Contractmanager: wat hij (of zij) doet, maar jij niet altijd ziet!

Wie is de contractmanager? Het is misschien wel één van de belangrijkste personen in het bedrijf. Voor een groot deel verantwoordelijk voor inkomsten en uitgaven. De schakel tussen klanten en bedrijf en tussen leveranciers en bedrijf. Wie zijn we zonder de contractmanager? Maar wat ís een contractmanager en wat doet deze persoon precies? Dat vertellen we je in deze blog. 

Wat is een contractmanager precies?

De contractmanager is verantwoordelijk voor alle processen rondom contracten. Hij, of zij natuurlijk, houdt zich bezig met het opstellen, beheren en beëindigen van contracten, zowel voor inkoop als verkoop. Het soort contract is natuurlijk volledig afhankelijk van het bedrijf waarvoor je werkt. Maar dat jouw keuzes en verantwoordelijkheden behoorlijk veel invloed kunnen hebben op de gezondheid van het bedrijf, dat staat vast. 

Wat is een contract?

Een contract is een samenwerkingsovereenkomst. Hierin staat wat partijen hebben afgesproken over levering of afname van diensten of producten. Er is sprake van een looptermijn, er zijn voorwaarden, er worden tarieven genoemd en verantwoordelijkheden. Als contractmanager zorg je ervoor dat deze allemaal goed staan, dat ze worden nagekomen én verlengd of opgezegd. 

Wat is contractmanagement? 

Contractmanagement is het duidelijk en transparant vastleggen van alle inkoop- en verkoopcontracten én het actief sturen daarop. Dat is dus het werk van de contractmanager. 

Wat doet een contractmanager?

De contractmanager managet proactief alle afspraken, verplichtingen, voorwaarden en doelstellingen rondom een contract. Dat gebeurt vanaf het moment van ondertekenen tot en met het uiteindelijk opzeggen ervan. Hierbij ben je voortdurend op de hoogte van de huidige stand van zaken: is iedereen tevreden? Zijn er problemen? Wordt een SLA wel nageleefd? Wegen de baten nog op tegen de kosten? Is het al bijna tijd om te verlengen of op te zeggen? Moet er opnieuw onderhandeld worden? Zorgt het contract nog voor wat we nodig hebben? 

Zo zorg je dat er geen verwarring of problemen kunnen ontstaan. Waar nodig kun je snel schakelen met de contracteigenaar binnen het bedrijf of de contractmanager van de andere partij. Alle gegevens rondom de contracten administreer je overzichtelijk, zodat je de informatie snel en eenvoudig kunt reproduceren. Denk hierbij ook aan aanvullende documenten die van toepassing zijn op het contract. 

Wat moet een contractmanager kunnen?

Een contractmanager is in de eerste plaats iemand die goed kan omgaan met data. Data over de prestaties van het contract en alles wat daarmee samenhangt. Zo kun je in de gaten houden wat de kwalitatieve en financiële gevolgen zijn van het prolongeren of staken van het contract. Daarbij moet je dus rekening houden met de wensen van zowel klant of leverancier als het bedrijf. Je moet dus kijk hebben op financiële, juridische en inhoudelijke zaken. En communicatie, dat is ook een belangrijke vaardigheid voor een contractmanager. Je moet immers aan alle betrokken partijen duidelijk kunnen overbrengen wat er speelt en wat de gevolgen daarvan zijn, maar ook aan kunnen horen en begrip kunnen tonen naar de tegenpartij. 

Hoe kun je contractmanagement organiseren?

Contractmanagement kun je op allerlei manieren organiseren, zolang je zelf het overzicht maar houdt. Dat zou theoretisch goed kunnen in een Excelletje of in een archiefkast. Maar in de praktijk, anno nu, gaat dat natuurlijk digitaal en gestroomlijnd. Er is volop software beschikbaar die je kan ondersteunen bij contractmanagement. Een documentmanagement systeem, bijvoorbeeld, geeft je heel veel overzicht. Je kunt documenten eenvoudig aan elkaar koppelen, versies beheren, contracten digitaal laten tekenen en automatisch getekend opslaan, maar je kunt ook makkelijk samenwerken, gegevens delen en documenten terugvinden die nog niet goed gekoppeld waren. Met notificaties stel je in wanneer het tijd in om in actie te komen met betrekking tot het contract. Of dat nu een belrondje is om te verifiëren of alles nog goed is, of dat je afspraken moet maken voor onderhandelingen. Met een slim systeem voor contractmanagement loop je als contractmanager nooit meer achter de feiten aan en profiteer je maximaal van wat je in- of verkoopcontracten je te bieden hebben. 

Meer weten over contractmanagement in CloudCompagnon?

Maak dan een afspraak voor een vrijblijvende demo of vraag meer informatie aan over wat we doen. Zo weet jij meteen waar je aan toe bent, nog vóór we over contracten gaan praten.