Was je veel tijd kwijt? Heb je nog geen document management systeem?
Hoe was 2022 voor jou? Heb je efficiënt kunnen werken met je collega’s en samenwerkingspartners? Of ben je veel tijd kwijt geweest aan het zoeken naar bestanden die weggeraakt waren? Hing je aan de telefoon met klanten omdat ze de verkeerde documenten toegestuurd hadden gekregen? Is dat getekende contract ergens in de spam terechtgekomen en nooit meer teruggevonden? Balen! En het kan anders! Wij hebben een goed voornemen voor je: Begin 2023 opgeruimd en georganiseerd.
1. Digitaliseer je archieven in een document management systeem
Die kasten vol ordners zijn niet meer van deze tijd. Ze nemen vooral veel ruimte in en werken heel inefficiënt in tijden waarin we allemaal voor een deel thuiswerken. Maar ook de constructie waarbij iedereen mapjes op zijn eigen harde schijf heeft staan, werkt niet meer zo goed. Collega’s kunnen er niet bij, iedereen heeft zijn eigen manier van naamgeven en samenwerken in één document is niet te doen vanwege verschillende versies. Met een document management systeem veeg je al deze struikelblokken in één keer uit de weg. Documenten worden centraal en in de cloud opgeslagen, zodat je altijd en overal toegang hebt. Je kunt rechten toewijzen aan collega’s met wie je samen wilt werken of die inzicht moeten hebben en via versiebeheer blijft de laatst goedgekeurde versie van het document altijd bewaard. Dankzij de uitgebreide zoekfunctie ben je nooit meer iets kwijt. Ongeacht de naam die je collega aan het document heeft gegeven. Dat bespaart je tijd, ruimte én irritatie in het nieuwe jaar!
2. Maak contractbeheer prioriteit
Goed contractbeheer bespaart je geld en problemen. Door je klanten, relaties en contracten te beheren in datzelfde document management systeem houd je overzicht. Zo weet je tijdig wanneer contracten bijna aflopen. Zo kun je ze op tijd opzeggen of de onderhandelingen aangaan voor betere voorwaarden. Je kunt reminders instellen, zodat ze niet zomaar stilzwijgend kunnen worden verlengd. Natuurlijk is het ook mogelijk om het beheer van de contracten via een takenlijst aan iemand anders toe te wijzen. Dan wordt alles geregeld en hoef jij je er geen zorgen om te maken.
3. Relatiebeheer voor tevreden klanten
Niet alleen jij en je collega’s worden blij van een geordend systeem; je klanten gaan er ook heel goed op. Wanneer jij één van je klanten aan de telefoon hebt, heb je in no time alle relevante gegevens en documenten bij de hand. Dankzij versiebeheer weet je zeker dat je geen achterhaalde informatie voor je neus hebt en je kunt je klanten snel te woord staan. Bovendien kun je met goed relatiebeheer ook proactief schakelen richting je klanten. Wanneer contracten aflopen, wanneer er een bijzondere gelegenheid is of gewoon omdat je met enige regelmaat contact wilt hebben. Een goed voornemen voor 2023, toch?
Betaalbaar goed voornemen: document management systeem in 2023
Goede voornemens zijn vaak ingrijpend: stoppen met roken, meer naar de sportschool; om maar wat te noemen. Maar orde en structuur hoeven helemaal niet duur te zijn. CloudCompagnon is betaalbaar en wordt volledig op maat ingericht. Zo profiteer je vanaf dag één van je nieuwe goede voornemen en hoef je er helemaal niets voor te laten. Wil je weten wat de mogelijkheden voor jouw bedrijf zijn? Plan vandaag nog een afspraak voor een vrijblijvende demo. Weet je meteen waar je aan toe bent in 2023!
