover)

Om maar niet te spreken over de risico’s van een fysiek archief. Dan gaan er zaken spelen als toegangscontrole van de fysieke ruimte en in sommige gevallen zelfs preventie tegen brand- en waterschade.

Op #3: Opslag- en storage kosten

Opslag en storage lijken in deze kop dubbel, echter voor deze besparing wordt met opslag de ruimte van een fysiek archief bedoeld. Met storage bedoelen we de ruimte op servers die gebruikt wordt bij het opslaan van digitale documenten, e-mails en bestanden.

Opslag

Door je papieren processen en fysieke archieven om te zetten in digitaal document management, hoef je niet langer meer alles te printen en fysiek op te slaan. Dit scheelt je dure kantoor oppervlakte. In een middelgrote organisatie praten we toch al snel over verschillende kantoorwanden vol met ordners.

Storage

Kijken we naar de 'born digital' documents dan is één van de grootste ergernissen in een middelgrote organisatie dat documenten niet centraal worden gebruikt. Ze worden rond gemaild en er ontstaan verschillende versies van hetzelfde document, waardoor storage niet efficiënt is.

Door het inzetten van een document management systeem worden documenten centraal opgeslagen en door te werken met slimme links en versiebeheer houd je wildgroei in bedwang.

Op #2: Reductie van niet-productieve tijd

Door het invoeren van een document management systeem besparen middelgrote organisaties veel tijd. Medewerkers zijn veel minder tijd kwijt aan het opslaan/archiveren en delen van stukken. Om maar niet te spreken over de tijd die ze kwijt zijn aan het opvragen van en zoeken naar documenten. Met een document management systeem is dit een kwestie van secondes. Daarmee bespaar je minuten en uren ten opzichte van een traditionele manier van werken. 

Neem als voorbeeld het aannemen van een nieuwe medewerker door de HR-afdeling. Met een DMS is klaarzetten van een opleiding met de juiste en actuele inwerkdocumenten een koud kunstje. Het contract stel je gemakkelijk op en laat je digitaal ondertekenen. De getekende versie wordt automatisch verzonden naar de medewerker en komt ook nog eens in zijn personeelsdossier in het DMS.

Op #1: Meer doen in dezelfde tijd

Door het inzetten van taken en notificaties worden interne processen gestroomlijnd. Medewerkers weten wat ze moeten doen en er is een overzichtelijk dashboard van de taken. Taken die blijven liggen en dreigen te verlopen worden automatisch geëscaleerd. 

Notificaties zorgen ervoor dat klachten, contract verlengingen of andere belangrijke zaken tijdig worden opgevolgd en niet worden vergeten.