Contractbeheer: Zo raak je nooit meer een contract kwijt

Het niet (snel) kunnen vinden van een contract is op zijn minst een verstoring van je bedrijfsproces. In het ergste geval kan het zorgen voor een flinke kostenpost.

Heb jij ooit iemand een ‘happy dance’ zien doen vanwege een stapel papierwerk? Juist! Tenzij je er beroepsmatig bewust voor hebt gekozen, is het niemands favoriet op de takenlijst. Naast de taken rond deze papieren documenten, kost het je veel tijd om ze netjes en logisch op te bergen zodat je ze weer makkelijk terug kunt vinden. Daarom moet je belangrijke documenten, zoals contracten digitaliseren. En zo doe je dat..

Digitaliseer je contracten

Als het aankomt op contractbeheer of belangrijke documenten zoals, verzekeringen en vergunningen, heeft digitaliseren de hoogste prioriteit. Digitaliseren van fysieke documenten heeft zoveel voordelen, dat je alleen met deze stap al zorgt voor een flinke boost in efficiency. Wanneer je contracten en andere belangrijke documenten digitaal zijn, kun je deze bijvoorbeeld veel sneller en gemakkelijker terugvinden. Je hoeft niet langer door kasten met ordners of archiefdozen te worstelen. Met een paar klikken van je muis heb je het document beschikbaar.

Digitaliseren maakt ook het versturen en ontvangen van een document veel gemakkelijker. Het is immers veel sneller om een digitaal document te e-mailen naar een collega of klant, dan om deze langs te brengen of op te sturen.

Een andere belangrijke reden om te digitaliseren is dat je dan documentmanagement software kunt inzetten om grip te krijgen op belangrijke processen rond deze documenten. In het voorbeeld van een contract kun je door autorisatie eenvoudig bepaalde contracten alleen openstellen voor HR of directie.

Versiebeheer binnen je documentmanagement systeem zorgt ervoor dat je altijd weet wat de definitieve versie is en wie de laatste wijzigingen heeft gedaan.

En zeker in het kader van contracten beheren is ook een notificatie- en agendeerfunctie een must. Het systeem geeft jou actief een e-mail notificatie wanneer het tijd is om een contract te herzien, op te zeggen of te verlengen. Zo houd je grip en wordt je niet achteraf met een voldongen feit geconfronteerd.

Zorg voor standaarden in naamgeving en wijze van opslaan

De organisatie en kwaliteit van je gedigitaliseerde contracten valt en staat met een goed plan. Ga je nog geen gebruik maken van een documentmanagement systeem, zorg dan in elk geval voor een goed plan met afspraken over naamgeving en een logische structuur om je contracten in op te slaan.

Zorg dat je hierbij je teamleden/medewerkers betrekt. Zij moeten er ook dagelijks mee werken en dat kan alleen als het plan ook door hen gedragen wordt. Het maakt niet uit hoe je uiteindelijk besluit je plan in te vullen, zolang iedereen zich er maar aan houdt. Een lijst met standaardnamen en afspraken over hoe de bestandsnaam wordt opgebouwd, helpt je later om zaken gemakkelijk terug te vinden met de zoekfunctie van je Windows machine of Mac. Ook hier is het belangrijk dat je het team hierin betrekt. Houdt je vervolgens aan de afgesproken werkwijze en probeer typfouten bij het benoemen te voorkomen. Een typo kan er voor zorgen dat je meer moeite moet doen om een contract of document terug te vinden. Net als het per ongeluk op slaan in een verkeerd mapje.

Automatiseer en professionaliseer je contractbeheer

Een goed documentmanagement systeem helpt je om bovengenoemde zaken voor een groot deel te automatiseren. Na het uploaden van de digitale documenten zorgen keuzelijstjes in zoeksleutelvelden voor een strakke gereguleerde naamgeving en zijn typo’s geen issue meer. Binnen CloudCompagnon worden je contracten zelfs automatisch gekoppeld aan de bijbehorende klant of leverancier binnen onze relatiebeheermodule. Zo heb je aanvullende informatie, zoals notities inzake afspraken, laatste contactmomenten en relevante andere documenten in één overzicht bij elkaar.

Het juiste documentmanagementsysteem zorgt voor actief contractbeheer en meer

Door een documentmanagement systeem zoals CloudCompagnon in te zetten als contractbeheer software, is je voorheen passieve papieren proces binnen een dag of 3 ineens een actief proces. Met automatische notificatie van belangrijke taken via e-mail.

Met de e-signing module is zelfs het ondertekeningsproces van contracten ook te digitaliseren. En bij meerdere ondertekenaars zorgt CloudCompagnon ervoor dat dit proces netjes wordt afgehandeld. Aan het einde van een succesvol ondertekeningsproces krijgen alle ondertekenaars automatisch de ondertekende versie van het contract gemaild. In CloudCompagnon zie je bij het versiebeheer dat er nu een ondertekende versie van het contract is. Een certificaat van ondertekening zorgt ervoor dat het contract ook rechtsgeldig is in de EU en de US.

Meer weten over onze oplossing? klik hier en vraag een demo aan.