Contracten, certificaten en vergunningen | RI&E horeca

De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een middel gericht op veilig en gezond werken. Het is belangrijk voor medewerkers omdat het iets zegt over hun arbeidsomstandigheden, maar ook verplicht voor de werkgever – ongeacht de omvang van het bedrijf. Het brengt onder meer in kaart hoe het is gesteld met contracten, certificaten en vergunningen die een rol spelen in de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Ook voor de horeca geldt deze verplichting en is effectief documentbeheer onmisbaar.

Geldigheid contracten, certificaten en vergunningen

Contracten, certificaten en vergunningen kunnen bijvoorbeeld gaan over liften en blusinstallaties in het gebouw waar de horecagelegenheid wordt uitgebaat. Een van de risico’s die in de RI&E naar voren kan komen en die moet worden afgedekt, is dat blusinstallaties of liften niet werken. Regelmatige controle en verstrekking van de bijbehorende contracten, certificaten en vergunningen is een voorwaarde voor het gebruik. Een ander voorbeeld is de contractcatering. Dit gaat om het verkrijgen van een vergunning zodat een klein- of grootschalige voedselvoorziening mag worden geëxploiteerd. Denk aan bedrijfscatering, institutionele catering en schoolcatering. Zonder de benodigde contracten, certificaten en vergunningen mag een horecagelegenheid niet openen voor klanten. Des te meer reden om de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), het bijbehorende Plan van Aanpak en daaruit voortvloeiende contracten, certificaten en vergunningen op orde te hebben.

Checklist Risico Inventarisatie en Evaluatie horeca

Elke ondernemer kan zelf nagaan of de juiste maatregelen zijn genomen. Op zelfsinpectie.nl staat een checklist met alle onderdelen van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Op de website van RI&E vind je een link naar een gratis digitaal instrument om het Plan van Aanpak op te stellen. Tip: doe dit samen met medewerkers, zodat zij goed op de hoogte zijn van risico’s die spelen. In de checklist komen je onder andere de volgende zaken tegen waarin contracten, certificaten en vergunningen een rol spelen:

• Het pand
• De bedrijfsinrichting
• De bedrijfshulpverlening
• Apparatuur en machines 

Borging van contracten, certificaten en vergunningen

Een van de grootste gevaren voor horecagelegenheden is dat deze contracten, certificaten en vergunningen zijn verlopen of onvindbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat een voormalig medewerker dit traject heeft geregeld of omdat dit ergens is opgeslagen waar medewerkers nu niet meer bij kunnen komen. Daarom is het belangrijk dat: 

• Documentatie op een centrale en altijd toegankelijke plek is opgeslagen
• Contracten, certificaten en vergunningen up-to-date zijn
• Er een reminder wordt gegeven wanneer deze documenten dreigen te verlopen

Met het documentbeheer van CloudCompagnon kun je het beheer en de borging van contracten, certificaten en vergunningen in goede banen leiden. Ook ontvang je dan een seintje wanneer een van deze documenten bijna verloopt. Zo kun je proactief de RI&E, het bijbehorende Plan van Aanpak en alle documenten die hierbij horen actueel houden.