Veilig digitaal ondertekenen en samenwerken

Wie ben jij echt?

Veilig digitaal ondertekenen, moet je daar echt bij stilstaan? Zéker. Vroeger, toen we nog bij elkaar langsgingen om dingen te laten tekenen, wisten we zeker dat de persoon die tekende ook de persoon was die daartoe bevoegd was. Dat werd al iets vrijblijvender toen we contracten heen en weer gingen sturen en nu zelfs het tekenen niet meer fysiek gebeurt, kunnen er best wat misverstanden ontstaan. Met de nodige consequenties natuurlijk. Daarom is veilig digitaal ondertekenen én samenwerken een belangrijk onderwerp waar eigenlijk iedere onderneming bij stil zou moeten staan.

Veilig digitaal ondertekenen met E-signing

Contracten ondertekenen doen we niet meer met pen; maar met onze vinger of de muis. Lekker veilig weggedoken achter onze computer of op de bank met de tablet. Via de e-signing module kun je contracten eenvoudig en veilig digitaal ondertekenen of laten ondertekenen. Gewoon op afstand. Je verstuurt het document via mail naar de andere persoon, die na het lezen een handtekeningenveld in zijn scherm krijgt. Hierin kan hij heel eenvoudig het document tekenen met touchscreen, trackpad of muis. Vervolgens staat het document getekend voor je klaar in je eigen CloudCompagnon omgeving en krijgt de andere partij ook een getekende versie. Onze e-signing module voldoet aan de Europese AVG-wetgeving.

Rechtsgeldige handtekening

Een rechtsgeldige digitale handtekening moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Dit wordt geregeld via de Europese wet eIDAS. Deze wet onderscheidt 3 soorten van digitaal ondertekenen, waarvan de gekwalificeerde handtekening, zoals wij hem gebruiken, er één is. Deze heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Deze digitale handtekening wordt gebruikt voor belangrijke contracten met grote rechtsgevolgen, zoals hypotheekakten, notariële akten en verzekeringspolissen. Hierbij wordt het bericht of het document beveiligd met een gekwalificeerd certificaat voor extra beveiliging en controle. Dat certificaat is je bewijs dat de handtekening echt rechtsgeldig is. Dit certificaat wordt na ondertekening gekoppeld in CloudCompagnon. Zo waarborg je veilig digitaal ondertekenen.

Geïntegreerd versiebeheer voor veilig digitaal ondertekenen

Versiebeheer is een heel waardevolle feature in ons documentmanagement systeem. Er is tenslotte niets zo vervelend als verwarring over welke versie van een document nou de juiste was. Zo gaat waardevolle informatie (of tijd) verloren en daar zit niemand op te wachten. Laat je een document veilig digitaal ondertekenen, dan wordt meteen de versie in het systeem aangepast met een signed label. En dankzij meta data koppel je het aan de klant of relatie en in het juiste dossier. Zo houd je alles op orde.

Veilig samenwerken met beveiligde documenten

Samenwerken doen we lang niet altijd meer naast elkaar op kantoor. Hybride werken is heel gewoon geworden en dat betekent dat we ook op afstand met elkaar moeten werken. Naast veilig digitaal ondertekenen is dus ook veilig digitaal samenwerken een belangrijk aandachtspunt. Met een Document Management Systeem kun je al heel makkelijk op afstand samenwerken in hetzelfde document. Alle bestanden zijn tenslotte centraal opgeslagen in de cloud. Maar je wilt wel zeker weten dat de juiste persoon toegang heeft tot de gegevens in het document. Daarom kun je documenten beveiligen met een wachtwoord of een code. Als je deze separaat naar je collega toestuurt, weet je zeker dat alleen hij of zij in het document werkt. Zie het als een soort twee factor authenticatie. Iets wat je natuurlijk ook al toepast op de toegang van CloudCompagnon zelf.